凡是 一 年 內 未 用 過 的 東西 ， 我 會 把 它們 全部 捐給 慈善 機構 。 __UNDEF__ 所以 ， 組織 能力 既 不 完全 靠 天生 ， 也 不 是 靠 後天 環境 ； 它 其實 是 靠 學習 而 來 。 組織 能力 是 可以 經由 學習 而 得到 的 技能 ， 就 像 騎 腳踏車 一樣 。 我 相信 經由 適度 的 訓練 ， 任何 人 都 可以 變 得 很 有 組織力 。 有 組織力 的 好處 __UNDEF__ 一九八八年 我 第一 次 修 「 時間 管理 ／ 組織 」 課程 ， 我 好 興奮 能 學到 這麼多 東西 。 我 的 工作 效能 從此 大幅 改善 ， 我 也 因此 把 個人 的 職業 生涯 轉到 工作 效能 這 個 學科 的 研究 上 ， 我 想 改變 別人 ， 因為 我 希望 別人 能 跟 我 一樣 學會 改變 。 透過 組織力 ， 我 變 得 ： ◆ 不再 凌亂 。 ◆ 更 靈活 、 更 有 創造力 。 ◆ 高 生產力 。 ◆ 壓力 水平 降低 。 ◆ 金錢 、 時間 和 整體 資源 的 支出 降低 。 有 組織力 讓 你 更 能 掌控 你 的 生活 和 時間 。 擺脫 雜亂無章 代表 效率 ， 代表 天天 更 有 工作 效能 ， 更 代表 壓力 降低 。 做 一 個 井然有序 的 人 ， 是 你 找到 時間 和 自制力 以 達成 更多 想望 的 關鍵 。 相信 我 ， 你 一定 可以 把 雜亂無章 連根 拔除 ， 讓 你 的 生活 遠離 凌亂 。 第 22 __UNDEF__ 招 ： 保持 辦公 桌面 整潔 。 整潔 桌面 傳達 什麼 訊息 ？ 備忘錄 、 報告 、 匯票 、 帳單 、 雜誌 、 信件 、 五花八門 的 文件 等 如 雪花 片片 飛來 ， 如果 你 快 受不了 ， 不 知道 究竟 該 把 它們 放 在 哪裡 ， 那 你 並 不 是 唯一 的 受苦 者 。 有 些 沒有 組織力 的 人 為了 合理化 自己 的 亂無章法 ， 會 弄得 好像 是 故意 的 。 他們 會 這麼 說 ： 「 我 的 組織法 很 完美 啊 ， 我 只要 順其自然 就 好 ， 如果 某 一 件 事 真的 很 重要 ， 那 自然 會 有 人 告訴 我 。 」 另外 也 有 些 人 告訴 我 ， 他們 只 能 雜亂無章 ， 因為 別 無 選擇 。 有 一 個 女生 就 自我 辯護 似地 說 ： 「 其實 我 很 有 創意 。 你 知道 嘛 ， 有 創意 的 人 天生 就 是 一 團 混亂 。 」 我 不 認同 這 種 說法 。 我 認識 很多 用 右腦 思考 、 很 有 創意 的 人 ， 他們 的 組織力 很 強 ， 只 是 他們 用 不 一樣 的 方法 。 你 不必 說 自己 有 創意 但 一 團 混亂 ， 你 只要 動機 夠 而且 願意 學習 就 可以 了 。 一 個 井然有序 的 辦公室 可以 ︰ 節省 時間 。 根據 我 的 經驗 ， 一般 的 專業 人士 每 天 花 在 找 東西 的 時間 至少 三十 分鐘 ， 為了 彌補 浪費掉 的 時間 ， 很多 人 必須 延長 時間 工作 。 __UNDEF__ 可以 專心 工作 。 當 你 被 雜亂 包圍 時 ， 很 難 專心 做 手 邊 的 工作 。 很多 人 的 桌 上 一 擺 就 是 一 、 兩 個 星期 的 工作量 ， 一 副 好像 他們 今天 沒 事 可 做 似的 。 別人 可以 在 你 辦公桌 上 拿取 必要 東西 。 你 的 同事 可能 會 在 你 度假 或 請 病假 時 ， 去 你 的 辦公桌 上 取 東西 ， 如果 他們 找 不 到 ， 說不定 會 影響 工作 的 進行 。 降低 你 的 壓力 。 辦公室 凌亂 的 人 都 會 覺得 憂慮 、 壓力 大 而且 有 挫折感 。 環境 會 直接 影響 你 的 心情 、 態度 和 感受 。 從不 重要 中 過濾出 重要 的 。 如果 不用 方法 ， 那 你 面對 的 就 只 是 一 大 堆 多餘 而 無用 的 資料 。 通常 桌 上 那麼多 資料 中 ， 真正 用 得 到 的 ， 其實 只 有 一 小 部分 而已 。 一 張 井然有序 的 辦公桌 ， 傳達出 一 個 很 重要 的 訊息 ： 我 一切 都 搞定 了 。 用 心 想 一下 你 的 辦公桌 ， 聽 它 在 跟 你 「 說 」 什麼 ？ 說 你 被 工作 壓垮 了 ？ 說 你 雜亂無章 ， 所以 不 是 很 有 能力 ？ 說 你 顯然 決策 能力 有 問題 ， 所以 做 什麼 事 都 舉棋不定 ？ 下 次 有 人 從 你 那 張 亂七八糟 的 辦公桌 旁 走過 ， 還 開玩笑 說 你 怎麼 這麼 亂 時 ， 你 也許 該 留意 了 吧 。 不管 你 的 藉口 是 什麼 ， 辦公桌 已經 表明 一切 。 一 張 井然有序 的 辦公桌 傳達出 的 訊息 是 ： 你 很 專業 、 能幹 、 果斷 、 效率 高 ， 而且 管理 得宜 。 第 23 __UNDEF__ 招 ： 善用 工作 備忘夾 ， 辦事 得心應手 。 親愛的 ， 你 把 機票 放 哪兒 ？ 你 曾經 把 一 張 資料 歸檔 後 ， 卻 因為 收 得 太 好 ， 連 你 自己 都 找 不 到 了 嗎 ？ 也許 你 會 解釋 說 ： 「 我 只是 想 把 它 收 在 一 個 安全 的 地方 。 」 很多 人 不 確定 該 把 重要 文件 放 哪兒 才 好 。 如果 你 拿起 一 份 資料 ， 對 自己 說 ： 「 這 件 事 我 必須 去 處理 ， 不過 兩 個 星期 後 再 辦 也 來得及 。 」 若是 這樣 ， 你 應該 不會 想 把 這 份 資料 歸檔 吧 ， 如果 把 它 歸檔 ， 那 你 一定 會 忘記 做 。 因為 看 不 到 ， 就 記 不 得 了 。 你 會 把 兩 個 星期 後 的 會議 議程 收 在 哪裡 ？ 你 會 把 三 個 星期 後 要 付款 的 帳單 放 在 哪裡 ， 到時 才 會 記得 付款 ？ 你 會 把 機票 擺在 哪裡 ， 才 不會 弄丟 ？ 你 會 把 生日卡 放 在 哪裡 ， 才 會 記得 寄出去 ？ 如果 你 跟 一般人 一樣 ， 那 你 就 會 把 這些 東西 放 在 桌 上 。 因為 這樣 你 才 看 得 到 ！ 可是 桌 上 一 堆 東西 很 快 就 長高 ， 不久 ， 帳單 、 機票 、 生日 卡片 都 被 遮住 了 。 善用 工作 備忘 夾 首先 ， 我 要 告訴 你 待 辦 資料 不可以 歸入 永久 檔案 裡 ， 因為 你 一定 會 忘 了 去 辦 。 待 辦 資料 不可以 放進 摺疊式 文件盒 裡 ， 因為 看 不 到 ， 就 會 忘記 。 待 辦 資料 不可以 放 在 隨身 攜帶 的 萬用 記事本 裡 兩 個 月 ， 不然 你 的 記事 本 會 塞滿 一 大 堆 紙 ， 最後 太 重 了 沒法 攜帶 。 待 辦 資料 不可以 釘 在 布告欄 上 ， 因為 久 了 你 就 視而不見 ， 最後 完全 忘記 它 的 存在 。 __UNDEF__ 你 需要 一 套 制度 來 提醒