排列 。 這樣 排完 之後 ， 就 變成 是 以 使用 頻率 的 高低 做 排列 。 有 很多 資料 時 ， 比較 容易 尋找 、 拿取 。 對 同時 進行 許多 工作 的 人 來 說 — — 例如 企畫 部門 的 經理 ， 有 同時 掌管 許多 部下 工作 的 效果 。 3 依照 音標 順序 由於 按照 音標 分類 淺顯 易懂 ， 對於 要 找 資料 的 人 說 ， 應該 是 最 快速 的 分類法 。 倘使 你 負責 通路 業務 ， 把 客戶 的 名字 按 音標 來 分類 ， 使用 起來 十分 方便 。 如 客戶 有事 要 詢問 ， 也 可以 立刻 取出 對方 的 資料 。 總之 ， 請 各位 了解 ， 「 分類 」 不 是 唯一 的 整理 方法 ， 使用 適合 自己 工作 的 排列 方式 最 重要 。 4 所有 的 東西 都 「 就 定位 」 有 固定 位置 ， 整理 就 會 變 單純 整理到 最後 ， 就 是 把 東西 「 就 定位 」 。 只要 有 固定 位置 ， 以後 找起來 就 不會 那麼 辛苦 。 不只 如此 ， 東西 就 定位 以後 ， 整理 也 變 得 輕鬆 起來 。 不需 思考 如何 整理 ， 只 需要 把 東西 和 文件 放回 固定 位置 就 行 了 。 就 像 要 小孩 把 玩具 放進 相同 形狀 的 格子 裡 。 這 個 遊戲 對 小孩 來 說 ， 或許 有些 辛苦 ， 但 對 大人 卻 是 非常 簡單 的 工作 。 只要 所有 的 東西 都 有 固定 的 位置 ， 整理 就 像 剛剛 說 的 遊戲 那般 容易 。 砰 的 一下 ， 就 把 東西 放回 固定 位置 。 像 我 ， 花 三 分鐘 就 可以 把 一 桌子 的 資料 和 文具 整理好 。 我們 剛剛 提到 要 留 整理 的 餘裕 ， 也 有 為 新增 的 、 比較 大 的 東西 就 定位 的 意思 。 只要 預留 空間 ， 就算 是 東西 變 多時 ， 整理 起來 也 很 輕鬆 愉快 。 分 「 看 得 見 」 整理 和 「 隱藏式 」 整理 當然 ， 確保 固定 位置 與 「 餘裕 」 的 空間 ， 是 要 花 一些 力氣 的 。 不論 你 在 哪 家 公司 上班 ， 個人 使用 的 空間 都 會 有限 ， 因此 決定 固定 位置 ， 甚至 製造 「 餘裕 」 的 空間 ， 實行 上 相當 困難 。 我們 將 在 後面 有 詳細 解說 ， 現在 先 教 你 活用 桌面 的 絕招 。 由於 抽屜 的 容量 有限 ， 所以 千萬 不可 放過 能夠 自由 使用 的 個人 桌面 ， 把 其 當成 確保 就 定位 的 場所 之 一 。 只 是 桌面 是 大家 可以 看 得 見 的 地方 ， 需要 「 看 得 見 」 的 整理 。 收納 世界 可 分成 「 看 得 見 」 收納 ， 與 「 隱藏式 」 收納 。 一般 把 東西 收進 壁櫥 或 置物箱 ， 叫 「 隱藏式 」 收納 。 如果 把 東西 放 在 室 內 ， 人們 看 得 到 的 地方 ， 那 就 叫 「 看 得 見 」 收納 。 整理 也 一樣 ， 「 看得 見 整理 」 活用 桌面 ， 其 條件 除了 整理 ， 尚 需 加上 「 整頓 」 及 「 清掃 」 。 「 看 得 見 」 整理 ： 容易 整頓 、 清掃 的 東西 、 事物 「 隱藏式 」 整理 ： 只要 整理 就 可以 的 東西 、 事物 桌面 不只 需要 整理 ， 還 需要 整頓 和 清掃 ， 因此 容易 做到 這 三 項 的 東西 ， 適合 予以 「 看 得 見 」 整理 。 具體 來 說 ， 形式 一致 的 文件夾 ， 書籍 、 書本 形式 的 資料夾 等 ， 只要 用 書 擋集 中 ， 就 容易 整頓 、 清掃 。 文具店 中 那些 設計 可愛 的 書擋 ， 其實 不一定 好用 。 另外 ， 細小 的 東西 堆疊 起來 ， 清掃 不易 ， 因此 請 儘量 避免 在 桌面 放小 東西 。 5 無法 丟棄 卻 不 需要 的 東西 ， 可以 扔進 「 資源 回收筒 」 有 三 個 方法 創造 空間 我們 剛剛 提到 東西 要 就 定位 ， 整理 時 要 有 「 餘裕 」 ， 問題 是 「 地方 」 不 夠 。 相對於 所有 東西 都 需要 放 在 固定 的 空間 ， 我們 可以 使用 的 空間 卻 很 有限 。 倘使 你 現在 使用 的 地方 已經 堆滿 東西 ， 有 三 個 方法 可以 創造 空間 。 除了 現有 的 場地 ， 「 另 闢 新 空間 」 。 在 同樣 場地 ， 使用 不同 的 放置 方法 ， 「 製造 空間 」 。 丟掉 部分 現有 的 東西 ， 「 空間 就 多出來 了 」 。 我們 將 在 第二 章 中 討論 增加 空間 的 方法 與 改變 放置 的 問題 ， 這裡 只 談 「 丟棄 」 。 「 丟棄 」 需要 魄力 「 丟棄 」 的 技巧 是 整理 的 一 大 要素 ， 因此 許多 書 中 都 介紹 過 。 不管 你 用 哪 一 個 方法 ， 最 需要 的 是 「 魄力 」 。 決定 要 丟 東西 ， 需要 決斷力 ； 選擇 丟 哪些 東西 ， 需要 判斷力 ； 丟棄 時 還 需要 執行力 ， 這些 都 需要 魄力 。 像 我 ， 光 是 想到 這些 ， 就 打算 要 放棄 整理 了 。 嘗試 過 各 種 丟棄法 後 ， 接下來 介紹 的 ， 是 比較 不 需要 魄力 的 方法 。 例如 ， 當 你 要 刪除 電腦 裡 的 檔案 時 ， 是 不 是 很 輕鬆 的 按 一下 「 刪除 」 鍵 就 好 ？ 因為 你 知道 ， 你 只是 把 資料 放進 電腦 的 「 資源 回收筒 」 ， 有 需要 時 再 叫出來 就 好 。 「 不 需要 魄力 的 丟棄法 」 與 電腦 的 「 資源 回收筒 」 ， 概念 是 一樣 的 。 也就是說 ， 設定 一 個 類似 「 資源 回收筒 」 的 地方 ， 把 不 用 的 東西 丟到 那裡 ， 並 不 是 實際 丟棄 。 這樣 ， 丟 東西 時 ， 就 不會 有 「 萬一 以後 要 用 時 怎麼辦 」 的 不安 。 這 叫做 「 垃圾桶式 丟棄法 」 。 時間 一 久 ， 便 能 安心 捨棄 比如 ， 把 資料櫃 的 一角 設為 「 資源 回收筒 」 ， 可以 用 書 擋 之類 的 東西 ， 將 「 資源 回收筒 」 與 其他 資料 區隔 。 整理 時 把 待 丟棄 的 資料 集中 在 這裡 ， 如果 資料 多 到 沒 處 放 時 ， 便 可 把 「 資源 回收筒 」 裡 的 資料 率先 丟棄 。 至於 東西 的話 ， 放置 「 很少 使用 的 東西 」 的 地方 ， 便是 「 資源 回收筒 」 。 地方 不 夠 時 ， 從 「 很少 使用 的 東西 」 中 選出 「 不會 使用 的 東西 」 丟掉 ， 就 不會 那麼 為難 了 。 不管 哪 個 方法 都 利用 了 人 經過 一 段 時間 ， 可以 冷靜 下 判斷 的 心理 。 當初 要 丟 東西 時 ， 會 因 「 以後 說不定 要 用 」 而 不安