重要 客戶 。 平常 最好 準備 兩 、 三 個 高 質感 的 專業 公事包 ， 例如 大小 公事包 各 一 ， 或 大 、 中 、 小型 公事包 各 一 ， 然後 根據 狀況 來 使用 。 帶 著 高質感 的 專業 資料夾 ， 裡面 放 一 本 全新 的 筆記本 和 高質感 的 筆 ， 千萬 不要 帶 廉價 的 原子筆 去 ！ 這樣 的 資料夾 就 好像 公事包 一樣 ， 表示 ： 這 個 會議 對 我 而言 ， 是 頭號 重要 大事 。 如果 你 抵達 會議室 時 ， 手 裡 拿 著 厚厚 的 筆記本 ， 裡面 寫滿 了 關於 其他 客戶 的 事情 和 其他 會議 的 相關 事項 ， 眼前 的 這 位 客戶 會 認為 ， 他 只不過 是 你 今天 需要 應付 的 眾多 客戶 之 一 罷了 。 一 本 沒有 書寫 過 的 薄薄 記事本 可以 傳達出 你 的 專注 ， 告訴 客戶 ： 你 是 我 此時 此刻 唯一 的 頭 等 大事 。 在 你 打開 資料夾 之前 ， 不妨 先 有 個 小 動作 ： 詢問 客戶 ， 你 能否 記 筆記 。 在 建立 關係 的 過程 中 ， 千萬 不要 妄自 揣測 ， 而 要 穩扎穩打 地 走 每 一 步 。 當然 ， 沒有 人 會 期望 你 記得 會議 的 所有 討論 內容 ， 事實 上 ， 大家 原本 就 預期 你 會 作 筆記 。 不過 透過 事先 徵詢 的 動作 ， 你 以 更 有 禮貌 的 方式 ， 展現 對 主人 的 尊重 。 這 個 小小 的 動作 能 帶來 很 大 的 效果 ， 讓 別人 對 你 另眼相看 。 許多 人 都 會 運用 視覺 輔助 工具 ， 包括 白板 、 掛圖 、 或 甚至 電腦 和 簡報 軟體 。 無論 你 用 的 是 哪 一 種 工具 ， 一定 要 設法 讓 注意力 的 焦點 仍然 在 你 和 你 所 傳達 的 訊息 上 。 視覺 輔助 工具 應該 只 是 道具 而已 ， 不應該 分散 了 聽眾 的 注意力 。 所以 你 報告 的 時候 ， 一定 要 站 在 視覺 輔助 工具 的 左邊 ， 因此 聽眾 仍 會 把 視線 的 焦點 放 在 你 身 上 。 同時 ， 不要 逐字逐句 地 照著 幻燈片 唸出 報告 內容 ， 最 侮辱 人 的 事情 莫此為甚 。 要 記住 ， 你 才 是 主角 ， 視覺 輔助 工具 只是 輔助 你 的 配角 罷了 。 你 必須 讓 會議 保持 輕快 的 節奏 ， 內容 吸引人 ， 不斷 與 聽眾 互動 ， 營造 專業 的 形象 。 同時 ， 一定 要 設法 讓 會議 的 焦點 專注 在 你 身 上 ！ 開會 時 ， 可以 享用 茶點 嗎 ？ 假如 主人 問 你 要不要 咖啡 ？ 茶 ？ 點心 ？ 我 的 建議 是 ： 最好 禮貌 地 婉拒 。 雖然 主人 招待 客人 茶點 ， 實在 是 非常 貼心 周到 的 舉動 ， 但是 要 記住 ： 你 去 那裡 不 是 為了 吃 。 更 要 記住 ， 大多數 人 在 開會 時 都 忐忑不安 ， 而 緊張 時 也 是 最 容易 出錯 的 時候 。 你 絕對 不 希望 其他 人 只 記得 你 把 咖啡 潑 得 滿 桌 都 是 ， 或 西裝 領子 上 灑滿 麵包屑 。 食物 和 飲料 都 可能 帶來 災難 ， 應該 盡量 避免 。 但 如果 對方 顯然 花 了 很多 時間 ， 費心 為 你 準備 了 你 最愛 的 低脂 柳橙 蔓越莓 鬆餅 。 這 種 時候 ， 不 接受 別人 的 好意 反而 失禮 ； 不過 最好 淺嚐 即止 。 在 商務 會議 中 吃 東西 和 喝 飲料 都 要 格外 小心 ， 尤其 當 桌 上 有 重要 文件 時 。 最後 要 注意 的 是 ， 當 你 伸手 拿走 最後 一 個 甜甜圈 時 ， 其實 也 在 別人 心目中 刻畫 了 某 種 形象 。 由於 你 一直 努力 營造出 穩重 而 專業 的 形象 ， 因此 伸手到 滿滿 一 盤 甜甜圈 中 ， 挖出 裹上 糖漿 的 甜甜圈 ， 實在 無法 提升 你 的 專業 形象 。 這 種 舉動 只 會 告訴 與會 者 ， 你 很 貪吃 ， 或 你 完全 無法 拒絕 甜甜圈 的 誘惑 。 還 有 要 記住 ， 無論如何 ， 千萬 不要 拿走 最後 一 個 甜甜圈 ！ 掌控 時間 會議 開始 時 ， 就 先 說明 議程 和 時間 。 清楚 告訴 與會者 你 的 報告 時間 ， 以及 將 探討 的 議題 有 哪些 ， 然後 說明 目前 的 時間 ， 以及 會議 預計 在 什麼 時候 結束 。 讓 聽眾 曉得 最後 會不會 留 一 段 時間 讓 他們 提問 。 先 把 議程 印好 ， 並且 多 準備 幾 份 ， 在 開會 前 發放 。 這樣 做 可以 提升 你 的 專業 形象 ， 顯示 你 除了 有 宏觀 的 視野 ， 也 能 關照 細節 。 我 到 北京 出差 時 ， 發現 要 準備 這些 資料 ， 簡直 是 一 大 挑戰 。 我 必須 到 住宿 飯店 的 商務 中心 去 印 資料 ， 但是 我 很 不 熟悉 那裡 的 機器 。 然而 等到 第二 天 我 抵達 會場 開始 發送 議程 時 ， 許多 與會 者 都 特別 提到 我 居然 事先 把 議程 印好 ！ 這 件 小 事 提高 了 別人 對 我 的 評價 ， 他們 認為 我 非常 專業 ， 因此 會議 也 就 在 這 種 氣氛 下 順利 展開 了 。 要 記得 ， 開始 報告 前 ， 一定 要 先 謝謝 主人 。 問 ： 如果 有 人 遲到 ， 你 該 怎麼辦 ？ 需要 重新 來 過 嗎 ？ 答 ： 這 是 很 微妙 的 情況 。 雖然 你 希望 所有 與會 者 都 能 同步 接收到 相同 的 資訊 ， 但是 你 也 不 想 懲罰 那些 準時 的 人 ， 讓 他們 枯坐 在 那兒 再 聽 一 遍 早已 聽 過 的 內容 。 所以 ， 該 怎麼 做 決定 完全 要 看 遲到 的 人 職位 多 高 而 定 ， 還 有 要 看 他 遲到 了 多久 。 例如 ， 萬一 公司 總裁 遲到 了 ， 為 他 重新 再 說 一 遍 剛剛 報告 過 的 內容 ， 是 很 合理 的 事情 。 顯然 ， 公司 總裁 對於 會議 的 成果 有 舉足輕重 的 影響 ， 因此 他 需要 掌握 所有 的 相關 資訊 ， 才 能 做 決定 。 不過 ， 對方 也 可能 很 有 禮貌 地 推辭 了 ， 建議 你 繼續 報告 ， 表示 待會兒 做 最後 的 決定 之前 ， 再 找 他 補充 報告 即可 。 如果 遲到 的 人 層級 比較 低 ， 或許 只 需要 以 眼神 向 他 致意 ， 遞給 他 一 份 議程 ， 同時 簡短 地 以 一 、 兩 句 話 概要 說明 剛剛 報告 過 的 內容 和 目前 的 進度 ， 以 表示 禮貌 即可 ， 並 不 需要 打斷 會議 的 進行 。 當然 ， 還 要 看 他 究竟 遲到 了 多久 而 定 。 如果 他 只 遲到 幾 分鐘 的話 ， 那麼 儘管 為 他 重新 報告 一 次 無妨 。 遲到 半 小時 的話 ， 或許 吧 。 遲到 超過 一 小時 的話 ， 就 適用 剛剛