了 以 網際網路 結合 廠商 與 台塑 ERP 系統 的 電子 採購 系統 架構 。 一 星期 後 的 一月 十二日 ， 他們 提出 新 的 電子 採購 系統 初步 規劃案 ： 【 電子 採購 系統 初步 規劃案 】 請 購 與 詢價 請 購 單位 自行 將 欲 請 購 物品 輸入 ， 採用 就源 輸入 ， 避免 資料 重複 輸入 造成 人力 浪費 與 資料 錯誤 的 情況 發生 ， 並列 印請 購單 再 送 至 採購部 接件 ， 採購部 審核 請 購單 的 資料 是否 正確 ， 將 正確 的 請 購 資料 轉入 電腦 中 ， 再 透過 網際網路 與 供應商 詢價 或是 透過 傳真 或 郵件 方式 詢價 ， 之後 將 廠商 回傳 之 資料 輸入 電腦 中 （ 見 圖 3-5 ） 。 報價 與 訂購 將 資料 彙整 輸入 至 電腦 中 ， 並 依照 報價 高低 順序 列印 比價表 ， 將 價格 最 低 的 廠商 選出 ， 審核 單位 審查 資料 是否 合理 ， 並 上 呈 採購 ， 完成 採購 程序 （ 見 圖 3-6 ） 。 電子 採購 系統 架構 廠商 透過 網際網路 與 台塑 ERP 系統 連線 ， 首先 廠商 端 須 安裝 瀏覽器 並 申請 數位 憑證 且 安裝 至 瀏覽器 上 ， 再 透過 撥接 或 ADSL 等 連線 至 網際網路 ， 中間 會 經過 台塑網 科技 一 個 加密 與 簽章 的 軟體 ， 再 連線至 台塑網 科技 的 伺服器 後 ， 便 可 操作 系統 （ 見 圖 3-7 ） 。 ERP 系統 內部 連線 都 是 透過 內部 網路 連線 以 確保 速度 與 安全性 ， 而 外部 系統 連線 則 是 使用 網際網路 以 節省 成本 （ 如 圖 3-8 ） 。 二 、 採購 系統 選擇 會議 上述 的 系統 規劃 經 呈 核 報告 後 ， 上 層 主管 會議 決議 將 這 個 案子 交由 陳文 負責 ， 初步 先 整合 ERP 系統 與 採購 系統 ， 再 提供 網際網路 介面 讓 供應商 使用 。 陳文 為 了 徹底 了 解現有 採購 系統 的 潛在 問題 ， 在 得到 總管理處 黃嘉慶 的 大力 支持 與 授權 後 ， 召集 了 相關 部門 主管 ， 成立 「 電子 採購 系統 建置 委員會 」 ， 目標 在 廣納 各 部門 意見 ， 統合 不同 的 需求 。 委員會 成員 除了 召集人 陳文外 ， 尚 包括 陳文 的 助手 鄧永峰 、 資訊 部門 經理 李廣真 、 營建 部門 經理 吳建銘 和 財務 部門 經理 張莉欣 。 一月 二十五日 下午 二時 ， 陳文 主持 了 委員會 的 第一 次 會議 。 陳文先 說 了 一些 客套話 ， 道出 前因 後 ， 便 正式 地 說 ： 「 請 各位 針對 我們 現有 的 採購 作業 ， 以及 新 的 電子 採購 系統 初步 規劃案 發表 意見 。 」 李廣真 經理 首先 發言 ： 「 目前 的 採購 方式 的確 有 一些 問題 ， 例如 EDI 是 批次式 的 訊息 傳遞 ， 而 非 即時 訊息 ， 故 不能 滿足 客戶 需求 ， 也 未 能 達成 即時 傳輸 （ JIT ） 的 現代化 要求 。 但是 這 四 、 五 年 來 ， 我們 已經 累積 許多 供應商 ， 一旦 更改 採購 方式 ， 供應商 很 可能 不會 這麼 快 就 改變 原本 行之有年 的 交易 模式 ， 改採 這 套 新 系統 。 換句話說 ， 在 建置 新 系統 時 ， 我們 必須 盡量 降低 供應商 的 轉換 成本 。 」 深諳 台塑 採購 流程 的 鄧永峰 回應 李廣真 ： 「 我 並 不 十分 同意 李 經理 的 意見 ， 事實 上 在 推行 EDI 電子 採購 時 ， 大部分 供應商 的 配合 意願 並 不如 想像 中 高 ， 通常 只有 採購量 大 且 本身 也 具備 數位 技術 能力 的 廠商 有 較 高 的 配合 意願 。 況且 EDI 的 資料 格式 不 是 通用 格式 ， 所以 解析 資料 的 邏輯 ， 必須 由 台塑 自行 設計 建置 ， 一旦 資料 的 格式 改變 ， 台塑 就 必須 在 兩 端 作 更新 的 動作 才 能 確保 資料 傳輸 的 正確性 。 」 採購 部門 的 陳文 經理 這時 問道 ： 「 兩 位 的 說法 都 很 有 見地 ， 吳 經理 你 有 什麼 看法 呢 ？ 」 營建 部門 的 吳建銘 經理 說 ： 「 身為 營建 部門 的 經理 ， 建材 品質 對於 工程 來 說 攸關 重大 ， 我 認為 在 採購 時 除 價格 外 ， 應 將 更多 評選 標準 ， 例如 品質 、 售後 服務 、 交貨期 … … 等增列入 電腦 系統 ， 並 增加 系統 權重 、 評分 等 功能 後 ， 排序 完成 最終 評比 廠商表 ， 再 審查 上 呈 。 採購 作業 中 ， 決標 廠商 之 選定 不 應 只 以 最低價 為準 ， 故 應 增進 電腦 採購 系統 之 篩選 排序 功能 。 」 「 但 若 以 節省 成本 的 觀點 來 看 ， 請 購 資料 既已 由 請 購 單位 輸入 電腦 ， 就 應 使用 電腦 系統 傳送 電子 請 購單 給 採購部 審核 作業 ， 而 非 列印 出紙 本 請 購單 送審 。 請 購 流程 應 避免 人工 輸入 並且 達成 無紙化 的 目標 ， 才 能 提高 資料 的 正確性 以及 降低 紙張 成本 。 」 財務 部門 張莉欣 經理 補充 說道 。 委員會 經過 幾 番 討論 後 ， 漸漸 察覺出 採購 系統 目前 所 面臨 的 問題 可以 歸納為 ：EDI 的 先天 限制 、 人工 輸入 的 問題 和 供應商 管理 等 類 。 而 新 的 採購 系統 設計 目標 ， 也 會 以 克服 這些 問題 為主 。 會議 在 下午 六時 散會 ， 大家 便 離開 了 會議室 。 三 、 網際網路 電子 採購 系統 （ 參見 圖 3-9 ） 由於 近年 來 網際網路 的 技術 已 臻 成熟 ， 資料 傳輸 的 安全性 透過 加密 處理 亦 可 獲得 保障 ， 另 因 以 EDI 作業 須 將 本 企業 報價 軟體 安裝 在 廠商處 供 其 使用 ， 對 電腦 程式 的 維護 較 不 方便 。 因此 台塑 企業 於 一九九九年 起用 網際網路 傳送 詢價 資料 ， 廠商 亦 利用 網際網路 直接 於 網路 報價 ， 經由 本 次 改善 ， 一旦 台塑 企業 的 採購 作業 制度 有 任何 改變 時 ， 只要 於 網站 上 修改 程式 即可 達到 同步 修改 之 要求 ， 大幅 降低 維護 工作 ， 省去 來回 奔波 之 苦 ， 不必 像 過去 EDI 的 作法 ， 必須 將 修改 後 的 軟體 拿到 廠商處 重新 更換 。 連線 商家 ， 連帶 受益 根據 二○○一年 九月 中旬 台塑 企業 以 問卷 調查 方式 ， 針對 網路 連線 廠商 調查 其 使用 情形 及 效益 ， 經 回收 統計 後 的 結果 如 下 ： 一 、 廠商 上網 經驗 影響 學習 時間 。 銷售 業務 人員 有 上網 經驗 者 約 佔 89% ， 平均 每 人 學習 時間 約 四．六 小時 ， 無 上網 經驗 比率 佔 11% ， 平均 每 人 學習 時間 約 十六．四 小時 ， 合計 每 人 平均 學習 時間 約 五．八 小時 。 二 、 在 詢問 有關 網路 採購 系統 是否 較 傳統 交易 提升 效益 的 選項 結果 為 ： ● 作業 時效 提升 （ 74% ） 。 ● 確保 交易 資料 的 安全性 （ 61% ） 。 ● 銷售 作業