、 資料 找 不 到 等 狀況 ， 可是 倘使 抽屜 上 層 放 辦公室 用品 ， 中層 放 筆記 文具 、 膠水 、 剪刀 … … 如此 細分 時 ， 計算機 和 電子 辭典 就 會 被 塞 在 最 裡面 。 整理 過後 ， 反倒 比 整理 前 更 難 使用 ， 例如 不 常 使用 的 筆 和 文具 ， 反而 被 放 在 最 前端 。 __UNDEF__ 同時 ， 資料 放 不 進 抽屜 ， 只好 收到 書架 上 。 資料 必須 一一 豎起 ， 才 便於 拿取 。 比 之前 堆 在 桌 上 更 不 方便 。 這 至少 說明 ， 用 一般 認定 的 「 分類 」 來 整理 ， 並 不能 提高 效率 ， 有時 反而 使 效率 變 得 更 差 。 改變 角度 ， 找出 自己 需要 的 整理 如 前 所 述 ， 請 先 在 腦子 裡 整理 一下 ， 看看 你 自己 需要 的 ， 若 依據 種類 和 性質 來 整理 是否 恰當 ？ 商店 若 按照 東西 種類 來 排列 ， 將 便於 客戶 購買 ； 研究 機構 則 需要 把 資料 依據 不同 性質 做 整理 。 但 我們 是 為 了 便於 工作 才 來 整理 ， 與 依照 種類 和 分類別 整理 的 目的 不同 。 從 提高 工作 效率 這 個 角度 來 看 ， 其中 一 個 基準 就 是 「 使用 頻率 」 。 換句話說 ， 與 種類 和 分類 無關 ， 愈 常 使用 的 東西 愈 應該 放 在 手 邊 ， 這 點 很 重要 。 由於 辦公室 可 供 收納 的 空間 有限 ， 不 常 使用 的 東西 ， 即使 放 在 比較 麻煩 取用 的 位置 ， 也 不會 造成 太 大 不便 。 如 圖 所 示 收納 整理 抽屜 的話 ， 應該 比較 容易 使用 。 資料 也 只 把 常用 的 放 在 桌 上 ， 就 不必 一一 豎起 了 。 提到 整理 ， 腦子 裡 首先 會 浮現 書店 或 圖書館 井然有序 的 陳列 模樣 ， 但 那麼 做 不一定 對 你 的 工作 有 幫助 。 改變 角度 ， 用 提高 效率 的 角度 來 整理 看看 吧 。 4 整理 是 重要 的 「 工作 」 之 一 「 有 時間 」 才 整理 嗎 ？ 另 一 個 有關 整理 的 觀念 也 希望 大家 能夠 改變 。 那 就 是 整理 的 定位 ， 以及 對 整理 的 印象 。 以前 我 對 整理 的 印象 是 ： 工作 結束 後 一 次 搞定 等 忙完 了 有空 再 做 這 兩 點 都 是 等 有 空閒 的 時間 再 做 。 不只 我 ， 恐怕 很多 人 也 是 以 這樣 的 優先 順序 來 看待 整理 吧 。 但是 整理 可以 「 一 次 搞定 」 ， 「 有空 再 做 」 嗎 ？ 當做 自己 的 「 工作 」 ， 好好 控管 時間 電視 上 常 介紹 各 種 專業 人士 使用 的 工具 ， 例如 對 職業 棒球 選手 來 說 ， 手套 和 球棒 非常 重要 ， 必須 小心 選擇 ， 甚至 保管 時 還要 控管 溼度 。 聽說 刀子 的 鋒利 或 鈍 ， 會 影響 生魚片 的 口感 ， 因此 日本 料理 的 廚師 每 天 都 自己 磨刀 。 正 因 家庭 主婦 沒有 每 天 磨刀 ， 燒 的 菜 才 是 業餘 口味 。 要 成為 專業 達人 ， 事 前 需要 花 相當 的 時間 和 工夫 。 我們 至少 在 自己 的 工作 領域 ， 算是 專業 吧 ？ 既是 專業 ， 就 希望 能夠 絲毫 不 浪費 時間 的 運用 東西 和 資料 。 從 這 個 角度 看 ， 提高 效率 的 便利性 ， 應該 站 在 最 高 的 優先 順序 才 對 。 工作 對 我們 既然 如此 重要 ， 自然 需要 花 時間 來 整理 了 。 既然 ， 整理 和 效率 如此 息息相關 ， 不可以 拖到 年底 再 做 一 次 大掃除 。 接下來 將 教 各位 整理 的 訣竅 。 5 不可 要求 「 完美 」 的 整理 看起來 完美 的 整理 ， 其實 效率 不 高 以 我 的 經驗 來 說 ， 實際 整理 時 有 一 個 重點 ： 不可以 追求 「 完美 」 。 工作 時 ， 我們 可以 期待 一點 差錯 都 沒有 的 完美 達成 任務 ， 但是 整理 時 卻 要 忍耐 缺點 。 理由 大致 可 分 三 個 ： 「 完美 整理 」 容易 露出 破綻 「 完美 整理 」 太 花 時間 和 工夫 「 完美 整理 」 不 容易 做到 針對 上述 理由 一一 說明 。 1 「 完美 整理 」 容易 露出 破綻 一旦 開始 整理 ， 抽屜 或 書架 一定 都 會 塞 得 滿滿 的 。 例如 你 決定 抽屜 上 層 要 收納 文具 ， 那麼 所有 文具 都 得 收進來 ， 結果 不但 抽屜 裡 滿 是 文具 ； 甚至 有 可能 堆到 第二 層 、 第三 層 。 乍看 之下 的 「 完美 整理 」 ， 其實 非常 容易 露出 破綻 。 首先 ， 要 從 堆積如山 的 文具 中 拿取 最 底下 的 東西 時 ， 必須 把 上面 的 東西 通通 搬開 ； 而且 連 多 增加 一 個 文具 的 空間 都 沒有 。 這 是 邁向 破綻 的 第一 步 。 為了 避免 這 個 情況 ， 整理 要 有 「 餘裕 」 。 甚至 可 說 ， 把 「 有餘裕 」 當做 整理 的 必要 條件 。 2 「 完美 整理 」 太 花 時間 和 工夫 若 把 整理 當成 工作 的 一 部分 ， 整理 本身 不能不 考慮到 效率 。 換句話說 ， 對 整理 投注 的 時間 和 精力 ， 必須 和 成果 互成 正比 。 商場 上 講究 「 20 比 80 法則 」 ， 亦即 以 20％ 力氣 做出 產品 ， 要 獲得 80％ 的 營業額 。 同樣 的 ， 應該 是 花 20％ 的 力氣 與 時間 去 整理 東西 和 資料 ， 以便 達成 80％ 的 工作 效率 。 若 為 了 剩餘 20％ 的 工作 效率 ， 而 花費 掉 80％ 的 力氣 與 時間 的話 （ 參照 圖表 ） ， 就 不能 說 效率 高 了 。 因此 我 建議 以 「 80 分 主義 」 為 目標 ， 以 成果 效率 來 看 ， 最好 不要 要求 100％ 的 完美 。 沒有 永遠 有效 的 整理 這 點 牽涉到 整理 的 本質 。 3 不 容易 做到 「 完美 整理 」 整理 的 方式 會 隨 工作 內容 及 環境 改變 ， 今天 做 的 整理 ， 可能 到 了 明天 效果 就 變 得 有限 。 另外 ， 假如 明天 公司 發布 升遷 或 異動 的 人事 命令 ， 工作 的 內容 也 會 跟著 改變 。 如此一來 ， 由於 必要 的 資料 和 東西 跟著 變更 ， 今天 的 整理 就 完全 派不上 用場 了 。 換言之 ， 沒有 永遠 有效 的 整理 。 不論 何 種 整理 ， 都 必須 面對 失效 的 風險 。 6 先 想 一 想 「 整理 」 的 形式 從 形式 推算 整理 的 方式 既然 「 沒有 永遠 有效 的 整理 」 ， 那麼 是否 「 乾脆 別 整理 算了 」 ？ 當然 不能不 整理 。 哪怕 不 知 明天 會 怎樣 ， 今天