提高 工作 效率 吧 ！ 既 不 是 為了 讓 別人 一目瞭然 ； 也 不 是 為了 吸引 購買欲 ； 更 不 是 為了 替 大量 書籍 做 分類 。 當然 ， 也 不 是 為 了 討好 別人 ， 或者 比較 好看 等 原因 。 我 認為 首先 必須 弄 清楚 整理 的 目的 ， 這 點 非常 重要 。 先 想 清楚 ， 自己 為了 什麼 理由 整理 。 如此 你 才 會 找出 整理 的 方向 ， 思考 整理 東西 、 資料 和 資訊 要 花 多少 時間 ， 怎麼 執行 ， 才 會 提高 工作 效率 。 __UNDEF__ 整理 思緒 ， 寫 在 紙 上 我 常 把 腦子 裡 的 想法 「 寫出來 」 。 思緒 是 指 腦子 裡 浮現 、 消失 ， 來來去去 的 想法 。 有時 你 以為 已經 想清楚 ， 其實 並 沒有 。 把 思緒 寫 在 紙 上 ， 是 讓 自己 的 思緒 「 視覺化 」 ， 以便 客觀 整理 。 整理 資訊 時 ， 可 用 「 心智圖 」 （ mind map ） ， 或 「 記憶樹 」 （ memory tree ） 等 相當 有名 的 手法 。 不過 ， 我 認為 用 自己 的 方式 來 整理 自己 的 思緒 ， 比較 好 。 重點 是 在 紙 上 開始 寫 吧 。 如 圖 所 示 ， 把 起先 尚 無 頭緒 的 題目 列 在 當中 ， 然後 如 樹枝 般 向 外 延伸 相關 內容 或 關鍵字 ， 也就是說 ， 思考 邏輯 有如 腦 中 蔓延 的 神經 纖維 一樣 。 如此 整理 過後 ， 你 將 清楚 看出 自己 的 思緒 全貌 ， 達到 「 整理 思緒 」 的 狀態 。 不 限 整理 東西 ， 這 個 手法 適用 於 任何 你 想要 整理 的 思緒 。 2 整理 不 是 整頓 ， 也 不 是 清掃 整頓 和 清掃 不 具有 整理 的 效果 有 一 句 關於 整理 的 名言 ： 「 整理 不 是 整頓 」 我 以前 常 用 這 句 話 做 藉口 ， 在 堆積如山 的 案牘 上 工作 。 我 主張 ： 反正 我 知道 （ 我 以為 ） 東西 放 在 哪兒 ， 所以 「 就算 無法 整頓 ， 也 可以 整理 」 。 這 個 想法 當然 是 錯 的 。 整理 不 是 整頓 ， 但 並 不 意味 著 不 需要 整頓 。 雜亂 的 環境 不只 給 來往 的 人 留下 辦公室 很 亂 的 惡劣 印象 ， 對 自己 的 心理 健康 也 有 不 好 的 影響 。 我 想 強調 的 是 ， 不可以 只 為了 給 人 好 印象 而 整頓 ， 那 不 是 真正 的 整理 。 整理 與 整頓 、 清掃 是 兩回事 同樣 的 ， 下 一 句 話 是 ： 「 整理 不 是 清掃 」 不論 打掃 得 多 乾淨 ， 光清掃 並 不會 有 整理 的 效果 。 因此 我們 必須 分 清楚 「 整理 」 、 「 整頓 」 和 「 清掃 」 ， 這 三 者 截然不同 。 例如 環境 紊亂 ， 讓 人 心情 不佳 時 ， 需要 整頓 。 發現 有 汙垢 灰塵 時 ， 需要 清掃 。 但是 如果 你 想 提高 工作 效率 ， 那麼 你 該 做 的 事 並非 整頓 和 清掃 ， 而是 整理 。 不 只 是 單純 的 把 東西 擺 整齊 ， 也 不 只 是 擦拭 汙垢 ， 你 需要 整理 的 方法 和 訣竅 。 3 改變 整理 的 角度 「 分類 」 就 是 整理 ？ 與 整頓 、 清掃 不同 的 整理 ， 到底 是 什麼 ？ — — 大家 可能 認為 ， 整理 東西 和 資料 的 意思 ， 就 是 依照 種類 和 性質 來 「 分類 」 吧 。 我 最初 也 這麼 想 。 大 分類 （ 工作 使用 的 東西 ） ： 辦公室 用品 、 便條紙 、 資料 、 書 等 中 分類 （ 辦公室 用品 ） ： 文具 用品 、 儲備 消耗品 、 計算機 、 電子 辭典 等 小 分類 （ 文具 用品 ） ： 筆記本 、 膠水 和 剪刀 、 便利貼 、 膠帶 等 因應 資料 和 內容 予以 大小 分類 ， 量 多 放 不 進 抽屜 的 ， 就 擺在 書架 上 。 這 是 一般人 認為 的 「 整理 」 。 可是 這麼 做 效果 不如 想像 的 好 。 這麼 做 確實 可以 避免 東西 不見 、 資料 找 不 到 等 狀況 ， 可是 倘使 抽屜 上 層 放 辦公室 用品 ， 中層 放 筆記 文具 、 膠水 、 剪刀 … … 如此 細分 時 ， 計算機 和 電子 辭典 就 會 被 塞 在 最 裡面 。 整理 過後 ， 反倒 比 整理 前 更 難 使用 ， 例如 不 常 使用 的 筆 和 文具 ， 反而 被 放 在 最 前端 。 __UNDEF__ 同時 ， 資料 放 不 進 抽屜 ， 只好 收到 書架 上 。 資料 必須 一一 豎起 ， 才 便於 拿取 。 比 之前 堆 在 桌 上 更 不 方便 。 這 至少 說明 ， 用 一般 認定 的 「 分類 」 來 整理 ， 並 不能 提高 效率 ， 有時 反而 使 效率 變 得 更 差 。 改變 角度 ， 找出 自己 需要 的 整理 如 前 所 述 ， 請 先 在 腦子 裡 整理 一下 ， 看看 你 自己 需要 的 ， 若 依據 種類 和 性質 來 整理 是否 恰當 ？ 商店 若 按照 東西 種類 來 排列 ， 將 便於 客戶 購買 ； 研究 機構 則 需要 把 資料 依據 不同 性質 做 整理 。 但 我們 是 為 了 便於 工作 才 來 整理 ， 與 依照 種類 和 分類別 整理 的 目的 不同 。 從 提高 工作 效率 這 個 角度 來 看 ， 其中 一 個 基準 就 是 「 使用 頻率 」 。 換句話說 ， 與 種類 和 分類 無關 ， 愈 常 使用 的 東西 愈 應該 放 在 手 邊 ， 這 點 很 重要 。 由於 辦公室 可 供 收納 的 空間 有限 ， 不 常 使用 的 東西 ， 即使 放 在 比較 麻煩 取用 的 位置 ， 也 不會 造成 太 大 不便 。 如 圖 所 示 收納 整理 抽屜 的話 ， 應該 比較 容易 使用 。 資料 也 只 把 常用 的 放 在 桌 上 ， 就 不必 一一 豎起 了 。 提到 整理 ， 腦子 裡 首先 會 浮現 書店 或 圖書館 井然有序 的 陳列 模樣 ， 但 那麼 做 不一定 對 你 的 工作 有 幫助 。 改變 角度 ， 用 提高 效率 的 角度 來 整理 看看 吧 。 4 整理 是 重要 的 「 工作 」 之 一 「 有 時間 」 才 整理 嗎 ？ 另 一 個 有關 整理 的 觀念 也 希望 大家 能夠 改變 。 那 就 是 整理 的 定位 ， 以及 對 整理 的 印象 。 以前 我 對 整理 的 印象 是 ： 工作 結束 後 一 次 搞定 等 忙完 了 有空 再 做 這 兩 點 都 是 等 有 空閒 的 時間 再 做 。 不只 我 ， 恐怕 很多 人 也 是 以 這樣 的 優先 順序 來 看待 整理 吧 。 但是 整理 可以 「 一 次 搞定 」 ， 「 有空 再 做 」 嗎 ？ 當做 自己 的 「 工作