人 、 物 、 錢 與 資訊 。 整理好 桌子 及 周邊 的 東西 ， 就 等於 是 整理 資訊 ， 使 工作 更 順暢 。 1 工作 和 生活 都 與 資訊 息息相關 所謂 資訊 ， 不 是 只有 最 新 訊息 、 內部 機密 而已 整理好 你 自己 認為 重要 的 資訊 2 資訊 分 「 備忘 」 （ memo ） 、 「 筆記 」 （ note ） 、 「 數據 」 （ data ） 依照 資訊 改變 處理 方式 改變 處理 方式 ， 可 整理出 對 自己 有用 的 資訊 3 用 備忘 形式 使 資訊 「 看 得 見 」 整理 資料 讓 大家 都 明瞭 預防 遺忘 或 混亂 把 備忘 資訊 整理成 筆記 或 記事 4 把 備忘 資訊 以 「 丟棄 」 或 「 轉記 」 來 分類 從 便條紙 移到 行事曆 、 筆記本 上 ； 或 把 記事本 的 內容 移到 筆記本 上 轉記 過 後 ， 資料 即可 丟棄 5 筆記 的 要點 是 「 不拘 形式 」 手寫 有 手寫 的 好處 考慮 「 什麼 都 有 」 ， 可以 更 有 效率 的 收集 資訊 6 有利 後續 工作 的 筆記 方式 自己 的 「 標題 」 所有 筆記 都 需要 哪 三 要素 ？ 7 把 筆記 和 數據 「 檔案化 」 把 散亂 的 紙張 整理 歸檔 有沒有 既 省錢 又 省 時間 的 歸檔 方法 ？ 8 用 「 袋裝 檔案 」 分類 只要 注意 袋子 和 標題 就 好 哪 種 排列 方法 最 有 效率 ？ 9 電腦 裡 的 資料 也 要 整理 不 列印出來 的 整理 法袋裝 檔案 和 電腦 資料夾 的 共通點 把 袋裝 檔案 與 電腦 裡 的 資料夾 連結 10 也 可 整理 電腦 的 使用 方式 經常 使用 的 文件 與 偶爾 使用 的 文件 有 不同 的 打開法 經常 使用 的 軟體 可 設定成 「 快速鍵 」 第四 章 __UNDEF__ 時間 與 行動 的 整理術 — — 掌握 時間 ， 工作 自然 順暢 工作 不只 是 完成 東西 和 資訊 ， 必須 利用 時間 自我 行動 。 因此 有效 整理 時間 和 行動 ， 可以 使 工作 更 順暢 。 1 有效 「 分段 」 整理 時間 與 行動 考慮 工作 目的 ， 決定 工作 流程 「 分段 進行 」 時 ， 了解 需要 的 時間 和 行動 2 時間表 和 工作 也 需要 「 往回 推算 」 從 目的地 往回 推算 時間 和 行動 自己 給 自己 的 期限 3 如何 分段 靠 紙本 「 記事 」 用 記事本 整理 行程 或 工作用 紙 書寫 記事 好 變更 4 行事曆 以 「 線 」 狀 圖 呈現 ， 才 不會 有 破綻用 線狀圖 來 寫 ， 時間 「 看 得 見 」 訪問 或 會議 以外 的 工作 也 要 列入 行事曆 設計 行事曆 也 要 有 「 餘裕 」 5 把 時間 分 「 單位 」 整理 較 容易 九十 分鐘 為 一 單位 ， 我們 能 做 些 什麼 事 集中 工作 創造 時間 6 找出 工作 的 「 優先 順序 」 很 重要 優先 順序 依 「 重要度 」 與 「 緊急度 」 來 判斷 重要度 高 的 工作 需 確實 執行 7 整理出 工作 的 「 執行表 」 （ To Do List ） 執行表 的 基本 是 「 寫出來 」 與 行程表 互相 對照 ， 掌握 時間 和 行動 1 思考 「 為什麼 整理 」 ？ 整理 各 有 目的 我們 常 認為 「 整理 」 是 一 項 非 做 不 可 的 義務 。 原因 在於 ， 通常 我們 是 在 別人 的 命令 下 ， 才 會 整理 。 小時候 ， 父母 常 唸 我們 ： 「 快 去 整理 東西 ！ 」 在 公司 ， 上司 常 說 ： 「 不 整理 的 傢伙 ， 絕對 做 不 好 工作 ！ 」 我 想 不 只 是 我 ， 任何 人 都 有 類似 的 經驗 吧 。 結果 為 了 不 讓 人 唸 ， 心不甘情不願 的 打掃 、 整理 一下 。 可是 仔細 想來 ， 光 那麼 做 ， 不 算 「 整理 」 。 以 家庭 為 例 ， 母親 為了 讓 全 家 人 能 生活 在 舒適 的 環境 裡 ， 必須 把 日常 用品 收好 ， 同時 做 簡單 的 分類 ， 以便 爸爸 和 孩子 拿取 。 所以 ， 家庭 主婦 收納 整理 的 目的 是 一目瞭然 ， 不致 弄亂 。 販賣 東西 的 店家 在 整理 店 內 商品 時 ， 則 是 以 容易 讓 客戶 取用 為 準則 ， 陳列 方式 也 以 吸引 客人 購買 為 目的 。 至於 圖書館 整理 書本 的 原則 ， 是 為了 容易 尋找 而 分類 。 清楚 目的 後 ， 就 能 找到 整理 的 方向 至於 上班族 為何 整理 書籍 、 文具 ？ 其 目的 是 為 了 提高 工作 效率 吧 ！ 既 不 是 為了 讓 別人 一目瞭然 ； 也 不 是 為了 吸引 購買欲 ； 更 不 是 為了 替 大量 書籍 做 分類 。 當然 ， 也 不 是 為 了 討好 別人 ， 或者 比較 好看 等 原因 。 我 認為 首先 必須 弄 清楚 整理 的 目的 ， 這 點 非常 重要 。 先 想 清楚 ， 自己 為了 什麼 理由 整理 。 如此 你 才 會 找出 整理 的 方向 ， 思考 整理 東西 、 資料 和 資訊 要 花 多少 時間 ， 怎麼 執行 ， 才 會 提高 工作 效率 。 __UNDEF__ 整理 思緒 ， 寫 在 紙 上 我 常 把 腦子 裡 的 想法 「 寫出來 」 。 思緒 是 指 腦子 裡 浮現 、 消失 ， 來來去去 的 想法 。 有時 你 以為 已經 想清楚 ， 其實 並 沒有 。 把 思緒 寫 在 紙 上 ， 是 讓 自己 的 思緒 「 視覺化 」 ， 以便 客觀 整理 。 整理 資訊 時 ， 可 用 「 心智圖 」 （ mind map ） ， 或 「 記憶樹 」 （ memory tree ） 等 相當 有名 的 手法 。 不過 ， 我 認為 用 自己 的 方式 來 整理 自己 的 思緒 ， 比較 好 。 重點 是 在 紙 上 開始 寫 吧 。 如 圖 所 示 ， 把 起先 尚 無 頭緒 的 題目 列 在 當中 ， 然後 如 樹枝 般 向 外 延伸 相關 內容 或 關鍵字 ， 也就是說 ， 思考 邏輯 有如 腦 中 蔓延 的 神經 纖維 一樣 。 如此 整理 過後 ， 你 將 清楚 看出 自己 的 思緒 全貌 ， 達到 「 整理 思緒 」 的 狀態 。 不 限 整理 東西 ， 這 個 手法 適用 於 任何 你 想要 整理 的 思緒 。 2 整理 不 是 整頓 ， 也 不 是 清掃 整頓 和 清掃 不 具有 整理 的 效果 有 一 句 關於 整理 的 名言 ： 「 整理 不 是 整頓 」 我 以前 常 用 這 句 話 做 藉口 ， 在 堆積如山 的 案牘 上 工作 。 我 主張 ： 反正 我 知道 （ 我 以為 ） 東西 放 在 哪兒 ， 所以 「 就算 無法 整頓 ， 也 可以 整理 」 。 這 個 想法 當然 是 錯 的 。 整理 不 是 整頓 ， 但 並 不 意味 著 不 需要 整頓 。 雜亂 的 環境 不只 給 來往 的 人 留下 辦公室 很 亂 的 惡劣 印象 ， 對 自己 的 心理 健康 也 有