。 請 想像 你 工作 的 形式 。 例如 對 內勤 人員 而 言 ， 需要 的 文具 和 文件 最好 能 放 在 隨手 可 得 的 範圍 內 ， 讓 你 可以 工作 順暢 。 如果 你 的 工作 經常 要 使用 電話 或 電郵 回答 問題 ， 就 必須 把 資料 擺在 桌 上 ， 當 別人 問 你 問題 時 ， 可以 很 快 抽出 資料 回答 。 至於 常 跑 外務 的 人 ， 則 必須 把 外出 時 需要 的 東西 準備好 ， 一旦 要 出門 ， 可以 立刻 裝進 公事包 。 總之 工作 的 形式 決定 整理 的 方式 。 基本 設計 後 ， 「 要 與 現場 比對 」 若 你 遲遲 無法 歸納出 整理 的 形式 ， 請 用 本 書 最初 說明 的 方法 ， 把 要 做 的 整理 「 寫 在 紙 上 」 ， 這 個 樹狀圖 描繪出 什麼 東西 放 在 哪裡 ， 是 基本 的 整理 設計圖 。 有 了 基本 設計圖 ， 再 來 具體 思考 東西 擺放 的 位置 。 以 我 的 經驗 ， 紙上畫 的 詳細 設計圖 往往 漏洞 百出 。 抽屜 裡 的 東西 哪怕 只 多一點點 ， 也 會 關 不 起來 。 桌面 資料 放 太多 ， 就 連 攤開 文件 的 空間 都 沒有 。 因此 這些 設計 必須 「 配合 現場 」 才 行 。 專門 製作 東西 的 工匠 們 有 「 現場 施工 」 的 用語 。 因為 細節 必須 到 現場 測量 ， 才 能 做 得 絲毫 無 差 。 工匠 們 把 現場 情況 對照 設計圖 ， 哪怕 些許 的 誤差 也 要 修正 ， 才 能 忠實 呈現 設計圖 的 樣子 。 整理 也 是 。 不能 只 靠 藍圖 ， 必須 配合 現場 修正 。 有關 整理 的 「 現場 智慧 」 ， 有 許多 訣竅 ， 我們 下 一 章 將 介紹 其中 最 有效 的 七 大 要訣 。 1 要 考慮 的 不 是 如何 收納 ， 而是 「 如何 使用 」 容易 拿取 ， 容易 找到 說到 「 整理 」 ， 會 直接 想到 把 文具 放到 上 層 抽屜 、 資料 放 桌 上 等 「 如何 收納 」 較 好 。 但 提到 為何 收納 ， 當然 是 為了 工作 。 因此 不論 收 得 多 好 ， 倘使 很 難 取出 ， 或 很 難 使用 都 不成 。 也就是說 ， 重點 在 「 如何 使用 」 ， 不 在 「 如何 收納 」 。 當 你 想 整理 東西 時 ， 如 不 提醒 自己 這 一 點 ， 恐怕 結果 會 徒勞無功 。 為 了 便於 使用 ， 首先 要 考慮 的 是 「 容易 取得 」 。 當然 ， 現實 情況 不 容許 你 把 所有 東西 和 資料 都 放 在 容易 取用 的 地方 ， 勢必 有 些 東西 會 比較 難 拿 。 這時 ， 請 重視 下 一 階段 的 「 尋找 」 。 「 收納 」 則 是 最後 才 要 思考 的 。 依 「 使用 頻率 」 改變 整理 依照 這 個 邏輯 來 思考 ， 你 將 會 明白 ： 不必 平等 對待 所有 東西 和 資料 。 我們 在 序章 討論到 ， 考慮 發揮 工作 效能 ， 整理 東西 時 「 使用 頻率 」 是 一 個 基準 。 用 下面 的 方針 整理 ， 比較 便於 使用 。 經常 使用 的 東西 ： 放 在 容易 取得 的 位置 偶爾 使用 的 東西 ： 放 在 容易 找到 的 位置 很少 使用 的 東西 ： 方便 收納 即可 ， 平常 不必 整理 以 抽屜 為 例 ， 常用 的 東西 放 在 手 邊 ， 最好 連閉 著 眼睛 都 可以 拿到 。 偶爾 使用 的 東西 可以 放 在 中央 ， 要 找 的 時候 容易 找到 。 另一方面 ， 很少 使用 的 東西 若 放 在 抽屜 深處 ， 那些 不 容易 拿到 、 也 不 容易 找到 的 位置 亦 無妨 。 搞不好幾 年 才 用 一 次 ， 對 你 不會 有 什麼 妨礙 。 2 整理 時 要 製造 餘裕 增加 的 東西 或 資料 放 在 「 餘裕 空間 」 認為 整理 就 是 「 收納 」 的 話 ， 會 產生 其他 問題 ， 那 就 是 東西 塞 得 太多 。 的確 ， 把 文具 好好 收進 抽屜 、 資料 一一 擺放 書架 ， 看起來 好像 整理 過 了 。 但 這樣 的 整理 在 現實 生活 中 ， 反而 無法 維持 長久 。 反倒 是 抽屜 有 些 地方 可以 見底 ， 書架 有 空位 ， 實際 使用 起來 比較 有效 。 整理 多少 需要 「 餘裕 」 。 這 個 餘裕 是 吸收 新增 物件 的 地方 。 東西 和 資料 一 不 留神 就 會 逐漸 增加 ， 如果 原本 塞 得 太 滿 ， 東西 一 多 就 會 溢出來 ， 讓 好不容易 整理 的 成果 功虧一簣 。 這時 ， 「 餘裕 」 就 好像 守護 整理 狀態 的 緩衝劑 ， 利用 餘裕 來 吸收 增多 的 東西 ， 哪怕 餘裕 消失 ， 整理好 的 狀態 也 不會 改變 。 因此 ， 為了 長久 保持 整理 狀態 ， 是 絕對 需要 「 餘裕 」 的 。 請 製造 這樣 的 餘裕 空間 倘使 書桌 的 抽屜 能 預留 以下 的 餘裕 ， 使用 起來 會 很 方便 。 上 層 及 中層 的 抽屜 到處 可以 見 底下層 較 深 的 抽屜 預留 一 個 大 空間 正面 淺 抽屜 留 空位 辦公室 用品 多出來 的話 ， 可以 放 在 抽屜 上 、 中層 的 「 餘裕 」 裡 。 下 層 較 深 的 抽屜 需要 保留 較 大 的 餘裕 。 如 有 因 工作 所 需 ， 要 暫時 保存 樣品 時 ， 中層 抽屜 太 淺 恐怕 放 不 進去 ， 便 可 收納 在 下 層 抽屜 中 。 至於 正面 的 淺 抽屜 ， 是 工作 中 用品 的 暫時 避難所 。 上班 的 人 會 遇到 半途 外出 ， 或 晚上 回家 ， 第二 天 還要 繼續 工作 的 情況 吧 。 這時 可以 把 攤 在 桌面 的 資料 文具 先 收進 正面 的 淺 抽屜 中 。 如此 當 你 回家 時 ， 桌面 收 得 乾乾淨淨 ； 第二 天 上班 ， 只要 打開 抽屜 ， 就 可以 繼續 工作 。 書架 上 放 資料 的 位置 也 要 預留 空間 ， 這樣 ， 在 塞滿 書籍 以前 ， 可 保 不必 整理 的 狀態 。 「 空間 ＝ 餘裕 」 ， 沒有 餘裕 ， 就 得 另 謀 新 地方 收納 ， 或 把 東西 丟掉 才 行 。 資料 放 在 桌面 時 ， 要 確保 能夠 自由 移動 ， 製造出 桌面 的 「 餘裕 」 。 3 光 分類 並 不 是 整理 排列 方法 至少 有 三 種 有時 因 分類 方式 錯誤 ， 會 產生 愈 整理 愈 糟 的 情況 。 事實 上 ， 「 分類 」 並非 唯一 的 整理 方法 。 如 野口悠紀雄 先生 有名 的 《 「 超 」 整理法 》 ， 並非 按 類別 整理 資料 或 文件 ， 而是 按 時間 的 前後 順序 （ 時間軸 ） ， 來 做 整理 （ 見 《 「 超 」 整理法 》 ） 。 山根一真 先生 《 超書房 工作術 》 （