到 五 分鐘 就 可以 解決 的 工作 事項 。 你 當下 立刻 花 點 時間 做 ， 未來 就 省下 不少 時間 ， 因為 你 不必 再 重看 一 遍 。 4 .
 
__UNDEF__ 標示 日期 （ Date ） 。 如果 你 無法 馬上 處理 這 項 工作 ， 就 標示 你 準備 處理 的 日期 ， 再 放到 工作 備忘夾 裡 。 體積 較 大 的 參考 資料 就 放 在 書櫃 上 的 資料夾 或 吊夾 裡 ， 然後 寫 一 張 提醒 便條 放進 工作 備忘 夾 。 電子 郵件 內 的 工作 事項 可以 印出來 ， 放 在 工作 備忘夾 中 或 直接 在 電腦 裡 把 郵件 拉到 你 的 工作表裡 。 5 .
 
__UNDEF__ 放 抽屜 （ Drawer ） 。 不能 轉交 或 無法 立即 處理 的 資料 ， 就 歸檔 放進 抽屜 。 6. 拒收 （ Deter ） 。 一 開始 就 拒絕 讓 報告 、 便條紙 、 信件 、 備忘錄 、 目錄 、 雜誌 、 垃圾 郵件 等 任何 你 不 需要 也 沒 時間 閱讀 的 資料 流入 你 的 辦公室 。 用 6D 資料 管理 法 清理 資料 1. __UNDEF__ 把 清 資料 所 需 的 一切 文具 用品 全 都 準備 妥當 ， 包括 ： 垃圾桶 、 回收箱 、 信封 、 標籤 、 工作 備忘夾 、 萬用 手冊 、 「 請 歸檔 」 檔案夾 、 電話 、 筆 等 。 2 .
 
__UNDEF__ 備妥 吊夾 ， 開始 製作 工作 備忘夾 。 3 .
 
__UNDEF__ 列印出 6D 資料 管理 法 ， 開始 依 表 做 所有 新進 資料 （ 文件 、 電子 郵件 、 語音 留言 ） 的 分類 。 4. __UNDEF__ 每 天 用 三十 分鐘 整理 以前 堆積 的 舊 資料 。 5. 先 整理 收件盒 裡 的 一張張 資料 ， 因為 它們 是 最 新進 的 文件 。 每 一 份 都 要 經手 ， 用 6D 資料 管理 法 讓 它 消失 。 6. __UNDEF__ 開始 整理 以前 堆 在 辦公室 裡 的 一堆堆 紙張 資料 ， 每 次 三十 分鐘 。 7 .
 
__UNDEF__ 等 紙張 的 資料 整理完 後 ， 再 用 6D 資料 管理 法 整理 以前 的 電子 郵件 ， 從 最早 的 郵件 開始 整理 （ 至於 報告 、 文章 或 其他 書刊 的 處理 方法 ， 請見 第7 章 第61 招 ； 處理 電子 郵件 的 方法 ， 請見 第8 章 第76 招 ） 。第 26 __UNDEF__ 招 ： 快速 輕鬆 地 丟棄 不 必要 的 資料 。 克服 丟 資料 的 恐懼 每 回 拿起 一 份 資料 ， 你 會不會 說 ： 「 有 一 天 我 可能 會 用到 這 個 」 ？ 如果 每 次 丟 東西 你 都 猶豫不決 ， 那 你 有 丟 東西 恐懼感 。 我們 怕 丟 東西 的 恐懼感 有些 是 來自 孩提 時 父母 的 教導 。 在 經濟 大 蕭條 時代 ， 長輩 教 我們 的 祖父母 或 父母 要 珍惜 任何 東西 ， 物資 要 再 利用 不可以 亂丟 ， 盤子 裡 的 食物 要 吃光 不可以 浪費 ， 因為 這 個 世界 上 還 有 很多 貧窮 的 孩子 沒 飯 吃 ！ 這些 話 聽起來 很 耳熟 嗎 ？ 這些 觀念 在 當時 的 時空 背景 是 很 正確 的 。 心地 善良 的 父母 養育 我們 長大 ， 也 把 這些 觀念 灌輸給 我們 。 然而 ， 身處 資訊 爆炸 的 時代 ， 透過 指尖 ， 我們 可以 從 網路 上 取得 任何 想要 的 資訊 。 可是 ， 我們 卻 還 在 用 不合時宜 的 舊 觀念 和 舊 原則 過日子 ， 結果 創造 了 一 個 充滿 拾荒 者 的 社會 ， 什麼 東西 都 捨不得 丟 。 改變 思維 __UNDEF__ 學習 井然有序 的 方法 之 一 ， 就 是 要 重新 清理 腦袋 裡 的 舊 觀念 。 多 問問 自己 下列 幾 個 問題 ︰ ◆ 我 真的 有 時間 讀 這些 資料 嗎 ？ ◆ 未來 我 會 用到 這些 資料 嗎 ？ ◆ 假如 我 扔掉 這些 資料 ， 最 壞 的 情況 是 什麼 ？ ◆ 萬一 日後 我 需要 這 份 資料 ， 有 辦法 要 到 副本 嗎 ？ __UNDEF__ 有 些 人 認為 資料 只 有 一 份 ， 但是 在 今日 這 種 紙本 資料 和 電子 資料 大量 流傳 的 時代 ， 這 種 想法 並 不 正確 。 我 教 生產力 這麼多 年 來 ， 我 認為 一切 全 在 個人 的 看法 。 「 如果 以後 又 需要 這 份 資料 ， 我 得 去 跟 人 開口 要 ， 很 不好意思 。 」 可是 管 他 的 ！ 跟 別人 開口 只要 一點點 時間 ， 總 比 保存 一 堆 資料 要 輕鬆 得多 。 你 要 狠下心 來 丟 東西 。 如果 你 想 讓 工作 及 生活 環境 變 得 井然有序 ， 最 大 的 關鍵 就 是 狠下心 來 決定 你 到底 要 留 什麼 。 如果 一 個 月 或 一 年 有 那麼 一 兩 次 你 跟 自己 說 ： 「 管 他 的 ， 我 也許 應該 狠 一點 。 」 那麼 你 已經 成功 了 。 __UNDEF__ 或許 你 的 公司 要求 你 留 一些 客戶 的 檔案 ， 或是 某 個 你 正在 做 的 企劃案 。 沒 問題 ， 你 可以 留。 不過 ， 若是 你 找 不 到 理由 說服 自己 「 為什麼 要 留下 這 個 ？ 」 那 就 把 它 扔 了 吧 。 第 __UNDEF__ 27 __UNDEF__ 招 ： 學會 果斷 地 處理 文件 。 文件 大 塞車 一 個 人 如果 遲疑 不決 ， 自然 會 製造 凌亂 ， 出現 這裡 一 堆 東西 、 那裡 也 一 堆 東西 的 情況 。 你 辦公桌 上 那 一 堆 一 堆 的 資料 和 電子 信箱 裡 的 舊 信件 ， 都 代表 你 的 拖延 。 資料 管理 的 成功 關鍵 在於 ： ◆ 不管 是 哪 一 類型 的 資料 都 應 有 「 歸宿 」 。 ◆ __UNDEF__ 用 6D 資料 管理法 做 資料 分類 。 ◆ 立即 決定 每 份 資料 的 歸屬 。 ◆ 立刻 處理 完畢 。 你 不須 做 什麼 ， 你 只要 讓 這些 資料 有 歸宿 。 強力膠 原理 。 當 你 從 你 的 收件盒 裡 第一 次 拿起 一 張 資料 來 看 時 ， 你 要 假裝 這 張 紙 上 有 強力膠 ， 一經 拿起 就 牢牢 地 黏 在 你 手 上 ， 除非 你 用 6D 資料 管理 法 處理 完畢 ， 否則 你 不要 把 它 放下 。 電子 郵件 和 留言 也 可以 用 同樣 的 概念 來 處理 ： 只要 是 第一 次 讀到 的 訊息 或 留言 ， 你 就 得 假裝 它 「 黏 」 在 你 的 眼睛 上 ， 不能 把 它 再 放回 收件匣 ， 你 一定 要 很 果斷 地 決定 它 的 歸宿 。 記得 ， 任何 文件 都 只 處理 一 次 。 有始有終 原則 。 你 曾經 把 一 大 堆 資料 分成 幾 小 堆 資料 ， 過 一陣子 之後 ， 又 重看 一 遍 那 幾 小 堆 資料 ？ 如果 你 看到 一 份 資料 ， 心想 「 這 份 資料 應該 轉給 喬 」 ， 那 就 拿起 筆 來 標示 清楚 ， 把