」 。 「 收納 」 則 是 最後 才 要 思考 的 。 依 「 使用 頻率 」 改變 整理 依照 這 個 邏輯 來 思考 ， 你 將 會 明白 ： 不必 平等 對待 所有 東西 和 資料 。 我們 在 序章 討論到 ， 考慮 發揮 工作 效能 ， 整理 東西 時 「 使用 頻率 」 是 一 個 基準 。 用 下面 的 方針 整理 ， 比較 便於 使用 。 經常 使用 的 東西 ： 放 在 容易 取得 的 位置 偶爾 使用 的 東西 ： 放 在 容易 找到 的 位置 很少 使用 的 東西 ： 方便 收納 即可 ， 平常 不必 整理 以 抽屜 為 例 ， 常用 的 東西 放 在 手 邊 ， 最好 連閉 著 眼睛 都 可以 拿到 。 偶爾 使用 的 東西 可以 放 在 中央 ， 要 找 的 時候 容易 找到 。 另一方面 ， 很少 使用 的 東西 若 放 在 抽屜 深處 ， 那些 不 容易 拿到 、 也 不 容易 找到 的 位置 亦 無妨 。 搞不好幾 年 才 用 一 次 ， 對 你 不會 有 什麼 妨礙 。 2 整理 時 要 製造 餘裕 增加 的 東西 或 資料 放 在 「 餘裕 空間 」 認為 整理 就 是 「 收納 」 的 話 ， 會 產生 其他 問題 ， 那 就 是 東西 塞 得 太多 。 的確 ， 把 文具 好好 收進 抽屜 、 資料 一一 擺放 書架 ， 看起來 好像 整理 過 了 。 但 這樣 的 整理 在 現實 生活 中 ， 反而 無法 維持 長久 。 反倒 是 抽屜 有 些 地方 可以 見底 ， 書架 有 空位 ， 實際 使用 起來 比較 有效 。 整理 多少 需要 「 餘裕 」 。 這 個 餘裕 是 吸收 新增 物件 的 地方 。 東西 和 資料 一 不 留神 就 會 逐漸 增加 ， 如果 原本 塞 得 太 滿 ， 東西 一 多 就 會 溢出來 ， 讓 好不容易 整理 的 成果 功虧一簣 。 這時 ， 「 餘裕 」 就 好像 守護 整理 狀態 的 緩衝劑 ， 利用 餘裕 來 吸收 增多 的 東西 ， 哪怕 餘裕 消失 ， 整理好 的 狀態 也 不會 改變 。 因此 ， 為了 長久 保持 整理 狀態 ， 是 絕對 需要 「 餘裕 」 的 。 請 製造 這樣 的 餘裕 空間 倘使 書桌 的 抽屜 能 預留 以下 的 餘裕 ， 使用 起來 會 很 方便 。 上 層 及 中層 的 抽屜 到處 可以 見 底下層 較 深 的 抽屜 預留 一 個 大 空間 正面 淺 抽屜 留 空位 辦公室 用品 多出來 的話 ， 可以 放 在 抽屜 上 、 中層 的 「 餘裕 」 裡 。 下 層 較 深 的 抽屜 需要 保留 較 大 的 餘裕 。 如 有 因 工作 所 需 ， 要 暫時 保存 樣品 時 ， 中層 抽屜 太 淺 恐怕 放 不 進去 ， 便 可 收納 在 下 層 抽屜 中 。 至於 正面 的 淺 抽屜 ， 是 工作 中 用品 的 暫時 避難所 。 上班 的 人 會 遇到 半途 外出 ， 或 晚上 回家 ， 第二 天 還要 繼續 工作 的 情況 吧 。 這時 可以 把 攤 在 桌面 的 資料 文具 先 收進 正面 的 淺 抽屜 中 。 如此 當 你 回家 時 ， 桌面 收 得 乾乾淨淨 ； 第二 天 上班 ， 只要 打開 抽屜 ， 就 可以 繼續 工作 。 書架 上 放 資料 的 位置 也 要 預留 空間 ， 這樣 ， 在 塞滿 書籍 以前 ， 可 保 不必 整理 的 狀態 。 「 空間 ＝ 餘裕 」 ， 沒有 餘裕 ， 就 得 另 謀 新 地方 收納 ， 或 把 東西 丟掉 才 行 。 資料 放 在 桌面 時 ， 要 確保 能夠 自由 移動 ， 製造出 桌面 的 「 餘裕 」 。 3 光 分類 並 不 是 整理 排列 方法 至少 有 三 種 有時 因 分類 方式 錯誤 ， 會 產生 愈 整理 愈 糟 的 情況 。 事實 上 ， 「 分類 」 並非 唯一 的 整理 方法 。 如 野口悠紀雄 先生 有名 的 《 「 超 」 整理法 》 ， 並非 按 類別 整理 資料 或 文件 ， 而是 按 時間 的 前後 順序 （ 時間軸 ） ， 來 做 整理 （ 見 《 「 超 」 整理法 》 ） 。 山根一真 先生 《 超書房 工作術 》 （ ス ー パ ー 書斎 の 仕事術 ） 提出 的 「 山根式 袋裝 檔案 」 也 不 是 按 種類 區分 ， 袋子 上 寫 的 標題 （ 可 做 目錄 ） 是 按 音標 分類 的 。 做 分類 時 ， 重要 的 是 你 想要 找到 什麼 — — 也 就 是 便於 檢索 。 因此 假如 有 便於 尋找 的 檢索 方式 ， 是 不 需要 分類 的 。 整理 資料 的 基本 方法 有 ： 一般 使用 的 按照 範疇 分類 法 、 按照 時間 分類 法 與 按照 音標 分類 法 等 。 選擇 適合 自己 工作 的 分類 不過 ， 哪 一 種 分類 可以 提高 工作 效率 呢 ？ 那 將 視 工作 內容 而 定 ， 無法 一言以蔽之 。 1 依照 類別 適合 工作 內容 有 體系 、 有 組織 的 人 。 例如 公司 裡 負責 申報 稅金 的 人 ， 如 把 稅金 按照 種類 ， 分成 「 營業稅 」 、 「 綜所稅 」 、 「 消費稅 」 ， 計算 起來 就 會 方便 許多 。 消費稅 也 可 細分 「 花費 」 或 「 收入 」 。 2 依照 時間 順序 在 《 「 超 」 整理法 》 中 ， 剛 使用 過 的 文件 一定 要 放 在 最 前端 。 如此 愈 是 近日 使用 的 資料 愈 在 最前面 ， 便是 以 時間 的 順序 來 排列 。 這樣 排完 之後 ， 就 變成 是 以 使用 頻率 的 高低 做 排列 。 有 很多 資料 時 ， 比較 容易 尋找 、 拿取 。 對 同時 進行 許多 工作 的 人 來 說 — — 例如 企畫 部門 的 經理 ， 有 同時 掌管 許多 部下 工作 的 效果 。 3 依照 音標 順序 由於 按照 音標 分類 淺顯 易懂 ， 對於 要 找 資料 的 人 說 ， 應該 是 最 快速 的 分類法 。 倘使 你 負責 通路 業務 ， 把 客戶 的 名字 按 音標 來 分類 ， 使用 起來 十分 方便 。 如 客戶 有事 要 詢問 ， 也 可以 立刻 取出 對方 的 資料 。 總之 ， 請 各位 了解 ， 「 分類 」 不 是 唯一 的 整理 方法 ， 使用 適合 自己 工作 的 排列 方式 最 重要 。 4 所有 的 東西 都 「 就 定位 」 有 固定 位置 ， 整理 就 會 變 單純 整理到 最後 ， 就 是 把 東西 「 就 定位 」 。 只要 有 固定 位置 ， 以後 找起來 就 不會 那麼 辛苦 。 不只 如此 ， 東西 就 定位 以後 ， 整理 也 變 得 輕鬆 起來 。 不需 思考 如何 整理 ， 只 需要 把 東西 和 文件 放回 固定 位置 就 行 了 。 就 像 要 小孩 把 玩具 放進 相同 形狀 的 格子 裡 。 這 個 遊戲 對 小孩 來 說 ， 或許 有些 辛苦 ， 但 對 大人 卻 是 非常 簡單 的 工作 。 只要 所有 的 東西 都 有 固定