個 有關 整理 的 觀念 也 希望 大家 能夠 改變 。 那 就 是 整理 的 定位 ， 以及 對 整理 的 印象 。 以前 我 對 整理 的 印象 是 ： 工作 結束 後 一 次 搞定 等 忙完 了 有空 再 做 這 兩 點 都 是 等 有 空閒 的 時間 再 做 。 不只 我 ， 恐怕 很多 人 也 是 以 這樣 的 優先 順序 來 看待 整理 吧 。 但是 整理 可以 「 一 次 搞定 」 ， 「 有空 再 做 」 嗎 ？ 當做 自己 的 「 工作 」 ， 好好 控管 時間 電視 上 常 介紹 各 種 專業 人士 使用 的 工具 ， 例如 對 職業 棒球 選手 來 說 ， 手套 和 球棒 非常 重要 ， 必須 小心 選擇 ， 甚至 保管 時 還要 控管 溼度 。 聽說 刀子 的 鋒利 或 鈍 ， 會 影響 生魚片 的 口感 ， 因此 日本 料理 的 廚師 每 天 都 自己 磨刀 。 正 因 家庭 主婦 沒有 每 天 磨刀 ， 燒 的 菜 才 是 業餘 口味 。 要 成為 專業 達人 ， 事 前 需要 花 相當 的 時間 和 工夫 。 我們 至少 在 自己 的 工作 領域 ， 算是 專業 吧 ？ 既是 專業 ， 就 希望 能夠 絲毫 不 浪費 時間 的 運用 東西 和 資料 。 從 這 個 角度 看 ， 提高 效率 的 便利性 ， 應該 站 在 最 高 的 優先 順序 才 對 。 工作 對 我們 既然 如此 重要 ， 自然 需要 花 時間 來 整理 了 。 既然 ， 整理 和 效率 如此 息息相關 ， 不可以 拖到 年底 再 做 一 次 大掃除 。 接下來 將 教 各位 整理 的 訣竅 。 5 不可 要求 「 完美 」 的 整理 看起來 完美 的 整理 ， 其實 效率 不 高 以 我 的 經驗 來 說 ， 實際 整理 時 有 一 個 重點 ： 不可以 追求 「 完美 」 。 工作 時 ， 我們 可以 期待 一點 差錯 都 沒有 的 完美 達成 任務 ， 但是 整理 時 卻 要 忍耐 缺點 。 理由 大致 可 分 三 個 ： 「 完美 整理 」 容易 露出 破綻 「 完美 整理 」 太 花 時間 和 工夫 「 完美 整理 」 不 容易 做到 針對 上述 理由 一一 說明 。 1 「 完美 整理 」 容易 露出 破綻 一旦 開始 整理 ， 抽屜 或 書架 一定 都 會 塞 得 滿滿 的 。 例如 你 決定 抽屜 上 層 要 收納 文具 ， 那麼 所有 文具 都 得 收進來 ， 結果 不但 抽屜 裡 滿 是 文具 ； 甚至 有 可能 堆到 第二 層 、 第三 層 。 乍看 之下 的 「 完美 整理 」 ， 其實 非常 容易 露出 破綻 。 首先 ， 要 從 堆積如山 的 文具 中 拿取 最 底下 的 東西 時 ， 必須 把 上面 的 東西 通通 搬開 ； 而且 連 多 增加 一 個 文具 的 空間 都 沒有 。 這 是 邁向 破綻 的 第一 步 。 為了 避免 這 個 情況 ， 整理 要 有 「 餘裕 」 。 甚至 可 說 ， 把 「 有餘裕 」 當做 整理 的 必要 條件 。 2 「 完美 整理 」 太 花 時間 和 工夫 若 把 整理 當成 工作 的 一 部分 ， 整理 本身 不能不 考慮到 效率 。 換句話說 ， 對 整理 投注 的 時間 和 精力 ， 必須 和 成果 互成 正比 。 商場 上 講究 「 20 比 80 法則 」 ， 亦即 以 20％ 力氣 做出 產品 ， 要 獲得 80％ 的 營業額 。 同樣 的 ， 應該 是 花 20％ 的 力氣 與 時間 去 整理 東西 和 資料 ， 以便 達成 80％ 的 工作 效率 。 若 為 了 剩餘 20％ 的 工作 效率 ， 而 花費 掉 80％ 的 力氣 與 時間 的話 （ 參照 圖表 ） ， 就 不能 說 效率 高 了 。 因此 我 建議 以 「 80 分 主義 」 為 目標 ， 以 成果 效率 來 看 ， 最好 不要 要求 100％ 的 完美 。 沒有 永遠 有效 的 整理 這 點 牽涉到 整理 的 本質 。 3 不 容易 做到 「 完美 整理 」 整理 的 方式 會 隨 工作 內容 及 環境 改變 ， 今天 做 的 整理 ， 可能 到 了 明天 效果 就 變 得 有限 。 另外 ， 假如 明天 公司 發布 升遷 或 異動 的 人事 命令 ， 工作 的 內容 也 會 跟著 改變 。 如此一來 ， 由於 必要 的 資料 和 東西 跟著 變更 ， 今天 的 整理 就 完全 派不上 用場 了 。 換言之 ， 沒有 永遠 有效 的 整理 。 不論 何 種 整理 ， 都 必須 面對 失效 的 風險 。 6 先 想 一 想 「 整理 」 的 形式 從 形式 推算 整理 的 方式 既然 「 沒有 永遠 有效 的 整理 」 ， 那麼 是否 「 乾脆 別 整理 算了 」 ？ 當然 不能不 整理 。 哪怕 不 知 明天 會 怎樣 ， 今天 還是 得 把 該 做 的 事情 做好 — — 這 是 人類 的 宿命 。 因此 請 針對 現在 ， 做 你 認為 必須 的 整理 吧 。 請 想像 你 工作 的 形式 。 例如 對 內勤 人員 而 言 ， 需要 的 文具 和 文件 最好 能 放 在 隨手 可 得 的 範圍 內 ， 讓 你 可以 工作 順暢 。 如果 你 的 工作 經常 要 使用 電話 或 電郵 回答 問題 ， 就 必須 把 資料 擺在 桌 上 ， 當 別人 問 你 問題 時 ， 可以 很 快 抽出 資料 回答 。 至於 常 跑 外務 的 人 ， 則 必須 把 外出 時 需要 的 東西 準備好 ， 一旦 要 出門 ， 可以 立刻 裝進 公事包 。 總之 工作 的 形式 決定 整理 的 方式 。 基本 設計 後 ， 「 要 與 現場 比對 」 若 你 遲遲 無法 歸納出 整理 的 形式 ， 請 用 本 書 最初 說明 的 方法 ， 把 要 做 的 整理 「 寫 在 紙 上 」 ， 這 個 樹狀圖 描繪出 什麼 東西 放 在 哪裡 ， 是 基本 的 整理 設計圖 。 有 了 基本 設計圖 ， 再 來 具體 思考 東西 擺放 的 位置 。 以 我 的 經驗 ， 紙上畫 的 詳細 設計圖 往往 漏洞 百出 。 抽屜 裡 的 東西 哪怕 只 多一點點 ， 也 會 關 不 起來 。 桌面 資料 放 太多 ， 就 連 攤開 文件 的 空間 都 沒有 。 因此 這些 設計 必須 「 配合 現場 」 才 行 。 專門 製作 東西 的 工匠 們 有 「 現場 施工 」 的 用語 。 因為 細節 必須 到 現場 測量 ， 才 能 做 得 絲毫 無 差 。 工匠 們 把 現場 情況 對照 設計圖 ， 哪怕 些許 的 誤差 也 要 修正 ， 才 能 忠實 呈現 設計圖 的 樣子 。 整理 也 是 。 不能 只 靠 藍圖 ， 必須 配合 現場 修正 。 有關 整理 的 「 現場 智慧 」 ， 有 許多 訣竅 ， 我們 下 一 章 將 介紹 其中 最 有效 的 七 大 要訣 。 1 要 考慮 的 不 是 如何 收納 ， 而是 「 如何 使用 」 容易 拿取 ， 容易 找到 說到 「 整理 」 ， 會 直接 想到 把 文具 放到 上 層