收件匣 也 應該 用 同樣 的 方式 處理 。 一 收信 的 時候 就 馬上 刪除 廣告 或 其他 不 需要 的 訊息 ， 如果 必須 回覆 ， 養成 馬上 回覆 的 習慣 。 如果 從 郵件 接到 一 件 新 的 工作 ， 不要 把 這 封 郵件 留在 收件匣 ， 把 它 加進 你 的 「 待 辦 工作 」 清單 。 如果 有 封 郵件 需要 之後 才 處理 ， 把 這 郵件 做 記號 （ 標示 旗號 ） 並 移到 次 資料夾 裡面 ， 每 天 至少 都 要 檢視 一 次 。 我 曾經 被 一些 共事 過 的 人 搞 得 很 挫折 ， 他們 都 不 看 e-mail ， 而且 幾乎 都 找 不 到 他們 。 我 試 過 很多 方法 ， 包括 使用 郵件 收信 回覆 功能 ， 或是 如果 對方 不 在 辦公室 ， 就 會 自動 再 寄 一 次 給 他們 的 功能 。 我 想 這些 忽略 郵件 的 人 一定 有 他們 的 理由 ， 但是 想 一 想 ， 如果 我 知道 他們 都 不 處理 他們 的 電子 郵件 ， 其他 人 包括 他們 的 主管 一定 也 會 知道 。 即使 這些 人 還 沒有 遇到 太 嚴重 的 問題 ， 他們 的 風評 也 已經 打 了 折扣 。 千萬 不要 掉入 這 個 陷阱 。 除非 你 是 在 休假 或是 無法 接觸到 網路 ， 在 工作 時間 內 要 養成 每 天 查看 並 回覆 電子 郵件 的 習慣 ， 且 一 天 最好 做 幾 次 這 個 動作 ， 而 不 只 是 一 次 而已 。 數位 工具 、 各 種 軟體 或 線上 的 管理 系統 都 可以 幫 你 增加 組織 的 能力 。 舉例 來 說 ， 微軟 的 Outlook 電子 郵件 系統 可以 設定 工作 提醒 功能 ， 預先 警告 你 即將 到期 的 工作 期限 。 如果 你 不 想 隨時 抱 著 手提 電腦 去 參加 會議 ， 也 不要 隨便 拿 些 小 紙片 或 便利 貼去 開會 ， 最好 還是 把 所有 重點 筆記 都 集中 在 同 一 個 地方 。 要 養成 習慣 的 關鍵 是 找到 對 你 有用 的 方式 ， 而且 愈 簡單 愈 好 ！ ■ 專案 管理 很多 人 告訴 我 ， 他們 覺得 很 難 把 牽涉到 許多 工作 與 許多 人 的 專案 協調 好 。 把 這 件 事情 做好 絕對 是 在 職場 出人頭地 的 首要 之 務 。 我 有 幾 年 專案 管理 的 經驗 ， 運用 的 策略 如 下 ： 第一 步 ： 找出 輪廓 當 我 被 交付 一 項 新 任務 ， 一 離開 主管 辦公室 的 時候 ， 就 馬上 思考 這 項 專案 牽涉到 的 範圍 以及 想 採取 的 方法 。 然後 ， 我 會 把 這 個 專案 大致 拆解成 幾 個 小 一點 的 工作 。 第二 步 ： 召集 第一 次 專案 會議 召開 第一 次 專案 會議 可以 讓 這 件 任務 變成 一 項 團隊 工作 。 我 會 和 團隊 成員 一起 腦力 激盪出 完成 不同 階段 工作 的 最 好 方法 ， 也 鼓勵 他們 要 用 熱情 與 決心 來 處理 這 項 專案 。 注意 ， 不要 隨便 召開 團隊 會議 。 即使 我 非常 喜歡 這 群 一起 共事 的 夥伴 ， 如果 想要 和 同事 閒聊 或 廝混 ， 我們 會 在 星期五 的 下班 時間 去 。 只有 離開 會議室 才 能 真正 完成 專案 ， 光 是 清談 工作 是 不會 有 進度 的 。 一般來說 ， 我 絕對 不會 占 用 同事 的 時間 ， 只有 在 這些 目的 下 才 會 召開 會議 ： ● __UNDEF__ 發想 點子 ， 最後 激盪出 適合 的 專案 策略 。 ● __UNDEF__ 分派 任務 ， 讓 每 一 個 團隊 成員 都 有 負責 的 工作 。 ● __UNDEF__ 掌握 進度 ， 讓 大家 知道 彼此 的 工作 狀況 ， 如果 有 問題 或 延誤 可以 即時 注意 ， 而 不至於 失控 來不及 補救 。 第三 步 ： 專案 計畫 進度圖 第一 次 專案 會議 之後 ， 我 會 用 微軟 的 專案 管理 程式 來 製作 一 個 平行 的 長條圖 ， 上面 顯示 時間 、 不同 的 工作 以及 負責 的 同事 。 每 一 天 查核 一 次 這 張 圖 以 監控 專案 的 進度 並 確認 能 在 工作 期限 前 順利 完成 。 第四 步 ： 溝通 為 了 要 讓 專案 進行 順利 ， 你 必須 要 讓 團隊 成員 彼此 之間 容易 溝通 。 我 把 專案 計畫 進度圖 放 在 共同 的 伺服器 上 ， 並 隨時 處在 可以 更新 的 狀態 。 只要 我們 的 各 項 工作 有 任何 進展 ， 包括 我 的 主管 ， 每 一 個 團隊 成員 都 可以 去 查看 或 修正 上面 的 資料 。 這 份 計畫 進度圖 以及 讓 每 個 人 都 可以 隨時 查看 的 安排 ， 讓 每 一 個 人 都 可以 了解 自己 以及 其他 人 的 責任 。 不管 你 是 一 個 經驗 老到 的 專案 經理 領導 一 個 很 大 的 團隊 ， 或者 只 是 一 個 初階 助理 只 負責 帶 一 個 實習生 ， 試 著 找 各 種 方法 來 試試 看 ， 以 展現 你 自己 的 組織 方法 。 當 你 可以 激勵 團隊 的 信賴 、 信心 與 合作 ， 你 就 是 一 個 有效能 的 領導人 ， 即使 面對 更 大 的 挑戰 ， 都 能 處變不驚 、 指揮若定 。 讓 別人 理解 你 很多 人 認為 溝通 是 基本 常識 ， 所以 沒 什麼 好學 的 。 但 溝通 技巧 的 重要性 也 因此 常 被 忽略 ， 畢竟 ， 如果 員工 沒有 在 與 客戶 開始 互動 的 前 幾 分鐘 就 很 有效 地 溝通 ， 他 可能 在 介紹 公司 產品 的 特色 之前 ， 就 被 轟出 辦公室 大門 了 。 職場 就 是 這樣 ， 你 也許 是 全 公司 最 聰明 、 最 夠格 的 員工 ， 但 如果 你 講 的 話 別人 聽 不 懂 ， 別人 也 就 不 在乎 你 要 提出 什麼 好 產品 了 。 所以 ， 你 要 怎麼 確定 自己 的 溝通 風格 是 優點 而 不 是 缺點 ？ 我 會 很 快 討論到 這 一 點 。 不過 我 先 分析 一些 職場 裡 常見 的 溝通 形態 ： ● 攻擊型 ： 語 帶 責備 、 把 不 理想 的 結果 怪罪 別人 ， 有 任何 成功 就 把 功勞 攬 在 自己 身 上 。 攻擊型 的 溝通 者 最 容易 破壞 團隊 合作 。 ● 消極型 ： 話 不 說清楚 、 完整 。 分享 資訊 時 心不甘情不願 ， 不 願意 提供 回饋 意見 ， 發現 有 衝突 的 時候 就 提出 模稜兩可 的 回應 。 ● __UNDEF__ 果決型 ：  不 帶 責備 、 不 帶 判斷 、 讓 別人 願意 談 下去 的 說話 方式 。 果決型 溝通 者 能 自我 控制 ， 謀定 而後 動 ， 避免 把 問題 牽扯到 私人 恩怨 ， 會 思考 大局 。 和 攻擊型 與 消極型 溝通 者 互動 ， 也許 會 有 些 樂趣 。 也許 有 些 人 還 很 幸運 地 升到 很