都 碰到 些 什麼 ， 害 你 沒 時間 去 做 你 應該 要 做 的 事 ？ 」 他們 每 個 人 都 很 認真 努力 ， 都 知道 自己 應該 做 些 什麼 。然而 為什麼 工作 做 不 完 ？ 他們 的 回答 令 人 吃驚 ， 因為 原因 全部 都 指向 他人 ， 是 同事 有 問題 、 公司 有 問題 或 體制 有 問題 （ 外在 因素 ） ： ◆ 不 重要 的 會議 ◆ 危機 和 緊急 事件 ◆ __UNDEF__ 常 被 打擾 ◆ 不 必要 的 電子 郵件 ◆ __UNDEF__ 太多 社交 活動 ◆ 人手 不足 ， 預期 不切實際 ◆ __UNDEF__ 缺乏 有效 溝通 換句話說 ， 這些 都 是 公司 的 「 殘缺 」 領域 ， 也 是 大家 認為 「 病態 」 的 地方 。 不過 ， 別 忘 了 ， 公司 是 一 個 活 的 、 有 生命 的 組織 ， 由 活 的 、 有 生命 的 人 組成 。 因此 我 告訴 他們 ， 他們 所 說 的 都 只 是 一些 外在 因素 ， 所以 我 又 把 問題 問 一 遍 ： 「 你 每 天 到底 都 碰到 些 什麼 ， 害 你 沒 時間 去 做 你 應該 要 做 的 事 ？ 」 這 一 次 ， 請 把 焦點 放 在 你 自己 和 公司 內部 的 依存 關係 上 。 你 個人 到底 做 了 什麼 事 才 造成 公司 的 殘缺 呢 ？ 一 片 沈默 。 然後 ， 慢慢 的 … … ◆ 我 想 我 也 打擾到 別人 ， … … 這 在 公司 裡 好像 司空見慣 。 ◆ 有時候 有些 重要 的 案子 ， 我 明明 知道 自己 應該 著手 去 做 ， 可是 卻 一 拖 再 拖 ， 最後 變成 我 自己 的 一 個 危機 。 ◆ 我 只 會 責怪 公司 ， 說 公司 期望 員工 超時 工作 ， 可是 事實 上 ， 我 並 沒有 動手 做 優先 順序 排 在 最前面 的 工作 ， 每 次 都 是 等到 快 下班 了 ， 才 不得不 在 辦公室 留晚 一點 。 ◆ 我 有時 會 寄 私人 信件 和 不 適當 的 電子 郵件 給 別人 ， 還 把 這 種 行為 合理化 ： 「 反正 大家 都 這麼 做 。 」 ◆ __UNDEF__ 我 抱怨 公司 會議 太多 ， 可是 我 常常 工作 時 也 心不在焉 。 __UNDEF__ 諸如 此 類 的 回答 真是 令 人 吃驚 。 當 我們 設法 轉移 焦點 後 就 得到 真相 。 這些 人 明白 一 件 事 ， 也 就 是 一些 看似 無法 控制 的 事 或 別人 造成 的 結果 ， 其實 都 還是 在 他們 自己 的 影響力 範圍 內 。 個人 的 行為 其實 最終 是 由 企業 整體 承受 。 我們 並 不 是 在 這裡 談 如何 讓 工作 效能 產生 重大 變革 ， 因為 任何 人 都 不可能 時時刻刻 擁有 百分之百 的 工作 效能 ， 我們 要 討論 的 是 ， 只要 能 讓 每 個 員工 都 提升 幾 個 百分點 ， 就 可以 增加 企業 盈餘 、 留職率 和 員工 滿意度 。 因此 就 由 你 開始 ， 並 進而 影響 他人 。 採取 主動 ， 讓 體制 動 起來 。 問問 你 自己 ， 你 忙著 切入 哪 幾 個 地方 ？ 組織 裡 有 哪些 偏差 ， 而 你 是 從 哪些 地方 以 實際 行動 支持 你 的 組織 ？ 如果 有 「 時間 警察 」 存在 ， 他 負責 開 欠缺 工作 效能 的 罰單 ， 那 你 會 在 什麼 地方 、 什麼 時候 接到 什麼 樣 的 罰單 呢 ？ 只有 當 一 個 人 能 觀察 、 挑戰 並 改變 他 自己 的 行為 慣性 時 ， 企業 整體 的 生產力 提升 才 能 真正 浮現 。第 16 __UNDEF__ 招 ： 減少 不 必要 的 會議 。 省 一 分鐘 卻 浪費 一 小時 有 個 問卷 調查 的 受 訪 者 告訴 我 ： 「 外來 的 打擾 和 會議 吃掉 我 大部分 的 時間 。 我 真的 整 天 都 在 開會 ， 不但 辦公桌 上 的 事 沒有 半 件 做 得 完 ， 還 得 再 接下 其他 工作 。 我 想 如果 可以 許願 ， 那 我 一定 要 讓 會議 少一點 。 」 要是 能 擁有 一 張 寫 著 ： 「 不必 開會 」 的 通行證 ， 那 該 有 多 好 呢 ？ 以下 是 幾 個 減少 開會 時間 的 方法 ： 選擇 開會 時機 。 如果 你 有 權 決定 何時 召開 會議 ， 那 你 應該 認真 思考 一下 會議 召開 的 最佳 時間 。 不妨 利用 一點 時間 找 你 的 部屬 一起 做 一 個 精力 巔峰 時間 的 測試 （ 詳細 內容 請見 第4 章 第31 招 ） ， 這 會 讓 你 大開眼界 。 美國 企業 早 把 大部分 人 訓練成 「 早起 的 鳥兒 」 。 我們 身體 內 自然 的 能量 循環 使 我們 在 早上 的 黃金 時段 裡 ， 擁有 「 最佳 」 的 精神 狀況 。 糟糕 的 是 ， 很多 人 堅持 要 在 這 段 時間 舉行 會議 。 事實 上 ， 一些 必須 做 腦力 激盪 、 解決 問題 或是 策略 思考 的 會議 ， 都 很 適合 在 最佳 的 黃金 時段 召開 ， 但是 一些 例行性 的 小組 會議 、 最 新 專案 進度 報告 或 只是 訊息 布達 的 會議 ， 就 應該 在 工作 效能 較 弱 的 時段 舉行 。 同理 ， 在 星期五 下午 三點 召開 必須 腦力 激盪 的 會議 ， 可能 無法 獲得 最佳 效果 。 減少 出席 不 重要 的 會議 。 你 可以 派 人 代理 嗎 ？ 可不可以 打電話 跟 會議 主席 說 ， 因為 你 隨後 要 出席 另 一 個 會議 ， 所以 是否 可以 讓 你 先行 報告 並 離開 ？ 或者 可不可以 請 人 替 你 做 會議 錄音 ， 然後 在 車 上 放來 聽 ？ 幫助 團隊 依 會議 議程 開會 ◆ 要求 會議 議程 ， 如果 開會 前 兩 天 還 沒 收到 議程 ， 得 設法 去 要 一 份 。 ◆ 使用 計時器 限定 發言 時間 ， 讓 會議 按照 議程 進行 。 若 有 人 提出 非 議程 內 的 議題 ， 先 擱置 ， 列為 待議 事項 。 等 會議 結束 ， 若 還 有 時間 再 討論 被 擱置 的 待議 事項 ， 否則 就 把 待議 事項 排入 下 次 議程 。 要 讓 會議 不 偏離 主題 且 順利 地 進行 。 ◆ 會議 準時 開始 ， 準時 結束 。 以前 我 有 個 上司 ， 他 的 會議 都 在 下午 四點 十七分 開始 ， 這麼 怪 的 開會 時間 ， 沒有 人 敢 遲到 。 我們 總是 在 四點 十五分 扺達 會場 ， 上司 會 在 兩 分鐘 之後 準時 開會 。 他 會 先 做 簡短 而 溫和 的 問候 ， 之後 就 直接 切入 會議 主題 。 他 不會 給 我們 時間 做 太多 交際 活動 。 ◆ 任何 討論 若 只 牽涉到 兩 個 人 就 立刻 終止 ， 因為 他們 兩 人 可以 稍後 自行 安排 一 對 一 的 討論 。 第 17 __UNDEF__ 招 ： 找出 你 的 時間 究竟 浪費 在 哪裡 ？ 我 為什麼