。 又 或者 上班 時 ， 你 的 工作 小組 想 在 星期六 上午 安排 一 個 簡報 會議 ， 但是 你 因 家庭 行事曆 放 在 家 裡 ， 所以 會議 被 排入 了 行程 。 等 回到 家 ， 你 才 發現 那 個 週末 兒子 有 一 場 足球 聯賽 。 所以 ， 把 生活 所有 的 行事曆 都 收 在 同 一 個 系統 ， 隨身 攜帶 比較 好 。 此外 ， 你 可以 寫上 你 的 聯絡 資料 並 註明 「 拾獲 者 有 獎賞 」 的 字樣 ， 以防 不 小心 遺失 了 。 沒有 雜物 （ Garbage-Free ） ： 不論 是 萬用 手冊 、 資料夾 或 筆記本 ， 都 應該 可以 拿起來 甩 一 甩 而 不會 有 任何 紙張 掉下來 。 你 的 時間 管理 系統 可 不 是 一 個 公事包 ， 敏感 的 數據 應該 放入 工作 備忘 夾 中 （ 詳細 內容 請見 第3 章 ） 。 萬用 手冊 內頁 雖然 有 「 財務 管理 」 一 項 ， 但 你 不須 強迫 自己 使用 它 的 格式 （ 我 就 使用 Quick Books Pro 商務 財務 軟體 ） 。 如果 你 的 個人 生涯 規劃 是 存在 電腦 的 Word 檔 中 ， 那 萬用 手冊 內 的 「 目標 」 項目 就 不必 再 寫 一 遍 。 換句話說 ， 時間 管理 系統 可以 依 個人 需求 ， 做 個人化 及 適當 的 修改 。 假如 你 想 用 萬用 手冊 ， 那 該 選 哪 一 種 呢 ？ （ 書本式 與 電子式 萬用 手冊 的 比較 ， 請 見 第8 章 第78 招 ） 這些 年 來 我 用 過 許多 不同 牌子 的 萬用 手冊 ， 這些 萬用 手冊 各 有 優點 ， 可以 各 取 所 需 。 我 比較 喜歡 法蘭克林柯維 （ Franklin Covey ） ， 因為 手冊 內 的 表格 和 可以 靈活 運用 的 特性 。 在 決定 使用 哪 一 種 萬用 手冊 之前 ， 不妨 先 參考 你 同事 所 使用 的 品牌 、 他們 使用 的 方法 及 使用 後 的 感覺 。 時間 管理 系統 的 主要 內容 行事曆 。 市面 上 有 很多 行事曆 ， 每 種 行事曆 都 針對 不同 需求 而 設計 。 如果 你 每 天 的 行程 只 有 一兩 個 約會 或 會議 ， 那 每 月 一 頁 的 行事曆 就 能 滿足 你 的 需求 ； 如果 你 的 會議 很多 又 必須 記錄 ， 那 每 週一 頁 的 行事曆 可以 提供 比較 大 的 載錄 資料 空間 。 如果 每 月 一 頁 的 行事曆 格子 太 小 ， 那 就 用 每 週一 頁 的 行事曆 。 一 天 一 頁 或 一 天 兩 頁 的 行事曆 的 優點 ， 是 可以 把 一 整 天 的 約會 、 每日 預計 完工表 、 會議 大綱 等 都 收錄 在 同 一 個 地方 。 或者 ， 你 也 可以 自行 設計 個人 專用 的 行事曆 ， 用 文書 處理 軟體 製作 一 個 空白 表格 ， 多 拷貝 幾 份 ， 再 填上 日期 和 月份 ， 打 三 個 孔 ， 裝入 三孔夾 裡 。 你 也 可以 用 微軟 Outlook 這 種 電子式 行事曆 ， 不必 拷貝 ， 只要 按 一下 滑鼠 ， 就 可以 顯示 每 月 、 每 週 和 每 天 的 約會 狀況 。 預計 完工表 。 用來 記錄 需要 採取 行動 的 工作 項目 。 建議 你 使用 兩 種 不同 的 預計 完工表 ︰ 每日 預計 完工表 和 工作 總表 。 每日 預計 完工表 是 你 每 天 早上 進 辦公室 後 第一 個 要 看 的 東西 ， 也 是 你 離開 辦公室 前 最後 要 看 的 東西 ； 它 可以 幫助 你 集中 工作 焦點 。 至於 工作 總表 的 內容 則 會 常常 更動 ， 目的 是 用來 記錄 未來 想 做 、 但 還 沒 放入 每日 預計 完工表 中 的 預定 工作 。 使用 預計 完工表 的 好處 是 先 把 要 做 的 事 記錄下來 ， 以免 忘記 。 舉例 來 說 ， 如果 你 想 去 超市 買 點 東西 ， 可以 先 列 一 張 清單 ， 到 了 超市 採 買完 就 走人 。 如果 不 列 清單 ， 你 就 得 在 超市 裡 繞來繞去 ， 瀏覽 所有 的 商品 ， 然後 希望 你 的 眼睛 正好 落在 某 種 商品 上 ， 好 喚起 你 的 記憶 。 如果 在 購物 前 半 小時 就 先 列好 購物 清單 ， 你 就 可以 把 時間 拿來 做 更 重要 的 事 。 標籤 A 到 Z 。 可以 用來 記錄 地址 和 聯絡人 資料 。 如果 你 是 用 電腦 軟體 或 電子 郵件 管理 軟體 來 記錄 姓名 和 電話 ， 那 不妨 利用 PDA 做 資料 同步 傳輸 ， 這樣 就 可以 隨時 檢索 你 需要 的 資料 。 我 自己 會 利用 A 到 Z 標籤 來 追蹤 通訊 資料 和 各 種 表單 。 如果 你 是 用 萬用 手冊 ， 那 可以 買 一些 同樣 大小 的 橫格紙 ， 把 經常 往來 的 人名 寫 在 最 上面 ， 例如 ： 部屬 、 客戶 、 上司 、 父母 等 。 當 你 想要 和 某人 討論 某 事 、 卻 又 沒有 時間 立即 處理 時 ， 只要 把 重點 寫 在 紙 上 ， 再 把 紙條 放入 手冊 內 相 對應 的 人名 所在 的 位置 。 等 你 累積 好幾 張 未 處理 的 名單 ， 再 一併 打電話 ， 跟 對方 約 時間 談 一 談 。 專案 。 每 一 個 大型 專案 的 資料 都 要 獨立 建檔 。 專案 可以 是 業務 專案 、 家庭 專案 或 私人 專案 ， 像 開發 新 業務 發表會 、 協調 部門 聚餐 、 重新 裝潢 浴室 等 。 利用 數字 標籤 追蹤 每 一 個 專案 的 最 新 進度 、 完工 日期 或 重要 資訊 。 任何 與 這 個 專案 有關 的 書面 文件 ， 都 要 保存 在 一 個 獨立 的 檔案 裡 。 個人 資料 。 我 的 萬用 手冊 中 收錄 的 資料 如下 ： 駕駛 執照 號碼 、 孩子 的 社會 安全證 號碼 、 想 讀 的 書目 清單 、 演講 內容 中 的 小 故事 和 想法 、 空白 表格 、 打電話 給 客戶 用 的 時區圖 、 生日 和 週年 紀念日 、 保單 號碼 和 其他 個人 資料 。 第 8 __UNDEF__ 招 ： 制定 當天 的 工作 項目表 ， 並 排定 優先 順序 。 我 該 先 做 什麼 ？ 會 讀 這 本 書 的 讀者 ， 本身 就 是 個 相當 優秀 的 時間 管理人 （ 績效 高 的 人 通常 會 買 像 這樣 的 書 ， 因為 他們 想要 好 再 更 好 ） 。 你 完成 很多 事 、 效率 很 高 ， 也 知道 該 怎麼 製作 各 種 工作 表格 並 查核 。 既然 你 這麼 賣力 工作 ， 又 深諳 提高 工作 效能 的 方法 ， 那 為什麼 會 覺得 自己 像 陀螺 一樣 轉 個 不停 呢 ？ 既然 該 講 的 都 講 了 ， 該 做 的 也 都 做 了 ， 但 一 個 星期 過 了 … 一 個 月 過 了 … 一 年