完成 ？ 」 不要 把 資料 歸入 到 期日 當天 的 吊夾 內 ， 除非 你 確定 當天 一定 可以 做完 ﹗ 有 些 事項 有 明確 的 到期日 ， 有 些 事項 要 你 決定 行動 日期 。 如果 資料 太 大 ， 沒法 放到 備忘夾 裡 ， 可以 放 一 張 便條紙 在 適當 的 吊夾 中 ， 註明 資料 放置 的 位置 。 3 .
 
__UNDEF__ 為 明天 的 工作 預 作 準備 。 每 天 下班 後 或 上床 睡覺 前 ， 記得 取出 隔天 的 吊夾 。 例如 今天 是 三月 十五日 ， 就 拿出 十六日 的 吊夾 ， 取出 裡面 所有 的 資料 ， 不須 用到 的 資料 就 歸檔 ， 清空 的 吊夾 就 放到 下 個 月 的 後面 。 至於 該 做 的 工作 就 記到 預計 完工表 中 ， 資料 就 放 在 辦公桌 上 的 「 優先 處理 」 文件盒 內 。 等 一 天 結束 時 ， 要 再次 檢查 還 留在 優先 處理 文件盒 內 的 資料 ， 把 資料 重新 歸到 工作 備忘夾 的 適當 吊夾 內 。 每 個 月 的 最後 一 天 ， 檢查 下 個 月 的 吊夾 ， 把 資料 分類 後 放到 編有 日期 的 吊夾 裡 。 工作 備忘夾 是 一 項 非常 重要 的 工具 ， 可以 用來 整理 你 那 一張張 的 文件 資料 （ 電子 郵件 的 管理 方法 將 在 第8 章 討論 ） 。 工作 備忘夾 讓 你 做 事 能 按部就班 ， 替 你 清掉 桌面 上 一堆堆 的 東西 ， 並 把 所有 該 提醒 自己 的 記事 資料 集中 在一起 。 等 你 熟悉 它 的 用法 ， 你 會 很 有 自信 地 知道 ， 歸檔 後 看 不 到 的 資料 ， 一定 會 再次 出現 。 __UNDEF__ 你 可以 依 個人 需要 ， 把 工作 備忘 夾 修改成 最 適合 你 的 一 套 制度 。 例如 ， 你 可以 同時 使用 兩 個 備忘夾 （ 一 個 公用 ， 一 個 家用 ） ， 或者 你 可以 把 家 裡 的 個人 資料 帶到 辦公室 ， 跟 工作 資料 合併 放 在 同 一 個 備忘夾 裡 。 經常 飛行 的 人 可以 使用 能 放進 公事包 的 風琴夾 。 如果 忘 了 看 工作 備忘夾 ， 那 就 功虧一簣 。 所以 你 可以 買 那 種 一 天 一 張 的 卡通 日曆 ， 每 個 吊夾 放 一 張 ， 每 天 換貼 當天 的 卡通 日曆 。 如果 你 發現 卡通 日曆 不 是 當天 的 日期 ， 你 就 知道 自己 今天 忘 了 檢查 工作 備忘 夾 了 。第 24 __UNDEF__ 招 ： 學會 歸檔 訣竅 ， 找 資料 不 費事 。 歸檔 的 要訣 大部分 人 都 害怕 檔案 管理 的 工作 。 關於 歸檔 工作 ， 以下 是 我 常 聽到 的 一些 抱怨 ︰ 1 .
 
__UNDEF__ 我 忘 了 那 個 檔案 的 名稱 ， 所以 重複 了 。 2 .
 
我 不 確定 櫃子 裡 檔案 的 順序 和 擺放 位置 。 3 .
 
__UNDEF__ 我 的 資料 堆積如山 ， 我 被 打敗 了 。 4 .
 
__UNDEF__ 我 的 檔案 像 個 黑洞 — — 一旦 把 資料 放進去 ， 就 很 難 再 看到 。 如果 上述 的 抱怨 聽起來 很 耳熟 ， 那 你 要 改善 你 的 檔案 管理 能力 。 問問 自己 ： 「 我 從 檔案 裡 找 資料 需要 花 三 分鐘 以上 的 時間 嗎 ？ 」 「 是否 曾 把 東西 收到 連 自己 都 找 不 到 ？ 」 「 有 沒 有 檔案夾 因為 塞 了 太多 東西 而 變形 ？ 」 如果 上述 問題 有 任何 一 個 的 答案 是 「 肯定 」 ， 那 你 要 繼續 讀完 這 個 招數 。 我 保證 可以 使 你 工作 更 得心應手 。 首先 ， 並 不 是 所有 檔案 都 用 同 一 個 方法 管理 。 不要 想 用 一 套 大 的 檔案 管理 系統 ， 你 應該 根據 檔案 的 使用 頻率 和 內容 建立 不同 的 管理 系統 。 其實 ， 檔案 有 四 種 類型 ： 使用 頻繁 ／ 機動式 檔案 。 這 類 檔案 一 天 至少 會 使用 一 次 ， 工作 備忘夾 就 是 這 類型 檔案 。 機動式 檔案 經常 被 拿來 拿去 ， 裡面 的 資料 也 隨時 在 變 。 由於 使用 頻繁 ， 所以 這 類型 檔案 要 放 在 離 你 最近 的 地方 ， 最好 是 放 在 桌子 左右 兩 邊 的 抽屜 裡 ， 比較 方便 。 專案 ／ 客戶用 檔案 。 這 類型 檔案 約 一 個 月 使用 一 次 。 像 你 經常 參加 的 會議 、 你 積極 參與 的 委員會 、 至少 每 月 做 一 次 的 報告 或是 你 每 個 月 寫 的 快訊 專欄 等 。 因為 經常 用到 ， 你 要 把 這些 資料 放 在 辦公室 裡 方便 存取 的 位置 。 出現 新 的 企劃案 或 你 新 加入 某 個 委員會 ， 就 做 一 個 新 的 卷宗夾 。 很多 人 把 企劃案 的 檔案 夾放 在 桌 上 ， 也 有 些 人 把 它 放 在 抽屜 裡 ， 還 有些 人 使用 吊夾 。 企劃案 若 有 大型 的 參考 文件 ， 可以 寫 一 張 提醒 便條 放 在 資料夾 中 ， 註明 其 來源 ， 再 放到 書櫃 裡 。 參考 ／ 永久性 檔案 。 這 類 檔案 大概 一 年 用 一 次 ， 例如 ： 已 結案 的 專案 、 前年 的 預算案 、 個人 資料 及 其他 紀錄 。 由於 不必 經常 存取 ， 不須 把 這些 文件 資料 放 在 身邊 ， 可以 把 它們 放 在 辦公室 後面 的 檔案櫃 或是 椅子 後面 的 公文箱 。 老舊 ／ 歷史 紀錄 檔案 。 這 類 檔案 指 的 是 超過 一 年 以上 沒 再 使用 過 的 資料 。 可以 把 這些 檔案 全部 放到 辦公室 外面 去 ， 必要 時 還要 大清除 一下 。 另 一 個 做法 是 換 一 間 大 辦公室 ， 家 裡 多 蓋 個 房間 或 再 買 幾 個 檔案櫃 。 把 一 個 月 以來 都 沒 碰 過 的 文件 從 桌 上 移開 ， 放到 主檔案櫃 裡 。 一 年 一 次 ， 把 主檔案 櫃 裡 那些 用不 到 的 文件 放到 歷史 紀錄檔 中 。 例如 ， 納稅 申報單 和 相關 單據 、 文件 都 整理好 歸入 歷史 紀錄檔 中 ， 然後 搬到 地下室 。 主檔案 櫃 裡 只 存放 目前 會 用到 的 資料 。 其他 歸檔 小 招數 __UNDEF__ 檔名 的 第一 個 字 要 用 名詞 。 歸檔 的 最 大 問題 是 如何 為 文件檔 命名 。 英語 的 語言 結構 是 把 形容詞 放 在 名詞 前面 ， 因此 假設 你 有 好幾 種 保險 資料 要 歸檔 ， 你 可能 把 它們 分為 「 汽車 保險 」 、 「 房屋 損害 保險 」 和 「 醫療 保險 」 ， 但是 當 你 依 字母 將 它們 歸檔 時 ， 他們 全 被 放 在 不 一樣 的 抽屜 裡 ， 更 糟 的 是 ， 你 想 不 起來 你 到底 是 命名 「 汽車 保險 」