例如 ， 把 最近 剛 用 過 的 文件 放 在 最 前端 ， 檔案 依照 使用 前後 排列 ， 可 知 遠 端 放置 的 多 是 不 用 的 文件 檔案 ， 積存量 大 時 ， 就 可以 丟入 「 資源 回收筒 」 。 至於 「 很少 使用 的 文件 」 ， 不妨 放心 平放 堆積 在 紙箱 中 。 愈 是 近期 使用 的 文件 放 在 愈 上方 ， 這 也 是 一 種 時間 順序 排列 法 。 數據 資料 的 基本 收納法 是 裝入 信封袋 。 厚 的 資料用 專門 的 信封 收納 ， 特別 是 各 種 場合 使用 的 統計 數字 ， 裝入 獨立 袋子 較 易 搜尋 。 9 電腦 裡 的 資料 也 要 整理 不 列印出來 的 整理法 由於 現代 商務 文書 多 用 電腦 處理 ， 很多 人 把 筆記 放 在 電腦 中 ， 再 加上 資料 和 數據 多 可 從 網路 下載 ， 十分 方便 。 站 在 環保 的 角度 來 說 ， 把 電腦 裡 的 資料 一一 列印出來 ， 收進 紙袋 ， 未免 浪費 資源 ， 且 列印 整理 也 花 時間 。 既然 資料 原本 就 在 電腦 裡面 ， 不如 直接 在 電腦 整理 較 好 。 我們 以 現在 大多數 公司 常用 的 軟體 Windows XP 為 例 ， 如果 你 使用 其他 軟體 亦 可 類比 轉換 。 由於 最近 生產 的 電腦 搜尋 功能 很 強 ， 只要 你 沒 刪除 該 資料 ， 很少 會 找 不 到 。 執行 「 搜尋 」 ↓ 「 所有 文件 與 資料夾 」 ↓ 「 一 部分 或 全部 的 檔案 名稱 」 ╲ 「 標示 該 文件 的 單字 或 片語 」 只要 你 依照 這 個 順序 ， 很 難 找 不 到 需要 的 文件 。 因此 把 資料 存進 電腦 後 加以 整理 ， 不但 使用 起來 方便 ， 也 較 易 複製 備用 。 袋裝 檔案 和 電腦 資料夾 的 共通點 一般 為 了 便於 整理 ， 最 基本 的 方式 是 「 歸檔 」 。 以 紙本 資料 來 說 ， 歸檔 就 是 把 文件 分門別類 的 裝進 公文 紙袋 。 這 個 概念 大家 都 清楚 ， 也 易於 執行 。 電腦 的 資料夾 就 像 公文 紙袋 ， 但是 在 「 我 的 電腦 」 裡 的 資料夾 ， 還可以 再 加新 的 資料夾 。 文件 歸整 後 可 從 「 檔案 總管 」 的 「 資料夾 」 一覽無遺 ， 十分 方便 。 如 圖 所 示 ， 從 檔案 總管 裡 看到 的 所有 檔案 皆 可 移動 或 複製 。 如此 ， 經過 整理 的 文件 都 可以 很 方便 的 複製 備用 。 把 袋裝 檔案 與 電腦 裡 的 資料夾 連結 哪怕 是 關閉 了 與 工作 無關 的 資料夾 ， 還是 可以 整理 筆記 與 數據 資訊 ， 只是 需要 注意 與 紙本袋裝 檔案 之間 的 連結 。 若 袋裝 文件 與 電腦 裡 的 資料夾 內容 相同 時 ， 一定 要 取 相同 的 標題 名稱 。 當 你 想 檢查 某 個 筆記 和 數據 等 資訊 時 ， 可以 同時 查閱 袋裝 檔案 與 電腦 的 資料夾 。 如果 文件 檔案 數量 過多 ， 使 版面 很 難 閱讀 ， 可以 把 「 筆記 與 數據 」 這 一 欄 另 設 新 名稱 。 也 可以 只 留 工作 常用 的 文件 ， 把 保存 用 的 筆記 和 數據檔 移至 新 的 資料夾 ， 做為 附檔 保存 。 10 也 可 整理 電腦 的 「 使用 方式 」 經常 使用 的 文件 與 偶爾 使用 的 文件 有 不同 的 打開法 東西 和 資料 「 怎麼 使用 」 ， 比 怎麼 收納 更 重要 。 電腦 的 檔案 也 一樣 ， 應該 依照 「 使用 方式 」 整理 。 換句話說 ， 就 是 思考 怎麼 歸類 ， 把 檔案 分成 「 經常 使用 」 、 「 偶爾 使用 」 、 「 很少 使用 」 。 其實 以 Windows 的 功能 來 操作 ， 意外 的 簡單 。 首先 ， 經常 使用 的 檔案 如 附圖 上方 所 示 ， 在 選單 即已 標示 「 我 最近 的 文件 」 ， 打開 便 可 看到 ， 非常 方便 。 Windows XP 可以 容納 十五 個 檔案 ， 經常 使用 的 文件 可以 在 這裡 開啟 。 用 滑鼠 輕點 頁面 ， 再 從 顯示出 的 選單 點擊 你 要 的 檔案 ， 操作 非常 簡單 。 另外 ， 偶爾 使用 的 資料夾 可以 在 桌面 設定 捷徑 ， 只要 按 兩 下 便 可 打開 。 文件 打好 後 ， 在 偶爾 使用 的 資料夾 上 按 右鍵 ， 點選 「 傳送到 」 ↓ 「 桌面 當作 捷徑 」 ， 桌面 即可 出現 該 資料夾 。 不過 ， 電腦 的 桌面 將 因此 出現 很多 資料夾 。 倘使 資料夾 太多 ， 請 將 偶爾 使用 的 資料夾 ， 統整為 一 個 檔案 。 在 桌面 空白 處 按 右鍵 ， 出現 選單 ： 「 排列 圖示 依 」 ↓ 「 執行 桌面 清除 精靈 」 ↓ 「 下 一 步 」 ↓ 勾選 要 整理 在一起 的 捷徑 ↓ 「 下 一 步 」 ↓ 出現 「 正在 完成 桌面 清除 精靈 」 字樣 ， 按 「 完成 」 這樣 就算 歸檔 了 。 檔案 名稱 雖然 是 「 未 使用 的 桌面 捷徑 」 ， 但 按 兩 下 打開 後 ， 裡面 跟 一般 的 資料夾 相同 ， 再 按 兩 下 就 可以 打開 資料夾 。 假如 有 人 不 喜歡 命名為 「 未 使用 」 ， 亦 可 換 其他 名稱 。 在 資料夾 上 按 右鍵 ， 依據 選單 所 示 選擇 「 重新 命名 」 ， 把 檔名 圈住 ， 再 鍵入 「 偶爾 使用 的 檔案 」 ， 按 enter鍵 ， 即可 變更 資料夾 名稱 。 最後 ， 幾乎 不 使用 的 檔案 打開 方式 與 前 相同 ， 點 檔案 後 按 兩 下 即可 打開 。 經常 使用 的 軟體 可 設定成 「 快速鍵 」 除了 檔案 ， 應用 軟體 也 可 分 「 經常 使用 」 、 「 偶爾 使用 」 、 「 很少 使用 」 ， 有 不同 的 啟動法 。 經常 使用 的 軟體 可以 依 圖示 的 方式 設定 ， 按鍵 即可 啟動 。 請 按 前 頁 所 示 設定 ， 按照 相同 步驟 在 桌面 設 捷徑檔 ， 只要 點擊 該 檔案 ， 即可 啟動 。 偶爾 使用 的 軟體 請 按 指示 按鍵 啟動 ， 非常 簡單 。 至於 很少 使用 的 軟體 ， 一般 的 啟動 方式 是 按 開始鍵 ， 找到 「 所有 程式 」 ↓ 點選 軟體 檔名 ， 即可 啟動 。 以上 是 我 個人 整理 電腦 的 方法 。 第四 章 我 將 討論 時間 、 工作 ＝ 行動 整理 。 1 有效 「 分段 」 整理 時間 與 行動 考慮 工作 目的 ， 決定 工作 流程 怎麼 運用 時間 、 以 何 種 行動 來 完成 工作 — — 這 就 是 我 提出 的 「 分段 」 構想 。 簡單 的 說 ， 就是 考慮 工作 的 流程 。 例如 ， 企畫 會議 要 提出 企畫書 時 ， 原本 只要 設計 「 前 幾 天 完成 的 企畫書 」 ↓ 「 當日 會議 提出 」 就 可以 了 。 可是 ，