讓 一 位 高階 主管 去職 時 ， 他 充分 體會到 上述 做法 的 重要性 。 他 手下 這 位 五十多 歲 的 主管 一輩子 都 奉獻給 這 所 研究 機構 。 在 多 年 盡忠 職守 之後 ， 他 的 工作 表現 急轉直下 ， 顯然 應付不了 職務 的 要求 。 研究所 主任 不便 開除 這 個 人 ， 他 當然 可以 將 他 降級 ， 但 這樣一來 ， 會 毀 了 這 位 多 年 來 盡忠 職守 、 貢獻 良多 的 老臣 ， 而 公司 虧欠 他 許多 。 然而 這 個 人 顯然 已經 無法 勝任 管理職 了 ， 他 的 缺點 太過 明顯 ， 會 傷害 整 個 研究所 的 績效 。 研究所 主任 和 他 的 副手 討論 過 好幾 次 ， 都 想 不 出 什麼 好 辦法 。 但是 有 一 天 晚上 他們 坐下來 ， 花 三 、 四 個 小時 ， 在 不 受 干擾 的 情況 下 ， 安靜 地 討論 這 個 問題 ， 「 顯而易見 」 的 解決 方案 突然 就 冒 了 出來 ， 而且 答案 是 如此 簡單 ， 他們 兩 人 都 想 不 透 為什麼 之前 都 想不 到 這 個 辦法 。 他們 應該 將 這 個 人 調離 目前 這 個 不 適當 的 職位 ， 讓 他 在 新 職位 上 有所 發揮 ， 但 新 職位 不會 要求 他 展現 他 沒有 能力 達到 的 管理 績效 。 究竟 應該 把 誰 納入 研究 某 個 特殊 問題 的 任務 小組 ？ 應該 賦予 新 單位 的 經理人 或 舊 單位 的 新 主管 什麼 職責 ？ 究竟 應該 拔擢 行銷 知識 豐富 、 但 欠缺 技術 訓練 的 人 到 某 個 職位 上 ， 還是 選擇 缺乏 行銷 背景 的 一流 技術 人才 ？ 碰到 這 類 問題 時 ， 都 需要 連續 運用 大量 時間 ， 不 受 干擾 地 思考 。 與 人 相關 決策 往往 很 花 時間 ， 原因 很 簡單 ， 因為 上帝 創造 人類 時 ， 並 沒有 把 人 當成 組織 的 資源 來 打造 ， 因此 當 組織 要求 員工 完成 某 項 任務 時 ， 員工 的 大小 形狀 並非 完全 符合 需求 ， 但 也 無法 根據 任務 的 要求 重新 改造 員工 ， 他們 頂多 只 能 做到 「 大致 符合 」 需求 而已 。 因此 如果 想要 員工 完成 任務 （ 因為 沒有 其他 可用 的 資源 ） ， 就 必須 花 很多 的 時間 ， 充分 思考 和 判斷 。 東歐 的 斯拉夫 農民 有 一 句 諺語 ： 「 腳 上 沒有 的 ， 一定 會 在 腦子 裡 。 」 這 或許 是 另類 的 能量 守恆 定律 。 我們 從 「 腳力 」 工作 （ 靠 體力 勞動 的 工作 ） 拿掉 愈 多 的 時間 ， 就 需要 花 愈 多 時間 從事 「 腦力 」 工作 — — 也 就 是 知識性 的 工作 。 我們 讓 基層 勞工 、 機械 工人 和 職員 的 工作 變 得 更 輕鬆 時 ， 知識 工作者 的 工作量 就 愈 大 。 你 無法 「 從 工作 中 移除 知識 」 ， 你 總是 需要 把 知識 放回 某 個 地方 ， 而且 知識 的 量 會 更 大 、 整合性 更 強 。 我們 對 知識 工作者 的 時間 需求 不會 變 得 愈來愈 少 。 原本 每 週 工作 四十 小時 的 機械 操作員 可能 慢慢 只 需要 每 週 工作 三十五 小時 ， 就 可以 過 很 舒服 的 日子 。 但是 機械 工人 的 休閒 時間 乃是 用 知識 工作者 的 長時間 工作 換來 的 。 今天 並非 只有 工業化 國家 的 管理 者 抱怨 休閒 時間 不 夠 ， 相反 的 ， 全 世界 每 個 地方 的 管理 者 工作 時間 都 變長 了 ， 需要 滿足 更 大量 的 時間 需求 。 管理 者 時間 不 夠 用 的 問題 只 會 愈來愈 嚴重 。 其中 一 個 主要 原因 在於 ： 今天 必須 靠 不斷 創新 求變 的 經濟 型態 才 能 維持 高水準 的 生活 ， 但 要 創新 求變 ， 管理 者 就 必須 付出 大量 的 時間 。 每 個 人 在 短 時間 內 可以 想到 和 做到 的 ， 通常 只是 他 已經 曉得 和 已經 做到 的 事情 。 __UNDEF__ 很多 人 試圖 探討 二 次 世界 大戰 後 ， 英國 經濟 為何 嚴重 下滑 。 其中 一 個 原因 當然 是 老一輩 的 英國 生意人 想 和 員工 一樣 輕鬆 度日 ， 每 天 不要 花 太多 時間 工作 。 但是 除非 他們 的 生意 和 行業 固守 傳統 型態 ， 拒絕 創新 和 改變 ， 否則 不可能 維持 這樣 的 工作 方式 。 因此 ， 無論 出於 組織 的 需求 、 員工 的 需求 ， 或 基於 創新 和 求變 的 需要 而 投入 大量 時間 ， 管理 者 都 必須 愈來愈 講求 時間 管理 。 但是 除非 你 了 解 自己 的 時間 都 花 到 哪裡 去 了 ， 否則 根本 不可能 管理 時間 。 如何 診斷 自己 的 時間 要 了解 自己 究竟 把 時間 花 到 哪裡 去 ， 就 必須 先 記錄 時間 運用 的 方式 。 自從 二十世紀 初 興起 的 科學 管理 開始 記錄 各 種 勞力 工作 所 需 時間 後 ， 我們 就 比較 了 解 勞力 工作 所 花 的 時間 。 今天 每 個 國家 的 工廠 都 會 系統化 地 計算 勞力 工作者 的 作業 時間 。 我們 一直 把 這 個 知識 應用 在 時間 因素 不 算 太 重要 的 勞力 工作 上 ， 也就是說 ， 就 勞力 工作 而言 ， 運用 時間 和 浪費 時間 的 差別 主要 反映 在 效率 和 成本 上 。 但是 我們 卻 沒有 把 這 個 方法 應用 在 愈來愈 重要 、 而且 特別 需要 時間 管理 的 工作 上 — — 也 就 是 知識 工作 ， 尤其 是 管理 者 的 工作 。 在 這 類 工作 中 ， 運用 時間 和 浪費 時間 的 差異 乃 反映 在 效益 和 成果 上 。 因此 ， 管理 者 追求 效能 的 第一 步 就 是 記錄 自己 如何 運用 時間 。 __UNDEF__ 不 需要 太 在意 應該 用 什麼 方式 來 記錄 時間 運用 的 方式 。 有的 管理 者 自己 記錄 時間 日誌 ， 有的 人 （ 例如 剛剛 提到 的 公司 董事長 ） 要求 祕書 幫 他們 記錄 。 重要 的 是 要 做 記錄 ， 而且 必須 是 「 即時 」 的 記錄 ， 也 就 是 在 事件 發生 時 ， 就 把 所 花 的 時間 記錄下來 ， 而 不 是 事 後 再 根據 記憶 補記 。 許多 管理 者 持續 記錄 時間 ， 並且 定期 檢視 時間 日誌 。 高效能 管理 者 每 年 至少 都會 兩 度 記錄 這樣 的 時間 日誌 ， 每 次 持續 三 到 四 個 星期 。 每 次 記錄完 之後 ， 他們 會 重新 檢討 和 修正 自己 的 時間表 。 但 六 個 月 後 ， 他們 總是 發現 自己 又 開始 把 時間 浪費 在 瑣碎 雜事 上 。 我們 對 時間 的 運用 方式 確實 能 靠 多多 練習 而 有所 改善 ， 但是 唯有 經常 花費 心力 管理 時間 ， 才 能 避免 偏離 優先 順序