你 開會 ， 有 什麼 問題 也 會 等到 那 時候 再 向 你 提出來 。 還 有 一 個 方法 ， 就 是 安排 「 開放 時間 」 。 只要 在 你 的 門 上 掛 個 牌子 ， 上面 寫 著 ： 「 我 正在 忙 自己 的 工作 。 除非 事情 真的 十萬火急 ， 否則 請 下午 兩點 以後 再 來 找 我 。 」 然後 ， 下午 兩點一 到 ， 你 就 把 門 打開 ， 任何 想要 見 你 的 人 都 可以 進來 。 隨時 找到 人 的 形式 發揮到 極致 ， 就 是 採用 「 開放 空間 辦公室 」 的 工作 環境 ： 個人 的 工作 區域 只 有 低矮 的 板子 隔開 ， 站起來 就 可以 看到 對方 。 這 種 配置 方式 根本 沒有 門 ， 別人 甚至 可以 在 隔板 的 另 一 邊 和 你 講話 ， 但 一般人 認為 這 種 方式 不 太 好 。 採用 這 種 配置 方式 ， 部屬 有 問題 很 容易 可以 找到 你 。 不要 把 這 看成 是 一 種 負擔 ， 要 看成 是 提早 得知 問題 的 機會 ， 反正 無論如何 ， 你 遲早 要 處理 這些 問題 。 舉 個 例子 ： 有 一 次 ， 我 在 辦公室 站起來 ， 從 隔板 上方 望過去 ， 注意到 有 個 海外 分公司 出差 到 總公司 的 員工 ， 在 我 辦公室 附近 徘徊 。 我 隱約 感覺到 他 想要 找 我 談 ， 所以 就 向 他 打招呼 。 他 急忙 地 走 了 過來 ， 談 了 幾 分鐘 之後 ， 他 開始 告訴 我 ， 他們 分公司 有 個 嚴重 的 問題 逐漸 浮現出來 ， 但 他 覺得 總公司 不 夠 認真 看待 。 他 的 警告 讓 我 有 機會 提早 著手 處理 這 個 狀況 ， 或許 提早 了 幾 個 月 ， 也 因此 避免 問題 愈 演 愈 烈 。 這 次 簡短 的 干擾 ， 為 我們 公司 避免掉 許多 麻煩 ， 也 為 我 節省 了 大量 的 時間 ！ 會議 之間 要 排空檔 除了 干擾 之外 ， 一般 認為 開會 是 工作 上 最 耗費 時間 的 事 。 問題 ： 我 在 市政府 擔任 部門 主管 。 我 的 問題 是 ， 我 的 行程 塞滿 了 必須 參加 的 會議 。 開完 一 個 會 ， 又 是 另 一 個 會 ， 一 整 天 下來 ， 常常 忘記 別人 要 我 做 的 事 。 等到 發現 自己 漏掉 什麼 事 ， 我 就 非常 緊張 ， 甚至 沒辦法 注意 大家 在 說 什麼 ， 導致 我 的 問題 更加 嚴重 。 請問 我 要 如何 打破 這 種 惡性 循環 呢 ？ 葛洛夫 ： 行事曆 千萬 不要 排 得 太 滿 ， 務必 留 幾 個 空檔 ， 讓 你 可以 喘 口 氣 ！ 空檔 可能 非常 短 ， 但 每 次 開會 之後 都 應該 留 一點 時間 ， 絕對 不能 省略 。 你 可以 回去 坐 在 自己 的 位子 上 ， 或是 在 會議室 角落 ， 花 幾 分鐘 時間 回想 剛才 結束 的 會議 。 拿 一 張 紙 ， 概略 寫下 開會 結果 需要 你 去 做 的 事 ， 像 需要 打電話 給 誰 ， 或是 你 必須 給 某人 提供 什麼 資訊 等 。 以 清楚 而 完整 的 句子 寫下 這些 待 辦 事項 ， 如此一來 ， 即使 經過 另 一 場 會議 ， 使 你 的 注意力 轉移到 別的 地方 ， 你 還是 能夠 看懂 自己 的 筆記 。 這 種 做法 或許 不能 為 你 多 「 變 」 出 一些 時間 （ 只有 擺脫 一 部分 「 義務 參加 」 的 會議 ， 才 能 做到 ） ， 但 至少 有助於 維持 你 的 神智 清醒 與 工作 成效 。 訓練 祕書 成為 好 幫手 運氣 夠 好 ， 有 祕書 協助 的 經理人 ， 在 對抗 時間 方面 占 有 優勢 。 祕書 不僅 可以 協助 經理人 處理 某些 工作 ， 也 能 協助 他 維持 自律 ， 不至於 慌張 忙亂 。 但是 ， 要 讓 祕書 做到 這 一 點 ， 經理人 必須 做 很多 輔導 與 訓練 。 而 當中 令 人 為難 的 問題 來 了 ： 一 開始 的 時候 ， 還是 要 花費 許多 時間 。 問題 ： 公司 剛剛 派給 我 一 個 祕書 ， 因為 我 以前 從 沒 用 過 祕書 ， 我 希望 從 適當 的 方式 開始 。 請問 我 要 如何 訓練 祕書 ， 才 能 給 我 最 大 的 助力 呢 ？ 葛洛夫 ： 投資 你 最 寶貴 的 資源 — — 也 就 是 你 的 時間 — — 在 有 系統 地 訓練 你 的 祕書 上 。 訓練 的 重點 要 特別 針對 你 的 工作 內容 ， 如果 祕書 理解 你 做 事 的 內容 與 理由 ， 才 會 採用 與 你 一致 的 做 事 方式 ， 有如 你 親自 處理 那樣 。 列出 你 在 辦公室 的 例行 工作 ， 例如 安排 會議 或是 處理 打來 找 你 的 電話 ， 逐步 詳細 講解 這些 事項 。 請 祕書 記下 你 已經 講 過 的 內容 ， 以便 日後 參考 。 安排 祕書 與 你 經常 連絡 的 人 見面 ， 談 個 十五 分鐘 ， 與會 者 不要 有 迫切 的 待 辦 事項 ， 這樣 就 會 建立 良好 的 基礎 ， 日後 處理 事情 會 更 有 效率 。 不要 以為 只是 熟悉 基本 工作 就 可以 停止 訓練 。 安排 每 星期 一 次 和 祕書 一 對 一 開會 ， 花 半 個 小時 檢討 過去 一 周 的 事項 ， 並 規劃 未來 一 周 的 事項 。 這 類 會議 有助於 調整 祕書 對於 工作 的 了解 ， 也 能 讓 祕書 對 你 的 幫助 愈來愈 多 。 把 時間 投資 在 祕書 身 上 ， 可能 是 你 做 的 最佳 投資 。 日後 節省下來 的 時間 ， 就 會 連 本 帶利 還給 你 。 部屬 出現 過勞 跡象 關心 自己 時間 管理 問題 的 同時 ， 也 要 留意 你 的 部屬 。 你 可以 協助 他們 的 主要 方法 之 一 ， 就 是 指導 部屬 解決 他們 的 時間 管理 問題 。 在 應付 職場 工作 壓力 方面 ， 你 很 可能 更 有 經驗 ， 所以 不妨 分享 你 學到 的 心得 。 身為 主管 ， 你 也 掌控 了 員工 的 工作 負荷 ， 讓 你 有 其他 方法 可以 協助 部屬 不 被 壓力 擊垮 。 問題 ： 我 有 個 問題 ， 我 猜想 這 是 很多 經理人 求之不得 的 事 。 我 有 個 部屬 ， 工作 太 賣力 了 ， 我 的 意思 是 ， 實在 做 得 太 辛苦 了 。 她 堅持 事必躬親 ， 不 願意 把 事情 交給 別人 。 她 堅持 的 觀念 是 「 想 把 事情 做對 」 。 她 的 工作 做 得 很 好 ， 這 一 點 我 不 否認 ， 但是 她 一 天 待在 辦公室 十四 到 十六 小時 ， 過勞 的 跡象 也 開始 出現 了 。 她 變 得 緊張兮兮 ， 暴躁 易 怒 ， 我 很 擔心 她 影響到 辦公室 的 工作 氣氛 。 我 也 開始 擔心 她