訂閱 最 重要 的 網路 期刊 ， 不要 訂 很多 ， 會 消化 不 完 。 如果 需要 特定 資訊 ， 立即 上網 搜尋 即可 。第 72 __UNDEF__ 招 ： 適當 地 使用 電子 郵件 ， 不要 浪費 別人 的 時間 。 使用 電子 郵件 的 禮儀 現在 ， 電子 郵件 已經 超越 電話 交流 ， 成為 商業 往來 的 主要 形式 。 有些 員工 告訴 我 ， 他們 有時 處理 電子 信件 就 耗掉 半 天 時間 。 最近 ︽ 華爾街日報 ︾ 指出 ， 不久 的 將來 ， 員工 每 天 得 花 三 到 四 個 小時 處理 電子 郵件 。 所以 使用 電子 郵件 時 應該 遵守 某些 規範 ， 例如 ： 不 正式 並 不 表示 隨便 。 如果 是 同事 間 的 內部 交流 ， 可 使用 縮寫 語言 。 不過 要是 與 客戶 聯繫 ， 就 要 遵守 標準 的 書寫 格式 。 簡明 扼要 。 文字 要 儘量 簡潔 、 正確 、 切 中 要點 ； 儘可能 一 封 電子 郵件 一 個 主題 。 字體 要 合宜 。 英文 書信 中 ， 全 篇 使用 大寫 會 讓 人 覺得 你 好像 在 叫囂 ， 全 篇 使用 小寫 看起來 又 很 懶散 。 如果 要 強調 重點 ， 可以 加 粗 字體 或 套色 。 此外 ， 不要 在 訊息 中 置入 太多 顏色 或 圖表 ， 因為 有些 電子 郵件 軟體 無法 顯示 超 文字 標記 語言 （ HTML ） ， 顏色 和 圖形 就 會 變成 亂碼 。 適當 使用 密件 副本 。 不要 為了 不 讓 別人 知道 你 寄給 誰 ， 就 使用 密件 副本 收件 者 （ BCC ） ； 使用 副本 （ CC ） 形式 寄出 ， 可以 表現出 自信 。 不過 有時 由於 寄發 名單 龐大 ， 為 避免 收信 者 滑動 頁面 略過 名單 的 麻煩 ， 可以 使用 BCC 。 使用 CC 要 小心 ， 過度 濫用 會 塞爆 對方 的 信箱 。 只 把 副本 寄給 真正 相關 的 人 ， 不要 為 譁眾取寵 寄給 一 堆 人 。 不要 把 電子 郵件 當成 不 想 溝通 的 藉口 。 不要 忽視 當面 溝通 或 電話 溝通 的 重要性 。 如果 要 傳達 的 訊息 不 容易 寫 清楚 或 涉及 情緒 ， 就 不 適合 用 電子 郵件 來 溝通 。 你 一定 聽 過 有 人 拿 著 話筒 憤怒 地 跟 對方 說 ： 「 好 ， 我 再 寄 電子 郵件 給 你 ！ 」 不要 這樣 ， 如果 你 跟 某人 有 問題 要 解決 ， 就 去 找 那 個 人 ， 坐下來 當面 和 他 說清楚 。 不要 為了 避免 難堪 或 掩蓋 錯誤 ， 就 使用 電子 郵件 溝通 。 電子 郵件 並 不 隱密 。 我 曾 看過 有 人 因 不當 使用 電子 郵件 （ 如 寄送 色情 或 猥褻 內容 ） 而 遭 解僱 。 一般 認為 ， 電子 郵件 是 公司 的 財產 可以 被 取得 、 檢查 ， 也 可以 在 法庭 上 使用 。 除非 使用 加密 設備 （ 硬體 或 軟體 ） ， 否則 要 假定 以 網路 傳遞 郵件 是 不 安全 的 。 絕對 不要 把 具 隱私性 的 任何 訊息 ， 放 在 電子 郵件 上 傳送 。 請 記住 ， 電子 郵件 可以 被 轉寄 ， 任何 不 相關 的 人 都 可能 看見 你 所 寫 的 內容 。 或者 你 可能 不 小心 寄錯 地方 ， 所以 郵件 內容 要 維持 專業 ， 以 避免 尷尬 。 寄送 群組 郵件 要 節制 。 只有 在 內容 有利於 所有 的 收信 者 時 ， 才 可以 寄送 群組 電子 郵件 ； 也 只有 在 需要 所有人 提供 意見 時 ， 才 使用 「 全部 回覆 」 。 __UNDEF__ 利用 「 主旨 」 欄 說明 內容 及 重要性 。 利用 「 主旨 」 欄 簡要 說明 郵件 內容 和 重要性 ， 不要 只 寫 個 ﹁ mail ﹂ 、 「 嗨 ！ 」 或是 「 來自 某某 」 。 此外 ， 工作 夥伴 之間 可以 多 採用 一些 縮寫字 ， 例如 ： 「 必行 」 （ AR ） 代表 「 必要 的 行動 」 （ Action Required ） ， 或 「 月報 」 （ MSR ） 代表 每 月 狀況 報告 （ Monthly Status Report ） 。 此外 ， 在 主旨 上 加 一 個 「 長 」 （ Long ） 字 也 不錯 ， 代表 這 封 信 要 花 長 一點 的 時間 閱讀 。 一般來說 ， 超過 一百 行 的 訊息 就算 是 長信 了 。 如果 訊息 短 到 只 有 一 行 ， 可以 直接 寫 在 主旨欄 上 ， 末尾 再 加 「 EOM 」 表示 訊息 結束 （ End of Message ） ， 這樣 收信 者 就 不必 浪費 時間 開信 了 。 不要 寄連 鎖信 、 病毒 警告 或 垃圾 郵件 。 在 發出 警告 之前 ， 要 先 到 可 信賴 的 掃毒 網站 上 確認 。 如果 朋友 不斷 寄來 的 笑話 讓 你 覺得 不 快 ， 那 就 誠實 以 告 ， 而且 要求 對方 把 你 從 寄 笑話 的 名單 中 剔除 。 告訴 他 這 不 是 針對 他 個人 ， 而是 你 的 電子 郵件 真的 多 到 處理 不 完 。 另 一 個 做法 ， 是 設立 另 一 個 跟 工作 無關 的 郵件 帳戶 ， 專門 處理 這 類 郵件 。 電子 郵件 無法 傳達 語氣 。 你 是否 曾 在 電子 郵件 中 明嘲 暗諷 ， 收信 者 卻 會 錯意 ？ 電子 郵件 不能 傳達 面部 表情 、 語調 、 音量 及 肢體 語言 ， 更 不能 傳達 語言 溝通 上 的 細微 差別 。 有 些 人 為 了 傳達 語氣 ， 會 使用 表情 符號 （ 例如 E ） ， 這 類 符號 最好 小心 使用 ， 以免 對方 會 錯意 。 此外 ， 別 以為 使用 表情 符號 會 讓 收信 者 喜歡 你 說 的 內容 或 忘 了 你 侮辱 的 言詞 。 加上 聯絡 資料 和 網站 連結 。 要 為 收信 者 著想 ， 為了 讓 對方 確認 你 是 誰 ， 你 可以 在 訊息 最後 ， 加上 一 、 兩 行 你 個人 的 聯絡 資料 ， 包括 完整 的 郵寄 地址 、 網站 及 電話 號碼 。 你 可以 把 大部分 資料 放到 你 的 網站 上 。 信 末 的 聯絡 資料 可以 建成 一 個 檔案 ， 每 次 寫完 信 直接 加入 訊息 後面 即可 （ 有 些 程式 會 自動 執行 這 項 功能 ） 。 __UNDEF__ 在 回信 中 保留 部分 原始 信件 內容 。 不要 把 轉寄 來 的 附加檔 一再 轉寄 ， 不如 花 一 分鐘 為 你 的 收信 者 寫 個 簡短 摘要 ， 把 某 一 段 特別 內容 強調 或 引用出來 ， 並 附上 你 的 想法 。 要 特別 注意 的 是 ， 如果 你 要 把 別人 寄給 你 的 訊息 轉寄 或 重貼 ， 千萬 不要 改變 原有 的 措辭 。 如果 訊息 是 給 你 一 個 人 看 ， 那麼 在 轉寄給 其他 人 之前 ， 一定 要 先 得到 原 寄信人 的 同意 。 你 也 可以 只 引述 相關 部分 ， 但 要 確定 引述 恰當 。 你 可以 把 以上 建議 的 內容 和 你 的