各 種 方法 ， 與其 說 是 體系 ， 不如 說 是 從 增加 工作 效率 的 出發點 做 考量 ， 提供給 各位 上班族 參考 。 希望 本 書 提出 的 整理 訣竅 和 方法 ， 能 對 各位 有所 助益 。 和 田茂夫 二○一○年 五月 只要 好好 整理 ， 就算 完成 九成 工作 　　　 部落客 親身 體驗 ， 肯定 推薦 ！ 前言 __UNDEF__ 只要 會 整理 ， 工作 變 簡單 獨立 的話 ， 就 不 需要 整理 了 嗎 ？ 多虧 整理 ， 創造 餘裕 因應 工作 內容 ， 改變 整理 方式 先 在 腦子 裡 整理 一 遍序 章 先 整理 你 的 思緒 行動 前 ， 先 在 腦子 裡 整理 一下 。 調整 整理 的 觀點 ， 或是 想 一 想 該 怎麼 整理 比較 好 。 整理 不 是 整頓 ， 也 不 是 清掃 。 什麼 才 是 有 效率 的 工作 方式 ？ 1 思考 「 為什麼 整理 」 ？ 整理 各 有 目的 清楚 目的 後 ， 就 能 找到 整理 的 方向 整理 思緒 ， 寫 在 紙 上 2 整理 不 是 整頓 ， 也 不 是 清掃 整頓 和 清掃 不 具有 整理 的 效果 整理 與 整頓 、 清掃 是 兩回事 3 改變 整理 的 角度 「 分類 」 就 是 整理 ？ 改變 角度 ， 找出 自己 需要 的 整理 4 整理 是 重要 的 「 工作 」 之 一 「 有 時間 」 才 整理 嗎 ？ 當做 自己 的 「 工作 」 ， 好好 控管 時間 5 不可 要求 「 完美 」 的 整理 看起來 完美 的 整理 ， 其實 效率 不 高 沒有 永遠 有效 的 整理 6 先 想 一 想 「 整理 」 的 形式 從 形式 推算 整理 的 方式 基本 設計 後 ， 「 要 與 現場 比對 」 第一 章 __UNDEF__ 聰明 整理 的 七 要訣 — — 不論 任何 場合 皆 適用 整理 的 方法 會 依照 工作 內容 和 立場 而 改變 。 與 其 追求 適合 任何 場合 的 萬用 法則 ， 不如 找出 適合 自己 的 整理 方式 。 1 要 考慮 的 不 是 如何 收納 ， 而是 「 如何 使用 」 容易 拿取 ， 容易 找到 依 「 使用 頻率 」 改變 整理 2 整理 時 要 製造 餘裕 增加 的 東西 或 資料 放 在 「 餘裕 空間 」 請 製造 這樣 的 餘裕 空間 3 光 分類 並 不 是 整理 排列 方法 至少 有 三 種 選擇 適合 自己 工作 的 分類 4 所有 的 東西 都 「 就 定位 」 有 固定 位置 ， 整理 就 會 變 單純 分 「 看 得 見 」 整理 和 「 隱藏式 」 整理 5 無法 丟棄 卻 不 需要 的 東西 ， 可以 扔進 「 資源 回收筒 」 有 三 個 方法 創造 空間 「 丟棄 」 需要 魄力 時間 一 久 ， 便 能 安心 捨棄 6 分 「 日常 」 和 「 特別 」 兩 種 整理 方式 東西 多 到 滿出來 的 人 從 「 特別 整理 」 開始 建議 使用 「 分區 整理 法 」 7 利用 各 式 隔板 整理 整理 能否 順利 ， 端賴 隔板 嘗試 「 一百 隔板 整理 法 」 第二 章 __UNDEF__ 整理 桌子 及 周邊 — — 創造 「 可以 工作 的 空間 」 工作 始於 桌子 ， 終於 桌子 。 不 好好 整理 桌子 附近 的 環境 ， 將 無法 好好 工作 。 整理好 桌子 ， 工作 效率 自然 提升 。 1 把 桌子 當成 業務 基地 工作 始於 桌子 ， 終於 桌子 自己 的 桌子 可以 改變 大小 嗎 ？ 2 周圍 一 公尺 內 不 分類 辦公室 的 東西 有 「 分類 」 「 尿布 與 啤酒 」 也 是 組合 定位 不 是 依 分類 ， 而是 依 「 使用 頻率 」 決定 3 東西 豎直 擺放 是 基本 法寶 容易 拿取 ， 不 佔 空間 鍵盤 、 筆記本 ， 任何 東西 都 可以 「 立 著 放 」 4 桌面 擺設 要 能 配合 工作 需求 首先 最 重要 的 是 以 物件 為 中心 經常 使用 的 資料 可 放 在 桌面 5 抽屜 各自 有 其 使用 特色 何謂 活用 不同 深度 的 抽屜 ？ 有效 活用 正面 抽屜 了 嗎 ？ 6 整理 抽屜 的 重點 在 「 立體 」 不 是 水平 ， 而是 垂直 區分 每 個 區域 裡 放 什麼 東西 ？ 7 不要 過度 細分 文具 和 小 用品 __UNDEF__ 常 用 的 東西 需要 適當 細分 偶爾 使用 的 東西 中 ， 有些 不必 細分 歸類 8 資料 及 文件 用 「 檔案 」 整理 的 要訣 整理成 檔案 的 好處 是 什麼 ？ 確保 分成 三 區 就 定位 9 可以 丟 的 紙 與 不能 丟 的 紙 要 分開 「 一 開始 」 就 區別出 可以 丟棄 的 資料 和 文件 可以 再 取得 的 東西 儘管 丟 利用 移動 檔案夾 時 ， 找 機會 丟 東西 10 各 種 「 增加 放置 場所 」 的 方法 往 上下 延伸 漂浮 在 空中 什麼 都 可以 利用 第三 章 __UNDEF__ 整理 資訊 — — 商務 的 要點 在 掌握 資訊 商務 的 資源 在 人 、 物 、 錢 與 資訊 。 整理好 桌子 及 周邊 的 東西 ， 就 等於 是 整理 資訊 ， 使 工作 更 順暢 。 1 工作 和 生活 都 與 資訊 息息相關 所謂 資訊 ， 不 是 只有 最 新 訊息 、 內部 機密 而已 整理好 你 自己 認為 重要 的 資訊 2 資訊 分 「 備忘 」 （ memo ） 、 「 筆記 」 （ note ） 、 「 數據 」 （ data ） 依照 資訊 改變 處理 方式 改變 處理 方式 ， 可 整理出 對 自己 有用 的 資訊 3 用 備忘 形式 使 資訊 「 看 得 見 」 整理 資料 讓 大家 都 明瞭 預防 遺忘 或 混亂 把 備忘 資訊 整理成 筆記 或 記事 4 把 備忘 資訊 以 「 丟棄 」 或 「 轉記 」 來 分類 從 便條紙 移到 行事曆 、 筆記本 上 ； 或 把 記事本 的 內容 移到 筆記本 上 轉記 過 後 ， 資料 即可 丟棄 5 筆記 的 要點 是 「 不拘 形式 」 手寫 有 手寫 的 好處 考慮 「 什麼 都 有 」 ， 可以 更 有 效率 的 收集 資訊 6 有利 後續 工作 的 筆記 方式 自己 的 「 標題 」 所有 筆記 都 需要 哪 三 要素 ？ 7 把 筆記 和 數據 「 檔案化 」 把 散亂 的 紙張 整理 歸檔 有沒有 既 省錢 又 省 時間 的 歸檔 方法 ？ 8 用 「 袋裝 檔案 」 分類 只要 注意 袋子 和 標題 就 好 哪 種 排列 方法 最 有 效率 ？ 9 電腦 裡 的 資料 也 要 整理 不 列印出來 的 整理 法袋裝 檔案 和 電腦 資料夾 的 共通點 把 袋裝 檔案 與 電腦 裡 的 資料夾 連結 10 也 可 整理 電腦 的 使用 方式 經常 使用 的 文件 與 偶爾 使用 的 文件 有 不同 的 打開法 經常 使用 的 軟體 可 設定成 「 快速鍵 」 第四 章 __UNDEF__ 時間 與 行動 的 整理術 — — 掌握 時間 ， 工作 自然 順暢 工作 不只 是 完成 東西 和 資訊 ， 必須 利用 時間 自我 行動 。 因此 有效 整理 時間 和 行動 ， 可以 使 工作 更 順暢