原則 ， 不過 針對 電子 郵件 這 個 媒介 的 獨特性 ， 還 有 各 種 考慮 需要 兼顧 。 讓 我 分享 一 個 真實 故事 。 一 所 美國 知名 大學 的 一 個 學生 到 國外 研習 ， 寫 電子 郵件 給 大學 事務部 的 學務長 想 確定 他 的 宿舍 舍長 申請書 的 進度 。 因為 這 個 學生 整個 學期 都 不 在 ， 這 個 學務長 忘記 把 這 份 申請書 一起 送出去 。 這 個 學生 因此 失去 成為 宿舍 舍長 的 機會 ， 非常 難過 沮喪 。 他 把 他 的 不 愉快 用 郵件 傳達給 這 個 學務長 。 這 個 學務長 非常 生氣 。 他 原來 想 把 這 學生 的 郵件 轉寄給 一 個 辦公室 的 同事 並 加上 了 這樣 的 感言 「 這些 被 寵壞 的 臭小子 以為 他們 應該 得到 任何 東西 ， 他 怎麼 不 直接 轉學 ？ 」 很 不幸 ， 這 個 學務長 意外 按到 回覆鍵 ， 結果 是 這 個 學生 收到 他 極度 不 爽 的 回信 。 無論 這 個 學務長 怎麼 道歉 ， 傷害 已經 造成 ， 也 無法 復原 。 這 個 氣炸 了 的 學生 花 了 一 整 天 的 時間 到處 散布 這 封 極 不 恰當 又 不 專業 的 信 給 他 認識 的 每 一 個 人 。 幾 個 月 之內 ， 這 封 極 具 殺傷力 的 信 已經 傳遍 整 個 美國 。 要 破壞 一 所 重要 大學 的 校譽 需要 幾 封 這樣 激怒 人 的 信 ？ 電子 郵件 可以 是 你 最 好 的 朋友 也 可以 是 最 壞 的 敵人 ， 以下 有些 提醒 可以 幫 你 善用 它 ： ■ 聰明 使用 電子 郵件 十 大 須知 1.  理解 電子 郵件 一點 都 不 隱密 。 不只 你們 公司 IT 部門 的 同仁 可以 查到 你 的 電子 郵件 ， 你 也 不 知道 你 的 郵件 會 被 轉寄給 誰 ， 不管 是 故意 的 或 不 小心 的 。 除非 是 主管 特別 要求 ， 或 有 事實 佐證 ， 絕對 要 避免 在 郵件 中 討論 敏感 訊息 或 任何 負面 意見 。 2.  維持 一致 的 企業 形象 。 務必 寫 得 友善 、 客氣 、 沒有 文法 錯誤 或 錯別字 。 因為 你 沒有 聲音 與 肢體 表情 可以 輔助 ， 所以 寫完 一定 要 再 讀 一 次 ， 確定 不會 出錯 。 少 用 表情 符號 （  ） 或 頭字語 （ LOL ， BRB ） 9 ， 顯得 太 可愛 或 太 隨便 都 不 是 好事 。 3.  寫 得 簡單 扼要 。 主旨欄 要 有 明確 訊息 （ 比如說 不要 只 寫 「 更新 」 ） 。 正文 一 開始 可以 要 對方 採取 某 個 行動 __UNDEF__ （ 用 「 你 」 來 開頭 通常 有 些 效果 ） 。 主要 訊息 要 放 最 前面 ， 如果 想 溝通 的 訊息 超過 三 段 以上 ， 最好 利用 附件 功能 提供 有關 的 詳細 資料 。 4.  用 電子 郵件 補強 當面 會談 。 與 同事 面對面 討論 之後 ， 可 藉由 電子 郵件 摘要 會談 內容 ， 並 提供 有用 的 資訊 ； 或是 針對 重要 議題 做出 回應 。 5.  不要 把 電子 郵件 當成 表達 不 愉快 或 批評 的 論壇 。 這些 事 最好 當面 表達 ， 而 不 是 用 郵件 處理 。 如果 你 必須 在 郵件 中 舉出 問題 ， 務必 要 用 正面 態度 與 解決 問題 導向 。 6.  謹慎 思考 電子 郵件 的 必要性 。 只有 和 工作 有關 的 郵件 才 寄 副本 給 主管 。 寄 一 大 堆 與 工作 無關 的 郵件 給 主管 ， 他 就 不會 讀 了 。 7.  使用 旗號 與 讀取 回條 。 寄 重要 郵件 給 你 知道 可能 不 太 可靠 的 人 ， 可以 使用 標示 重要性 的 旗號 與 利用 讀取 回條 功能 ， 可以 增加 郵件 被 閱讀 的 機會 。 8.  要 有 禮貌 。 對 老一輩 的 員工 來 說 ， 寫 郵件 問 一 個 不 到 十 步 距離 遠 的 辦公室 同事 問題 ， 是 很 粗魯 不 禮貌 的 。 對於 這些 人 ， 盡量 試 著 面對面 討論 。 9.  寄出去 之前 要 知道 你 寫 了 什麼 。 按回 覆鍵 之前 ， 小心 完整 地 閱讀 郵件 。 如果 訊息 是 在 一 大 堆 資料 之前 ， 務必 要 讀完 並 了解 所有 訊息 。 10 .
 
 公司 信箱 不要 處理 私務 。 如果 想 在 辦公室 寄 私人 郵件 ， 應該 用 另外 的 個人 帳號 。 除非 辦公室 裡 的 同事 已經 變成 你 真正 的 朋友 ， 千萬 不要 把 這些 與 工作 無關 的 惱人 郵件 轉寄給 同事 。 在 我們 繼續 下 一 個 主題 之前 ， 提醒 一 件 有關 MSN 即時 傳訊 與 簡訊 的 事 。 這 種 新 科技 非常 容易 使用 ， 大家 也 很 喜歡 用 ， 但 用 在 公事 上 務必 要 小心 。 不要 想 用 這 種 方式 與 同事 或 客戶 溝通 ， 除非 他們 之前 已經 把 簡訊 與 即時 傳訊 當成 可以 接受 的 互動 方式 。 在 發出 一 則 與 工作 相關 的 簡訊 或 即時 傳訊 時 ， 要 把 你 的 名字 用 專業 形式 呈現出來 ， 與 收訊人 打招呼 之後 ， 才 提出 你 的 正式 請求 。 不要 把 文字 簡化到 讓 重點 表達 不 清楚 ， 不要 浪費 太多 時間 傳來傳去 。 再 回到 電子 郵件 ， 把 重要 的 談話 內容 儲存下來 、 而且 寄出去 之前 永遠 先 暫存 一下 。 很多 公司 IT 部門 藉由 公司 網絡 可以 監控 每 一 則 從 公司 電話 或 網路 傳出去 的 訊息 ， 小心 一點 不會 錯 。 怎麼 說話 「 我 下樓 的 時候 總是 把 工作 記事本 隨手 帶 在 身邊 ， 以防 在 電梯 裡 遇到 某 個 需要 和 他 討論 事情 的 人 。 我們 公司 裡 的 人 好像 都 被 工作 埋 了 ， 幾乎 不可能 回 我 郵件 或 語音 信箱 ， 而且 還 會 忘記 參加 事先 安排好 的 會議 。 在 電梯 裡 逮到 他們 是 快速 得到 我 需要 的 答案 的 好 方法 ， 這樣 我 才 能 做 我 的 工作 。 」 — — 史蒂芬 ， 二十六 歲 ， 加州 激勵 大師 卡內基 曾經 說 過 ， 如果 一 個 人 說 的 話 能 被 別人 接受 ， 通常 就 會 被 認為 擁有 比 實際 更多 的 能力 。 根據 我 的 經驗 ， 這 是 真 的 。 如果 你 的 言行 舉止 表現 得 很 像 你 知道 你 在 說 什麼 ， 不管 實際 情形 如何 ， 別人 就 會 認為 你 真的 知道 你 說 的 內容 。 你 可能 沒有 學 富五車 的 知識 或 多 年 的 實務 經驗 ， 但 可以 藉由 建立 能幹 與 知識 豐富 的 形象 而 得到 升遷 。 我 把 卡內基 「 說 的 話 能 被 別人 接受 」 解釋成 「 有效 地 當面 溝通 」 ， 除了 你 從 嘴巴 說出來 的 話 ，