加上 「 準備 投影片 （ ？ ） 」 等 註記 … … 。 這樣 寫 的 時候 很 自由 ， 湧出 的 新 點子 也 可 隨時 附註 在 旁邊 。 這 是 用 紙 書寫 的 好處 。 活用 分段 的 好處 尚 不止 如此 。 3 記事本 的話 ， 可 隨時 改變 段落 隨身 攜帶 的 好處 多多 。 比如 會議 前 兩 天 要 外出 拜訪 客戶 ， 突然 想到 「 不 習慣 用 投影機 簡報 」 ， 而 心生不安 ， 因此 加上 「 排練 」 的 註記 。 檢查 需要 執行表 （ To Do List ） 與 預定表 ， 只要 有 時間 馬上 就 可 確認 安排 。 配合 需要 、 改變 分段 是 很 重要 的 ， 而 紙本 書寫 則 是 妥善 分段 不可或缺 的 方法 。 4 行事曆 以 「 線 」 狀 圖 呈現 ， 才 不會 有 破綻用 線狀圖 來 寫 ， 時間 「 看 得 見 」 記事本 上 的 行事曆 ， 是 整理 時間 時 不可或缺 的 工具 。 只不過 ， 如果 使用 方法 錯誤 ， 會 使 行事曆 變成 單純 的 「 備忘錄 」 — — 為了 避免 遺忘 預定 行程 而 做 的 註記 。 請 積極 活用 行事曆 ， 當做 有效 利用 時間 整理 的 祕訣 。 重點 之 一 是 讓 行事曆 以 線狀圖 呈現 。 例如 「 14：00 拜訪 ○○ 公司 」 ， 只是 以 「 點 」 的 方式 記錄 ， 完全 看 不 出 前後 時間 距離 有 餘裕 或者 太 趕 。 但 如 改成 圖示 的 線狀圖 ， 對於 時間 上 究竟 是 有 餘裕 或 太 趕 ， 均 可 一目瞭然 。 不 用 點 而 以 線 的 方式 呈現 ， 宛如 時間 經過 ， 可以 「 看 得 見 」 。 訪問 或 會議 以外 的 工作 也 要 列入 行事曆 線狀 行事曆 不 只 是 限用 於 訪問 或 會議 。 1 移動 或 準備 的 時間 需 填入 行事曆 例如 拜訪 客戶 必須 前後 移動 時間 的話 ， 用線 表現出來 （ 不 一樣 的 線條 ） ， 將 更 能 掌握 正確 的 時間 。 如此 可 避免 約會 遲到 ， 或 後面 的 行程 排 得 太 緊 。 同時 ， 會議 前 如 需 準備 影印 資料 ， 也 可 排入 進度 ， 才 不會 事 到 臨頭 手忙腳亂 。 2 記錄 重要 工作 的 時間 一般 行事曆 只 會 列入 會議 、 會談 或 必須 與 別人 共同 完成 的 事 。 但 我 建議 行事曆 不必 如此 拘泥 ， 也 可 列入 只 能 靠 自己 執行 的 工作 — — 例如 完成 企畫案 等 ， 無法 委外 的 工作 。 也 就 是 「 一 人 做 事 一 人 擔 」 ， 確實 執行 想要 完成 的 工作 。 訂下 時程 開始 執行 後 ， 之後 如 有 不 重要 的 約會 ， 可以 用 「 行程 已 滿 」 來 推辭 。 整理好 行事曆 之後 ， 哪怕 遇到 緊急 的 工作 — — 例如 「 必須 排練 」 ， 也 可以 馬上 判斷 何時 有空 ， 以及 可以 花費 多少 時間 。 設計 行事曆 也 要 有 「 餘裕 」 不過 ， 行事曆 上 就算 有 空檔 ， 也 不必 急 著 填滿 。 因為 會議 或 拜訪 的 時間 ， 有 可能 會 拖延 ， 後面 馬上 就 接著 有 其他 工作 ， 反而 不妥 。 為了 不 讓 行事曆 出現 破綻 ， 波及 之後 的 行程 ， 我 建議 把 工作 時程 控制 在 60％ ～ 70％ 滿 ， 以免 臨時 出 什麼 緊急 狀況 ， 卻 排 不 進 你 的 行事曆 。 如同 整理 東西 時 要 有 「 餘裕 」 ， 餘裕 對 時間 整理 也 很 重要 。 整理 的 要訣 其實 每 種 狀況 都 通用 。 5 把 時間 分 「 單位 」 整理 較 容易 九十 分鐘 為 一 單位 ， 我們 能 做 些 什麼 事 有 大學 教授 提出 ， 以 九十 分鐘 為 一 個 單位 來 切割 時間 。 據說 因為 人 的 注意力 集中 以 九十 分鐘 為限 ， 所以 一 堂 課 的 時間 最好 不 超過 九十 分鐘 。 大學 教授 的 「 單位 」 說 ， 對 時間 整理 也 很 有 幫助 。 首先 要 考慮 九十 分鐘 對 我們 來 說 ， 可以 做 哪些 事 。 例如 ： 包括 移動 或 準備 的 時間 ， 可以 舉行 一 場 會議 準備 簡單 的 資料 ， 或 完成 一 份 複雜 的 估價單 另一方面 ， 考慮 上班族 一 天 的 工作 時間 ， 早上 約 兩 個 單位 ， 下午 約 三 個 單位 。 所以 倘使 一 天 有 一 次 會議 ， 拜訪 一 位 客戶 的話 ， 剩餘 時間 大概 只 夠 整理 一 份 資料 ， 處理 兩 份 複雜 的 估價單 了 。 從 長期 的 工作量 來 看 ， 倘使 已 知 一 個 月 內 必須 拜訪 數百 家 客戶 ， 就 該 先 計算 需要 花費 的 單位 ， 並 列入 行事曆 。 接下來 則 是 看 一 個 單位 能 處理 幾 個 案子 ， 預估 何時 可以 做完 。 集中 工作 創造 時間 要 注意 早上 兩 個 單位 ， 下午 三 個 單位 。 例如 ， 拜訪 遠方 客戶 需要 兩 個 單位 （ 三 小時 ） 。 倘使 安排 在 下午 正中央 的 時間 進行 ， 外出 前 和 回 公司 後 各 只 剩下 半 個 單位 ， 這些 時間 單位 太 零碎 ， 會 使 工作 的 效率 變 差 。 應 盡可能 把 拜訪 時間 安排 在 上午 ， 或 剛 吃完 午飯 、 快 下班 時 ， 把 剩餘 的 時間 集中起來 。 把 時間 分成 單位 來 思考 ， 對 時間 整理 很 有 幫助 。 6 找出 工作 的 「 優先 順序 」 很 重要 __UNDEF__ 優先 順序 依 「 重要度 」 與 「 緊急度 」 來 判斷 不管 怎樣 有效 的 運用 時間 ， 工作 還是 永遠 做 不 完 。 時間 永遠 不 夠 用 ， 這 就 是 上班族 的 宿命 。 大概 沒有 人 能 在 有限 的 時間 內 ， 把 所有 工作 通通 做完 吧 ？ 因此 ， 找出 工作 的 優先 順序 ， 是 提高 工作 效率 的 法寶 。 把 比較 不 重要 的 工作 擺在 後面 ， 或者 乾脆 放棄 ， 都 是 不得已 的 做法 。 優先 順序 是 依 「 重要度 」 與 「 緊急度 」 來 判斷 的 ， 以下 的 順序 為 基本 判斷 。 重要度 高 、 緊急度 也 高 的 工作 　　　　　　 ← 重要度 低 、 緊急度 也 低 的 工作 重要度 高 的 工作 需 確實 執行 任何 人 都 知道 這 個 基本 道理 ， 問題 是 我們 通常 會 優先 處理 緊急度 高 的 事 。 例如 ， 你 的 工作 有 這 個 月 要 做出 促銷 企畫 ， 與 今天 要 把 商品 樣本 送給 新 客戶 時 ， 一般人 會 想 「 促銷 企畫 明天 再 做 也 可以 」 ， 當然 是 把 商品 樣本 送給 新 客戶 ， 要 優先 處理 。 結果 每 天 都 有 類似 的 緊急 案子 發生 ， 使得 促銷 企畫 一 拖 再 拖 ， 到 了 月底 才 匆匆 著手 ， 不但