夠 而且 願意 學習 就 可以 了 。 一 個 井然有序 的 辦公室 可以 ︰ 節省 時間 。 根據 我 的 經驗 ， 一般 的 專業 人士 每 天 花 在 找 東西 的 時間 至少 三十 分鐘 ， 為了 彌補 浪費掉 的 時間 ， 很多 人 必須 延長 時間 工作 。 __UNDEF__ 可以 專心 工作 。 當 你 被 雜亂 包圍 時 ， 很 難 專心 做 手 邊 的 工作 。 很多 人 的 桌 上 一 擺 就 是 一 、 兩 個 星期 的 工作量 ， 一 副 好像 他們 今天 沒 事 可 做 似的 。 別人 可以 在 你 辦公桌 上 拿取 必要 東西 。 你 的 同事 可能 會 在 你 度假 或 請 病假 時 ， 去 你 的 辦公桌 上 取 東西 ， 如果 他們 找 不 到 ， 說不定 會 影響 工作 的 進行 。 降低 你 的 壓力 。 辦公室 凌亂 的 人 都 會 覺得 憂慮 、 壓力 大 而且 有 挫折感 。 環境 會 直接 影響 你 的 心情 、 態度 和 感受 。 從不 重要 中 過濾出 重要 的 。 如果 不用 方法 ， 那 你 面對 的 就 只 是 一 大 堆 多餘 而 無用 的 資料 。 通常 桌 上 那麼多 資料 中 ， 真正 用 得 到 的 ， 其實 只 有 一 小 部分 而已 。 一 張 井然有序 的 辦公桌 ， 傳達出 一 個 很 重要 的 訊息 ： 我 一切 都 搞定 了 。 用 心 想 一下 你 的 辦公桌 ， 聽 它 在 跟 你 「 說 」 什麼 ？ 說 你 被 工作 壓垮 了 ？ 說 你 雜亂無章 ， 所以 不 是 很 有 能力 ？ 說 你 顯然 決策 能力 有 問題 ， 所以 做 什麼 事 都 舉棋不定 ？ 下 次 有 人 從 你 那 張 亂七八糟 的 辦公桌 旁 走過 ， 還 開玩笑 說 你 怎麼 這麼 亂 時 ， 你 也許 該 留意 了 吧 。 不管 你 的 藉口 是 什麼 ， 辦公桌 已經 表明 一切 。 一 張 井然有序 的 辦公桌 傳達出 的 訊息 是 ： 你 很 專業 、 能幹 、 果斷 、 效率 高 ， 而且 管理 得宜 。 第 23 __UNDEF__ 招 ： 善用 工作 備忘夾 ， 辦事 得心應手 。 親愛的 ， 你 把 機票 放 哪兒 ？ 你 曾經 把 一 張 資料 歸檔 後 ， 卻 因為 收 得 太 好 ， 連 你 自己 都 找 不 到 了 嗎 ？ 也許 你 會 解釋 說 ： 「 我 只是 想 把 它 收 在 一 個 安全 的 地方 。 」 很多 人 不 確定 該 把 重要 文件 放 哪兒 才 好 。 如果 你 拿起 一 份 資料 ， 對 自己 說 ： 「 這 件 事 我 必須 去 處理 ， 不過 兩 個 星期 後 再 辦 也 來得及 。 」 若是 這樣 ， 你 應該 不會 想 把 這 份 資料 歸檔 吧 ， 如果 把 它 歸檔 ， 那 你 一定 會 忘記 做 。 因為 看 不 到 ， 就 記 不 得 了 。 你 會 把 兩 個 星期 後 的 會議 議程 收 在 哪裡 ？ 你 會 把 三 個 星期 後 要 付款 的 帳單 放 在 哪裡 ， 到時 才 會 記得 付款 ？ 你 會 把 機票 擺在 哪裡 ， 才 不會 弄丟 ？ 你 會 把 生日卡 放 在 哪裡 ， 才 會 記得 寄出去 ？ 如果 你 跟 一般人 一樣 ， 那 你 就 會 把 這些 東西 放 在 桌 上 。 因為 這樣 你 才 看 得 到 ！ 可是 桌 上 一 堆 東西 很 快 就 長高 ， 不久 ， 帳單 、 機票 、 生日 卡片 都 被 遮住 了 。 善用 工作 備忘 夾 首先 ， 我 要 告訴 你 待 辦 資料 不可以 歸入 永久 檔案 裡 ， 因為 你 一定 會 忘 了 去 辦 。 待 辦 資料 不可以 放進 摺疊式 文件盒 裡 ， 因為 看 不 到 ， 就 會 忘記 。 待 辦 資料 不可以 放 在 隨身 攜帶 的 萬用 記事本 裡 兩 個 月 ， 不然 你 的 記事 本 會 塞滿 一 大 堆 紙 ， 最後 太 重 了 沒法 攜帶 。 待 辦 資料 不可以 釘 在 布告欄 上 ， 因為 久 了 你 就 視而不見 ， 最後 完全 忘記 它 的 存在 。 __UNDEF__ 你 需要 一 套 制度 來 提醒 你 哪 一 份 資料 需要 今天 去 辦 ， 哪 一些 可以 先 不 管 ， 等 時間 到 了 再 辦 。 這 個 必備 的 方法 就 是 ﹁ 工作 備忘夾 ﹂ （ 也 叫 行事曆 檔案 夾 、 待 辦 檔案夾 、 工作 提示 檔案夾 ） 。 工作 備忘夾 提醒 我們 記得 每 天 應該 辦 的 工作 事項 。 你 可以 把 它 看作 是 資料 專用 的 日曆 ， 內容 包括 待 辦 的 工作 、 必須 注意 或 採取 行動 的 資料 。 這些 資料 都 是 一些 你 不能 丟 、 不能 交給 別人 做 、 不能 歸檔 也 不能 立即 作業 的 東西 。 工作 備忘夾 中 儲存 的 是 那些 原本 會 被 一 堆 一 堆 放 在 辦公桌 上 、 書櫃 裡 或 其他 面 上 的 東西 。 __UNDEF__ 以下 是 建立 工作 備忘夾 的 步驟 ︰ 1. __UNDEF__ 買 四十三 個 便達 飛 （ Pendaflex ） 吊夾 ， 將 其中 的 三十一 個 貼上 1 至 31 的 標籤 ， 代表 一 個 月 三十一 天 。 剩下 的 十二 個 吊夾 貼上 一月 到 十二月 的 標籤 。 把 它們 掛 在 拿取 方便 的 檔案 抽屜 、 文件盒 、 文件箱 或可 擴充 的 公文箱 裡 。 記住 ， 這 個 公文箱 或 抽屜 要 在 你 的 工作區 範圍 內 。 把 貼 數字 標籤 的 吊夾 掛 在 當 月份 的 吊夾 後面 ， 像 日曆 那樣 。 當 月 的 吊夾 放 在 第一 位 ， 當天 的 吊夾 放 在 第二 位 ， 其他 的 依 順序 掛 在 後面 。 假設 今天 是 3月 l5日 ， 那 你 的 吊夾 從 最 前面 到 最 後面 的 標籤 排列 如 下 ︰2 .
 
__UNDEF__ 將 待 辦 或 必須 有所 行動 的 資料 歸檔 。 ◆ __UNDEF__ 六月 三日 的 會議 報到 卡 要 歸 在 六月 的 吊夾 裡 。 ◆ 七月 四日 的 飛機票 要 歸入 七月 的 吊夾 。 ◆ 一 張 列印 的 電子 郵件 ， 內容 是 要 你 下 週 辦 某 件 事 ， 把 它 放入 日期 適當 的 吊夾 內 。 ◆ 一 張 影印 的 手寫 工作 分派表 ， 三月 二十八日 之前 要 完工 。 這 張 得 放到 二十四日 的 吊夾 內 ， 以 提醒 你 去 找 負責人 追蹤 工作 進度 。 ◆ 四月 十一日 的 生日卡 得 放到 四月 初 的 吊夾 ； 五月 十八日 生日卡 就 歸入 五月 吊夾 。 ◆ 三月 三十一日 到期 的 發票 得 歸入 三月 二十五日 或 二十六日 的 吊夾 。 __UNDEF__ 在 決定 資料 要 歸 在 哪 一 個 吊夾 裡 時 ， 要 問 自己 一 個 問題 ： 「 這 份 資料 要 在 哪 一 天 再 看 一 次 ， 才 能 在 期限 之前 完成