使用 並 沒有 多少 影響 ， 因此 不必 做 細分 。 這時 應 以 收納量 為 優先 考量 ， 不 設 區域 分隔 是 一 個 方法 。 把 整理 視為 工作 的 一 部分 ， 可 採取 每日 維持 ， 隔 一陣子 大清掃 的 方式 進行 。 8 資料 及 文件 用 「 檔案 」 整理 的 要訣 整理成 檔案 的 好處 是 什麼 ？ 整理 桌面 時 ， 任何 人 都 會 為 資料 、 文件 等 紙張 而 煩惱 吧 。 商業 文書 的 標準 尺寸 是 A4 。 辦公桌 上 能 平擺 這樣 大小 紙張 的 場所 有限 ， 常 變成 工作 到 一半 ， 就 已經 沒 地方 可以 放 東西 了 。 因此 常 在 懶得 整理 的 辦公室 ， 看到 人們 在 桌子 右側 、 或 抽屜 上方 ， 文件 堆積如山 。 整理 如此 大量 的 文件 ， 需要 「 檔案 整理 」 的 技巧 。 也 就 是 ， 把 文件 用 「 檔案 」 來 分類 整理 。 如同 電腦 裡 的 文件 ， 會 用 資料夾 來 分類 。 紙本 文件 和 電腦 的 文件夾 一樣 ， 可以 收納 在 檔案夾 中 。 原本 分散 的 文件 ， 因為 內容 相關 ， 變成 一 個 檔案 之後 ， 有 以下 幾 個 好處 。 不會 有 遺失 一 張 文件 的 情形 發生 容易 在 大量 文件 中 尋找 、 取出所 需 便於 移動 保存 因此 用 檔案 來 整理 大量 資料 或 文件 ， 是 最 基本 的 整理 方式 。 確保 分成 三 區 就 定位 市面 上 賣 的 檔案夾 多 是 透明 的 文件夾 ， 不過 我 會 建議 ： 不管 哪 家 公司 皆 可 使用 牛皮紙 信封 的 「 袋裝 檔案 」 。 關於 這 一 點 ， 我們 將 在 第三 章 做 詳細 說明 。 現在 先 針對 桌子 四周 檔案 的 放置 位置 與 放置 方法 進行 思考 。 若 想 把 所有 的 文件 都 集中 在 同 一 個 地方 ， 有的 人 可能 會 需要 很 大 的 空間 ； 但是 桌子 四周 的 空間 卻 十分 有限 。 再 加上 文件 本身 也 可 分 「 經常 使用 」 、 「 偶爾 使用 」 與 「 很少 使用 」 。 若 能 依 此 分類 ， 把 文件 就 定位 ， 效果 較 高 。 1 經常 使用 的 文件 請 豎立 置於 桌 上 ， 用 書擋 支撐 。 因 工作 時常 會 使用 、 拿取 這些 文件 ， 最好 定位 在 最 容易 取得 的 位置 。 2 偶爾 使用 的 文件 假如 桌面 不 夠 大 ， 沒有 空間 放置 ， 請 將 偶爾 才 使用 的 文件 置於 下 層 抽屜 。 抽屜 裡 可 設 唯一 的 一 個 A4 檔案夾 。 與 放置 桌面 時 相同 ， 可 用 書擋 或 檔案盒 支撐 。 3 很少 使用 的 文件 至於 很少 使用 的 文件 ， 請 儘量 找離 桌子 遠 一點 的 地方 放置 。 量 大 的 時候 ， 可 考慮 放 在 櫃櫥 裡 或 倉庫 一角 。 反正 很少 使用 ， 不必 豎立 放置 ， 橫 放進 紙箱 亦 無所謂 。 若 無法 做到 ， 或者 量 很少 時 ， 則 可 放 在 下 層 抽屜 ， 用 隔板 區隔 收納 。 9 可以 丟 的 紙 與 不能 丟 的 紙 要 分開 「 一 開始 」 就 區別出 可以 丟棄 的 資料 和 文件 收進 檔案夾 裡 的 資料 或 文件 ， 收納 時 先 區別 ， 是 很 重要 的 一 環 。 例如 該 丟 的 就 要 丟 ； 不 要 的 東西 別 再 放進 檔案夾 。 為什麼 這麼 說 ？ 因為 一旦 收進 檔案夾 ， 哪怕 是 透明夾 ， 你 也 無法 看清楚 全部 內容 。 為 了 丟掉 不 要 的 文件 ， 必須 把 文件 從 檔案夾 中 一一 抽取出來 ， 這 將 是 一 個 大 工程 。 所以 ， 從 「 一 開始 」 就 區別 資料 和 文件 是 很 重要 的 。 其他 東西 可以 先 放進 資源 回收筒 ， 等 「 最後 」 再 丟棄 。 但 收納 文件 時 ， 必須 在 「 一 開始 」 就 把 不 要 的 東西 處理掉 ， 才 不會 收納 的 全 是 不 要 的 東西 。 可以 再 取得 的 東西 儘管 丟 所謂 丟棄 不 要 的 東西 ， 如果 是 像 電子 郵件 的 垃圾信 ， 你 當然 可以 毫不 遲疑 的 刪除 。 然而 ， 不 知 何時 可能 會 用到 的 資料 文件 ， 判斷 該不該 丟 ， 是 個 大 問題 。 最 基準 的 辨識 方法 是 ： 可以 再 取得 的 東西 儘管 丟 ， 不 要緊 。 可以 再 取得 的 資料 或 文件 包括 以下 幾 項 。 1 列印 電腦 裡 保存 的 資料 2 從 網路 下載 ， 列印 的 資料 3 有 人 一定 會 保存 的 東西 4 市面 上 有 賣 的 統計 資料 ， 再 買 就 有 雖然 再次 取得 要 時間 和 金錢 ， 但 與 保存 相比 ， 哪 一 種 的 好處 比較 多 ？ 也 可以 當成 判斷 基準 。 另外 ， 工作 中 的 檔案 和 文件 ， 儘管 電腦 裡 有 ， 還是 先 別 把 列印 的 文件 丟掉 比較 好 。 畢竟 隨手 拿 列印稿 與 開 電腦 查 資料 相比 ， 要 有 效率 多 了 。 利用 移動 檔案夾 時 ， 找 機會 丟 東西 至於 丟 東西 的 時機 ， 我 認為 從 「 經常 使用 」 移到 「 偶爾 使用 」 時 ， 是 最 好 的 時機 。 我們 可以 在 一 個 工作 結束 時 ， 把 桌 上 放 的 「 經常 使用 」 文件 ， 移到 下 層 抽屜 「 偶爾 使用 」 的 檔案夾 中 。 這時 把 夾 中 的 資料 文件 一一 取出 檢查 ， 依照 剛剛 說 的 基準 丟棄 。 也 可以 把 資料 和 文件 以 資源 回收筒 的 方式 處理 ， 檢查 是 不 是 工作 中 完全 不會 用到 的 資料 ， 趁機 丟掉 。 連 工作 中 都 很少 用 的 東西 ， 工作 結束 後 ， 使用 的 機會 更加 微乎其微 ， 可以 不必 擔心 日後 有 機會 用到 ， 大膽 丟棄 吧 。 10 各 種 「 增加 放置 場所 」 的 方法 往 上下 延伸 我們 剛剛 提到 豎直 擺放 、 丟棄 等 增加 擺放 空間 的 方法 ， 最後 再 來 介紹 幾 個 「 增加 放置 場所 」 的 大 絕招 。 為 了 增加 東西 擺放 的 空間 ， 有時 必須 架設 一些 比較 大 的 設備 。 不過 這 個 方法 雖說 技術 上 可行 ， 職場 環境 也 有 可能 不 允許 。 因此 這裡 介紹 的 方式 ， 儘管 技術 上 可行 ， 但 實際 職場 是否 能夠 執行 ， 就 請 自行 判斷 了 。 1 設置 桌 上架桌 上架 屬於 辦公室 用品 。 架子 下方 的 空間 可 放置 如 鍵盤 或 筆電 等 不 高 的 東西 。 有 了 桌 上架 ， 放置 東西 的 空間 將 會 劇 增 。 市面 有 販售 雙層架 ， 不過 會不會 因為 過 高 ， 在 辦公室 裡 惹 人 注目 ， 是