、 企劃案 、 數字 、 地理 或 年代 等 任何 最 適合 你 的 方式 來 幫 檔案 命名 。 不妨 問 自己 ： 「 這 個 檔案 的 內容 跟 什麼 有關 ？ 」 使用 小 標題 。 大部分 人 的 歸檔 系統 會 造成 檔案 不 是 太 大 ， 就是 太 小 。 從 現在 開始 ， 新 的 企劃案 在 命名 時 要 用 大 標題 ， 例如 「 舞會 — — 聖誕節 」 ， 等到 資料夾 內 的 資料 累積到 約 兩 英吋 厚 ， 再 用 「 食物 、 設備 、 邀請卡 」 等 小 標題 細分 ， 把 資料 分別 放入 小 標題 所在 的 文件夾 內 。 厚 的 檔案 比 薄 的 檔案 好 處理 ， 最好 不要 一 個 檔案 裡 只 放 幾 張 薄薄 的 紙 ， 所以 單 張 的 資料 要 儘可能 放 在 較 大 的 類目 裡 ， 而且 要 把 相關 的 資料 放 在一起 ， 固定好 之後 ， 一起 放 在 一 個 大 標題 的 檔案夾 內 保存 。 用 顏色 編碼 。 如果 同 類型 的 文件 檔案 數量 龐大 ， 如 客戶 、 企劃案 、 表格 及 行政 管理 等 ， 可 用 顏色 來 區別 檔案 ， 這樣 使用 更 方便 也 更 美觀 。 例如 客戶 — 橘色 、 企劃案 — 黃色 、 表格 — 綠色 、 行政 管理 — 紅色 等 ， 挑選 的 顏色 只要 你 覺得 有 意義 即可 。 顏色 編碼 讓 檔案 的 存取 更 容易 、 更 省時 ， 如果 文件 夾放錯 位置 ， 也 能 立即 發現 。 __UNDEF__ 插入 新增 資料 要 有 一定 順序 。 新 資料 要 加進 檔案夾 時 ， 不要 隨便 塞， 否則 以後 要 找遍 整 個 檔案夾 才 能 找到 某 一 份 特定 資料 。 你 可以 從 前面 放入 ， 也 可以 從 後面 放入 ， 但是 要 固定 。 我 喜歡 從 前面 放入 ， 這樣 每 次 只要 打開 書桌 上 的 檔案夾 ， 最 上面 的 文件 一定 是 最 新 歸檔 的 資料 。 至少 每 週 歸檔 一 次 。 確定 歸檔 系統 後 ， 不要 堆積 歸檔 資料 。 如果 一 個 月 才 歸檔 一 次 ， 資料 可能 已經 堆 得 很 高 ， 取 件 都 有 困難 ， 所以 至少 一 週 歸檔 一 次 ， 這樣 最 省 精力 。 第 25 __UNDEF__ 招 ： 簡單 迅速 地 處理 資料 ， 並 分類 、 儲存 。 6D 資料 管理 法 你 必須 學會 6D 資料 管理 法 ， 如果 ：◆ 你 利用 電子 郵件 或 語音 信箱 儲存 你 必須 要 做 、 但是 目前 沒有 時間 做 的 事 ； ◆ 如果 你 大腦 裡 全 是 一 堆 你 該 做 的 事 和 各 種 想法 ； ◆ 如果 你 利用 辦公桌 的 不同 角落 擺放 各 種 內容 不 一樣 的 資料 （ 例如 左上角 的 資料 跟 右上角 的 資料 不 一樣 ， 而且 不同 的 工作 擺放 的 角度 也 不 一樣 ， 各 有 其 含意 ） ； ◆ 如果 你 經常 找 不 到 東西 ， 你 發現 自己 常 說 ： 我 明明 記得 東西 就 放 在 這裡 。 每 一 份 資料 、 每 一 個 你 放 在 腦袋 裡 的 想法 、 每 一 封 電子 郵件 和 語音 郵件 、 每 一 份 傳真 ， 都 只 是 資料 。 不管 資料 的 形式 為 何 ， 你 只 有 六 種 處理 方法 ︰ 1 .
 
__UNDEF__ 丟掉 （ Discard ） 。 很多 人 害怕 丟 東西 ， 你 曾 這樣 說 ： 「 我 最好 把 這 個 東西 留 著 ， 因為 不 知道 也許 哪 一 天 會 用得上 。 」 或者 「 我 曾經 丟掉 一 個 東西 ， 誰 知道 ， 隔天 我 竟然 就 要 用到 它 。 」 我們 多少 都 有 過 這 種 經驗 ， 但 無論如何 請 提醒 自己 ： ◆ 這 種 情況 畢竟 少之又少 ， 何況 相較 之下 ， 丟掉 的 資料 我 幾乎 再 也 不 需要 。 ◆ 反正 我 好 久 沒 清 了 ， 資料 堆 得 這麼 亂 ， 就算 要 找 ， 大概 也 找 不 到 了 。 ◆ 幾乎 任何 東西 都 有 替代品 ， 我 如果 真的 需要 某 份 資料 ， 就 想 辦法 弄 一 份 影印本 。 2. __UNDEF__ 轉交 他人 （ Delegate ） 。 把 資料 轉給 別人 ， 立刻 讓 資料 「 離開 你 的 辦公室 」 ， 去 找 它 的 新 主人 。 在 資訊 爆炸 的 時代 裡 ， 我們 不可能 事事 靠 自己 ， 所以 儘量 把 資料 往 外 傳 。 3. __UNDEF__ 馬上 處理 （ Do ） 。 如果 你 有 時間 可以 立刻 做完 、 看完 、 簽 個 名 或 回覆 ， 那 就 馬上 動手 ， 完成 後 把 它 送出 辦公室 ， 傳到 需要 者 手 上 。 這 個 方法 只 適合 那些 只要 花 二 到 五 分鐘 就 可以 解決 的 工作 事項 。 你 當下 立刻 花 點 時間 做 ， 未來 就 省下 不少 時間 ， 因為 你 不必 再 重看 一 遍 。 4 .
 
__UNDEF__ 標示 日期 （ Date ） 。 如果 你 無法 馬上 處理 這 項 工作 ， 就 標示 你 準備 處理 的 日期 ， 再 放到 工作 備忘夾 裡 。 體積 較 大 的 參考 資料 就 放 在 書櫃 上 的 資料夾 或 吊夾 裡 ， 然後 寫 一 張 提醒 便條 放進 工作 備忘 夾 。 電子 郵件 內 的 工作 事項 可以 印出來 ， 放 在 工作 備忘夾 中 或 直接 在 電腦 裡 把 郵件 拉到 你 的 工作表裡 。 5 .
 
__UNDEF__ 放 抽屜 （ Drawer ） 。 不能 轉交 或 無法 立即 處理 的 資料 ， 就 歸檔 放進 抽屜 。 6. 拒收 （ Deter ） 。 一 開始 就 拒絕 讓 報告 、 便條紙 、 信件 、 備忘錄 、 目錄 、 雜誌 、 垃圾 郵件 等 任何 你 不 需要 也 沒 時間 閱讀 的 資料 流入 你 的 辦公室 。 用 6D 資料 管理 法 清理 資料 1. __UNDEF__ 把 清 資料 所 需 的 一切 文具 用品 全 都 準備 妥當 ， 包括 ： 垃圾桶 、 回收箱 、 信封 、 標籤 、 工作 備忘夾 、 萬用 手冊 、 「 請 歸檔 」 檔案夾 、 電話 、 筆 等 。 2 .
 
__UNDEF__ 備妥 吊夾 ， 開始 製作 工作 備忘夾 。 3 .
 
__UNDEF__ 列印出 6D 資料 管理 法 ， 開始 依 表 做 所有 新進 資料 （ 文件 、 電子 郵件 、 語音 留言 ） 的 分類 。 4. __UNDEF__ 每 天 用 三十 分鐘 整理 以前 堆積 的 舊 資料 。 5. 先 整理 收件盒 裡 的 一張張 資料 ， 因為 它們 是 最 新進 的 文件 。 每 一 份 都 要 經手 ， 用 6D 資料 管理 法 讓 它 消失 。 6. __UNDEF__ 開始 整理 以前 堆 在 辦公室 裡 的 一堆堆 紙張 資料 ， 每 次 三十 分鐘 。 7 .
 
__UNDEF__ 等 紙張 的 資料 整理完 後 ， 再 用 6D 資料 管理 法 整理 以前 的 電子 郵件 ， 從 最早 的 郵件 開始