也 不會 閒置 浪費 ， 每 個 區域 都 可 充分 的 使用到 。 每 個 區域 裡 放 什麼 東西 ？ 雖然 什麼 東西 放 什麼 地方 ， 要 看 你 擁有 的 物件 ， 以及 使用 情況 而 定 ， 不過 我 是 這樣 區分 的 。 由於 抽屜 有 深度 ， 如 前 所 述 ， 最 常 使用 的 東西 ， 應 選擇 放 在 坐 的 時候 右手 邊 的 位置 。 上 層 、 經常 使用 的 東西 ： 黑 、 紅 原子筆 、 自動 鉛筆 、 橡皮擦 、 透明 膠帶 、 裁紙刀 、 文件夾 、 迴紋針 、 計算機 、 電子 辭典 、 尺 等 上 層 、 偶爾 才 用 的 東西 ： 簽字筆 、 大型 文件夾 、 修正液 、 釘書機 、 剪刀 、 U形夾 、 捲尺 、 印鑑 、 印泥 等 上 層 、 很少 用到 的 東西 ： 修正帶 、 彩色 鉛筆 、 鋼筆 、 圓規 、 三角板 等 中層 、 經常 使用 的 東西 ： 筆架 、 膠台 等 中層 、 偶爾 才 用 的 東西 ： 塑膠帶 、 貯備 的 消耗品 、 領據 、 請款單 、 CD－ROM 、 數位 相機 、 信封 、 郵票 等 中層 、 很少 用到 的 東西 ： 收藏 的 信 、 空白 CD 等 下 層 、 經常 使用 的 東西 ： 資料夾 等 下 層 、 偶爾 才 用 的 東西 ： 筆記本 、 小型 碳粉夾 、 USB 線 等 下 層 、 很少 用到 的 東西 ： 卡座式 錄音機 、 電源線 、 網路線 、 光纖 電源線 、 工具箱 等 正面 抽屜 ： A3 、 B4 用 紙 、 偶爾 使用 的 筆電 、 長尺 等 另外 本 篇 的 圖示 是 把 空間 均 分成 三 等分 ， 請 依照 實際 需要 調整 大小 ， 才 會 比較 好用 。 以 我 為 例 ， 如果 在 下 層 抽屜 縱向 放置 資料 的話 ， 到底端 還 有 一 段 距離 ， 因此 我 不會 平行 擺放 ， 而是 採 T字型 區隔 。 靠 手 邊 的 資料 「 常 使用 」 ， 較 遠 的 「 偶爾 使用 」 ， 最 裡面 的 「 很少 使用 」 。 請 自行 依照 你 自己 的 物品 與 需求 ， 自由 搭配 。 7 不要 過度 細分 文具 和 小 用品 常 用 的 東西 需要 適當 細分 經常 使用 的 東西 ， 如 加以 適當 細分 ， 將 有利於 尋找 。 但是 如果 區隔 得 太 細 ， 反而 使得 要 用 的 東西 被 藏 在 底下 ， 無法 一眼 找到 。 我 是 用 以下 的 方式 分類 的 。 這 個 組合 依照 我 工作 的 需要 ， 你 也 可以 依照 自己 的 需要 ， 自由 組合 。 1 原子筆 、 自動 鉛筆 、 橡皮擦 、 裁紙刀 、 短尺 2 便 利貼 3 透明 膠帶 、 迴紋針 4 計算機 、 電子 辭典 我 在 抽屜 裡 使用 隔板 ， 把 空間 區隔成 不同 大小 。 最早 設計 隔間 用 的 是 市面 上 賣 的 文具 托盤 ， 相當 方便 。 同時 ， 像 便 利貼 、 迴紋針 等 文具 ， 若 裝 在 適當 大小 的 盒子 裡 ， 比較 不會 弄亂 ， 也 較 容易 歸整 。 偶爾 使用 的 東西 中 ， 有些 不必 細分 歸類 只是 有時 我們 會 把 東西 分 得 太 細 ， 使 「 餘裕 」 的 空間 變 少 ， 反而 不易 增加 新 的 東西 ， 讓 使用 上 增添 困難 。 同時 ， 如果 東西 分得 太 細 ， 可以 收納 的 量 也 會 銳減 。 特別 是 偶爾 使用 的 東西 與 很少 使用 的 東西 ， 哪怕 放 在 不易 發現 ， 或 很 難 拿取 的 地方 ， 對 實際 使用 並 沒有 多少 影響 ， 因此 不必 做 細分 。 這時 應 以 收納量 為 優先 考量 ， 不 設 區域 分隔 是 一 個 方法 。 把 整理 視為 工作 的 一 部分 ， 可 採取 每日 維持 ， 隔 一陣子 大清掃 的 方式 進行 。 8 資料 及 文件 用 「 檔案 」 整理 的 要訣 整理成 檔案 的 好處 是 什麼 ？ 整理 桌面 時 ， 任何 人 都 會 為 資料 、 文件 等 紙張 而 煩惱 吧 。 商業 文書 的 標準 尺寸 是 A4 。 辦公桌 上 能 平擺 這樣 大小 紙張 的 場所 有限 ， 常 變成 工作 到 一半 ， 就 已經 沒 地方 可以 放 東西 了 。 因此 常 在 懶得 整理 的 辦公室 ， 看到 人們 在 桌子 右側 、 或 抽屜 上方 ， 文件 堆積如山 。 整理 如此 大量 的 文件 ， 需要 「 檔案 整理 」 的 技巧 。 也 就 是 ， 把 文件 用 「 檔案 」 來 分類 整理 。 如同 電腦 裡 的 文件 ， 會 用 資料夾 來 分類 。 紙本 文件 和 電腦 的 文件夾 一樣 ， 可以 收納 在 檔案夾 中 。 原本 分散 的 文件 ， 因為 內容 相關 ， 變成 一 個 檔案 之後 ， 有 以下 幾 個 好處 。 不會 有 遺失 一 張 文件 的 情形 發生 容易 在 大量 文件 中 尋找 、 取出所 需 便於 移動 保存 因此 用 檔案 來 整理 大量 資料 或 文件 ， 是 最 基本 的 整理 方式 。 確保 分成 三 區 就 定位 市面 上 賣 的 檔案夾 多 是 透明 的 文件夾 ， 不過 我 會 建議 ： 不管 哪 家 公司 皆 可 使用 牛皮紙 信封 的 「 袋裝 檔案 」 。 關於 這 一 點 ， 我們 將 在 第三 章 做 詳細 說明 。 現在 先 針對 桌子 四周 檔案 的 放置 位置 與 放置 方法 進行 思考 。 若 想 把 所有 的 文件 都 集中 在 同 一 個 地方 ， 有的 人 可能 會 需要 很 大 的 空間 ； 但是 桌子 四周 的 空間 卻 十分 有限 。 再 加上 文件 本身 也 可 分 「 經常 使用 」 、 「 偶爾 使用 」 與 「 很少 使用 」 。 若 能 依 此 分類 ， 把 文件 就 定位 ， 效果 較 高 。 1 經常 使用 的 文件 請 豎立 置於 桌 上 ， 用 書擋 支撐 。 因 工作 時常 會 使用 、 拿取 這些 文件 ， 最好 定位 在 最 容易 取得 的 位置 。 2 偶爾 使用 的 文件 假如 桌面 不 夠 大 ， 沒有 空間 放置 ， 請 將 偶爾 才 使用 的 文件 置於 下 層 抽屜 。 抽屜 裡 可 設 唯一 的 一 個 A4 檔案夾 。 與 放置 桌面 時 相同 ， 可 用 書擋 或 檔案盒 支撐 。 3 很少 使用 的 文件 至於 很少 使用 的 文件 ， 請 儘量 找離 桌子 遠 一點 的 地方 放置 。 量 大 的 時候 ， 可 考慮 放 在 櫃櫥 裡 或 倉庫 一角 。 反正 很少 使用 ， 不必 豎立 放置 ， 橫 放進 紙箱 亦 無所謂 。 若 無法 做到 ， 或者 量 很少 時 ， 則 可 放 在 下 層 抽屜 ， 用 隔板 區隔 收納 。 9 可以 丟 的 紙 與 不能 丟 的 紙 要 分開 「 一 開始 」 就 區別出 可以 丟棄 的 資料 和 文件 收進 檔案夾 裡 的 資料 或 文件 ， 收納 時 先 區別 ， 是 很