手寫 筆記 ， 提高 整理 資訊 的 效果 ， 以及 活化 腦子 。 我 十分 贊成 手寫 筆記 。 手寫 筆記 不但 有 加強 記憶 的 功效 ， 也 是 給 自己 的 訊息 。 只 是 現在 承載 資訊 的 載體 形式 萬千 ， 商業 文書 多半 由 電腦 打字 ， 上網 可以 下載 的 資訊 更 是 多 得 不勝枚舉 。 再 加上 以前 就 有 的 報紙 、 雜誌 、 書籍 、 宣傳單 等 ， 資訊 都 很 重要 。 想 把 這麼多 資訊 一元化 是 不可能 的 ， 而且 效率 也 不 高 。 因此 我 勸 各位 不要 拘泥 於 形式 ， 只要 有 價值 的 資訊 就 處理 起來 。 考慮 「 什麼 都 有 」 ， 可以 更 有 效率 的 收集 資訊 例如 以下 的 資訊 處理 方式 。 手寫 筆記 ， 謄寫 在 不同 的 筆記本 上 把 從 網站 下載 的 資料 列印出來 、 檔案化 剪下 報紙 、 雜誌 、 書籍 上 所 需要 的 資訊 ， 宣傳單 等 印刷品 可以 直接 收藏 或 列印 保存 不管 任何 形式 ， 只要 有 「 什麼 都 有 」 的 想法 ， 就 可以 更 有 效率 的 收集 資訊 。 當然 ， 資訊 的 形式 大小 迥異 時 ， 就 無法 像 紙本 那樣 排列 整齊 。 但 這 點 可 用 「 檔案化 」 來 解決 。 不過 ， 列印 、 下載 或 剪下 、 影印 的 資訊 ， 若 無法 掌握 內容 ， 歸檔 之後 就 只 是 「 數據 資訊 」 。 如 想 讓 這些 資訊 有益於 工作 或 生活 ， 必須 先 掌握 內容 ， 再 予以 歸檔 。 6 有利 後續 工作 的 筆記 方式 自己 的 「 標題 」 無法 掌握 內容 的 資訊 ， 即使 歸檔 ， 也 不會 成為 有用 的 情報 。 為了 避免 這 個 情況 發生 ， 請 掌握 內容 後 再行 歸檔 。 影印 的 記事 ， 先 圈出 重點 。 圈出 必 讀 部分 或 重點 後 ， 再 收入 檔案夾 ， 也 是 一 個 方法 。 我 自己 的 整理 方法 是 ： 把 所有 的 列印稿 與 影印稿 ， 都 先 加入 我 自己 的 「 標題 」 。 換言之 ， 文件 的 標題 與 記事 重點 ， 必須 和 自己 的 興趣 一致 。 例如 在 「 物價 持續 下跌 」 這 個 標題 裡 的 記事 ， 介紹 的 是 有 興趣 的 新興 行業 。 這時 ， 可 用 手寫 記下 與 筆記 相反 的 想法 ， 如 「 逆向 操作 通貨 的 新 行業 」 。 下 標題 時 ， 你 已 確定 了 解 內容 ， 以後 再 找 筆記 就 容易 了 。 所有 筆記 都 需要 哪 三 要素 ？ 包括 標題 ， 所有 筆記 都 有 三 個 要素 。 1 要 有 收集 的 年 月 日 （ 一定 要 有 年份 ） 2 為 了 便於 尋找 ， 要 下 標題 3 引用 報紙 、 雜誌 、 書籍 時 ， 要 標示出處 。 聽到 某人 的 話 ， 也 要 標示 說 者 的 名字 ， 或 文章 的 作者 名字 當 你 記 筆記 時 ， 請 在 一 開始 就 把 這 三 個 要素 寫 清楚 。 也就是說 ， 所有 資訊 都 要 有 這 三 要素 。 特別 是 第三 點 ， 記得 寫下 出處 。 這 點 對 你 以後 閱覽 所有 文章 記事 非常 有 幫助 ， 報告 時 若 標示出處 ， 也 能 增加 可信度 。 7 把 筆記 和 數據 「 檔案化 」 把 散亂 的 紙張 整理 歸檔 不管 剪下 、 列印 或 影印 的 東西 ， 若 想 筆記化 或 數據化 ， 最 現實 的 問題 就是 如何 整理 零散 的 、 大小 不一 的 紙張 。 如果 不 經過 轉化 ， 勢必 很 難 歸整 。 解決 問題 的 方法 是 「 檔案化 」 。 例如 使用 A4 大小 的 檔案夾 ， 大 至 A3 的 紙 可以 對折 收起 ； 小張 的 便條 紙 也 放 得 進去 。 與 形式 、 尺寸 無關 ， 只要 內容 可以 放進 筆記 或 數據 的 資訊 ， 都 可以 整理 保存 。 辦公室 用品商 雖 開發 了 許多 不同 形式 的 檔案夾 ， 我 卻 情有獨鍾 的 只 愛 用 牛皮紙 信封 — — 正確 的 說 ， 是 用 4K 公文 信封 （ 約 25 公分 × 33 公分 ） 裝 資訊 的 「 袋裝 檔案 」 。 「 袋裝 檔案 」 的 命名 者 亦即 前述 的 山根一真 先生 ， 不過 野口悠紀雄 先生 在 《 「 超 」 整理法 》 中 也 提到 用 4K 公文信 封裝 資料 ， 是 基本 的 整理法 。 有沒有 既 省錢 又 省 時間 的 歸檔 方法 ？ 袋裝 檔案 之所以 利用 者 甚多 ， 有 以下 幾 個 原因 。 幾乎 不用 花錢 準備 時間 不 多 哪怕 從來 沒 整理 過 檔案 的 人 ， 也 可以 用 公文 信封 來 歸整 文件 。 把 相關 文件 收進 使用 過 的 舊大 信封 中 ， 再 並排 於 桌面 或 放 在 抽屜 裡 。 用信 封裝 文件 還可以 延伸 收集 。 使用 過 的 公文 信封 不必 額外 花錢 ， 歸納到 你 的 整理 系統 後 ， 以後 也 不用 特別 準備 地方 擱置 。 8 用 「 袋裝 檔案 」 分類 只要 注意 袋子 和 標題 就 好 袋裝 檔案 一點 也 不 困難 。 只要 把 相關 資料 和 文件 都 裝進 舊 的 牛皮 紙袋 ， 封面 寫下 標題 就 好 。 不過 ， 其中 還是 有些 訣竅 。 1 必須 使用 4K 公文 信封 請 用 「 4K 公文 信封 」 。 4K 公文 信封 是 一般 辦公室 最 常 使用 的 尺寸 （ 約 25 公分 × 33 公分 ） ， 由於 約 A4 大小 ， 所以 A4 的 文件 、 影印 都 可以 放 得 進去 ， 整理 起來 很 輕鬆 。 雖說 請 使用 4K 公文 信封 ， 但 倒 不必 刻意 購買 新品 ， 《 「 超 」 整理法 》 中 介紹 的 「 再 利用 使用 過 的 舊 信封 」 ， 應該 比較 符合 需求 。 畢竟 使用 公司 的 新 信封 整理 資料 ， 會 有 成本 考量 的 問題 。 另外 ， 「 山根式 袋裝 檔案 」 中 ， 提到 把 封口 部分 剪掉 兩 公分 ， 但 這 主要 是 為了 要 符合 收納 櫥櫃 的 大小 。 如果 收納 位置 是 書架 ， 空間 較 大 ， 封口 不 剪 也 無所謂 。 特別 是 收納 在 桌 上 或 抽屜 下 層 時 ， 有 封口 比較 可以 防止 灰塵 進入 。 2 在 信封 的 右側 寫 標題 把 標題 統一 寫 在 信封 的 右側 ， 最 容易 辨識 ， 以後 要 找 時 也 容易 尋找 。 另外 除了 標題 ， 也 請 標示 收納 文件 的 年 月 日 ， 以便 日後 查詢 。 至於 寫 哪 個 標題 ， 我 認為 最初 浮現 腦海 的 那 個 最 好 。 寫 標題 時 直覺 的 把 標題 和 內容 做 連結 ， 日後 要 尋找 時 ， 直覺 浮現 腦海 的 標題 ， 最 便於 搜尋 。 哪 種 排列 方法 最 有 效率 ？ 為 了 便於 搜尋 、 找出 ， 請 注意