忙於 例行 業務 。 鬆弛 是 ○％ 忙碌 。 鬆弛 是 讓 再 造 能夠 發生 的 一 段 空白 時光 。 為 了 達到 工作 成效 和 組織 成長 的 目標 ， 組織 各 階層 都 需要 適量 的 鬆弛 。 鬆弛 是 改變 的 潤滑劑 。 高明 的 公司 善於 利用 它 ， 不 高明 的 則 一心一意 想 把 它 除掉 。 第二 章 打破 忙碌 的 迷思 想像 你 是 一 位 導演 ， 打算 籌拍 一 部 電影 來 描述 一 家 非常 成功 的 公司 ， 你 要 怎麼 拍 呢 ？ 特別 是 ， 你 要 怎麼 表現出 它 的 成功 呢 ？ 一 個 簡單 的 答案 可能 是 ， 讓 所有 員工 都 顯得 非常 忙碌 。 畢竟 ， 如果 員工 不 特別 忙碌 ， 公司 怎麼 可能 成功 ？ 我 曾經 是 一些 非常 成功 公司 ︵ 微軟 、 蘋果 電腦 、 惠普 、 IBM 、 杜邦 等 ︶ 的 顧問 ， 我 從 自己 的 經驗 中 找不出 忙碌 與 成功 之間 必然 有 關聯性 。 特別 成功 的 公司 ， 在 我 看來 並 不 特別 忙碌 。 相反地 ， 他們 顯得 很 悠閒 。 他們 的 辦公室 充滿 著 活力 ， 但 不 是 一 種 因為 害怕 落後 而 產生 的 幹勁 。 那些 我 最 欣賞 的 公司 看 不 出 一點 匆忙 的 樣子 。 他們 反而 比較 像是 一 個 大 家庭 ， 共同 參與 一 項 專案 的 目的 ， 不只 是 要 完成 某 一 件 工作 ， 也 是 為了 讓 所有 參與 的 人 在 過程 中 都 能 學習 、 成長 ， 並且 樂 在 工作 。 工作 ， 特別 是 知識型 工作 ， 可以 是 非常 有趣 的 。 這 就 是 何以 許多 人 會 工作 上癮 。 如果 你 享受 你 的 工作 ， 你 身邊 的 同事 也 和 你 一樣 ， 而且 公司 的 文化 也 鼓勵 樂 在 工作 ， 那麼 你 的 公司 很 可能 正 邁向 成功 ， 趕快 參加 員工 認股 計畫 吧 。 忙碌 的 員工 極端 忙碌 反而 傷害 組織 的 成效 。 我 會 在 以下 的 章節 中 說明 這 一 點 ， 並且 特別 強調 它 對 管理 階層 的 影響 。 但是 首先 ， 我 希望 你 能 思考 一下 過度 忙碌 對 員工 的 傷害 ， 即使 是 最 基層 的 員工 。 就 以 祕書 為 例 ︵ 你 還 記得 祕書 嗎 ？ 他們 曾經 是 辦公室 中 不可 缺少 的 一 員 ︶ 。 祕書 的 工作 包括 準備 文件 、 安排 會議 、 協調 工作 ， 以及 其他 輔助 管理 者 的 任務 。 假設 你 有 一 位 祕書 叫 西維亞 。 有 過 好 祕書 的 人 都 知道 他們 的 價值 ， 西維亞 就 是 這樣 一 位 好 祕書 。 有 了 西維亞 ， 所有 事情 都 能 運作 得 順順 暢暢 。 甚至 你人 不 在 辦公室 ， 也 不會 有 人 知道 ， 因為 西維亞 會 打理 一切 。 她 會 分派 工作 ， 會 居間 協調 。 如果 她 不 在 ， 你 和 公司 可要 一 團 糟 了 。 一 位 管理 顧問 ， 他 肩負 著 企業 重組 和 降低 成本 的 重任 ， 突然 出現 在 這 一 幅 快樂 的 圖畫 中 。 噢 ， 他 說 ， 這 是 什麼 ？ 一 位 祕書 ？ 這 位 女士 在 這裡 做 什麼 ？ 他 走到 西維亞 的 桌子 旁邊 ， 一 手 拿 著 他 信賴 的 馬錶 。 不出所料 ， 他 發現 ， 西維亞 只有 四三％ 的 時間 在 工作 ， 另外 的 時間 她 在 … … 等待 任務 。 她 隨時 有空 接受 新 任務 ， 這 就 是 她 之所以 有用 的 地方 ： 當 有 事情 發生 ， 她 立刻 就 可以 處理 。 顧問 臉 上 現出 得意 的 神色 。 如果 西維亞 只有 四三％ 的 時間 在 工作 ， 那麼 五七％ 的 成本 就 應該 省下來 。 我們 何不 把 她 丟進 ﹁ 人力庫 ﹂ ， 把 她 的 時間 四三％ 撥給 你 ， 五七％ 撥給 其他 人 。 要不 就 解雇 西維亞 ， 雇用 臨時 人員 來 處理 這 四三％ 的 工作 ︵ 我 向 你 保證 ， 管理 顧問 一定 會 檢查 你 是否 真的 需要 祕書 的 協助 ︶ 。 真 是 一 大 改進 ！ 西維亞 走 了 ， 或者 說 五七％ 的 成本 走 了 ， 這 部分 直接 變成 公司 的 利潤 。 我們 不再 有 五七％ 時間 是 空閒 的 人 ， 現在 我們 讓 她 百分之百 的 忙碌 ， 這 才 是 效率 ！ 問題 來 了 ， 這 位 百分之百 忙碌 的 祕書 不再 像 以前 一樣 ， 隨時 可以 接受 任務 ， 因為 這 位 高度 有 效率 的 人 太 忙 了 ， 她 不再 有 時間 立即 處理 新 發生 的 事情 。 我們 如何 一起 工作 ？ 現代 組織 是 一 個 龐大 的 互 連 工作 網絡 ， 網絡 的 節點 就 是 你 和 你 的 同事 。 你們 之間 的 連結 就 是 正在 進行 中 的 工作 ， 它們 從 一 個 環節 流向 另 一 個 ︵ 圖 __UNDEF__ 2．1 ︶ 。 事實 上 ， 讓 網絡 中 的 每 一 個 節點 隨時 處在 忙碌 狀態 是 不可能 的 ， 除非 我們 在 每 一 個 員工 的 桌 上 都 放有 等候匣 ， 把 等待 進行 的 工作 放 在 裡面 。 當 員工 的 桌 上 都 有 等候匣 之後 ， 我們 就 能 讓 每 一 個 人 隨時 都 處在 忙碌 狀態 中 ︵ 圖 2．2 ︶ 。 但 上述 的 效率 極 大化 策略 卻 產生 了 個 副作用 ， 那 就是 工作 完成 的 時間 拉長 了 。 因為 從 工作 流程 的 角度 來 看 ， 這樣 做 增加 了 從 一 個 節點 流向 另 一 個 節點 的 等待 時間 ， 走完 整 個 工作 流程 的 時間 自然 也 就 加長 了 。 如果 員工 能 在 工作 一 發生 時 就 立即 處理 ， 這 一 部分 的 等待 時間 就 可以 免除掉 ， 工作 流程 就 會 加快 。 但是 ， 讓 員工 閒 著 等待 任務 隱含 著 無 效率 ， 是 效率 掛帥 的 企業 要 消除 的 現象 。 為 了 要 有效 使用 員工 ， 而 把 鬆弛 從 他們 的 工作 時間 中 拿掉 ， 將 會 降低 他們 的 反應 能力 ， 而 使 整 個 企業 的 作業 慢下來 ， 這樣 做 不盡然 划算 。 如同 比爾．蓋茲 在 微軟 訴訟案 的 一 次 早期 作證 上 說 的 ︰ ﹁ 過去 ， 只有 適者 能 生存 。 今天 ， 只 有 最 快速 的 人 才 能 生存 。 ﹂ 我們 有 可能 使 企業 在 變 得 更 有 效率 的 同時 ， 卻 沒有 使 它 變 得 更 好 。 這 是 你 把 鬆弛 趕出 企業 之後 的 惡果 。 我們 也 可以 使 企業 不 那麼 有 效率 ， 但 成效 卻 好 得多 。 所以 你 該 做 的 是 ， 重新 讓 鬆弛 進入 你 的 企業 ， 使 企業 能夠 呼吸 、 能夠