中 保留 部分 原始 信件 內容 。 不要 把 轉寄 來 的 附加檔 一再 轉寄 ， 不如 花 一 分鐘 為 你 的 收信 者 寫 個 簡短 摘要 ， 把 某 一 段 特別 內容 強調 或 引用出來 ， 並 附上 你 的 想法 。 要 特別 注意 的 是 ， 如果 你 要 把 別人 寄給 你 的 訊息 轉寄 或 重貼 ， 千萬 不要 改變 原有 的 措辭 。 如果 訊息 是 給 你 一 個 人 看 ， 那麼 在 轉寄給 其他 人 之前 ， 一定 要 先 得到 原 寄信人 的 同意 。 你 也 可以 只 引述 相關 部分 ， 但 要 確定 引述 恰當 。 你 可以 把 以上 建議 的 內容 和 你 的 部門 或 團隊 一起 討論 ， 訂定 屬於 你 自己 的 電子 郵件 使用 規範 。 第 73 __UNDEF__ 招 ： 留下 簡短 有用 的 語音 訊息 。 如何 語音 留言 ？ 處理 電話 、 語音 信箱 一直 都 是 一 種 工作 效能 的 挑戰 。 亂七八糟 講 了 三 分鐘 的 留言 ， 會 讓 人 聽 得 想 抓狂 。 以下 意見 可以 幫 你 留下 有效 的 語音 訊息 ， 避免 浪費 收聽 者 的 時間 ： 要 規劃 。 想 一下 你 要 說 的 重點 ， 簡單 地 做 點 筆記 。 請 記住 ， 你 的 目的 是 要 留 訊息 ， 不 是 在 講話 。 所以 想好 你 的 簡要 訊息 ， 直接 切入 主題 ： 「 我 打電話 來 是 因為 … … 」 。 要 簡短 。 留言 應 少於 一 分鐘 ， 超過 一 分鐘 的 事 ， 最好 直接 對話 或 寄 電子 郵件 。 留言 如果 超過 六十 秒 ， 可能 就 會 被 別人 刪除 。 不要 只 留 名字 和 電話 號碼 。 每 次 聽到 「 嗨 ， 我 是 某某某 ， 請 回電 」 的 留言 ， 就 令 我 哭笑不得 。 我 怎麼 知道 留話 的 是 電話 推銷員 ， 還是 客戶 ？ 絕對 不要 留 沒有 內容 的 訊息 。 如果 受 話 者 清楚 知道 你 要 做 什麼 ， 那 你 比較 可能 接到 回電 。 具體 說出 你 打電話 的 目的 和 你 想要 的 資訊 ， 讓 受 話 者 可以 在 回 你 電話 之前 先 找 答案 ， 否則 ， 你 可能 得到 的 回應 是 ： 「 我 得 查 一 查 ， 再 回 你 電話 。 」 如此一來 ， 又 得 花費 另 一 次 電話 往返 的 時間 。 學會 使用 語音 信箱 的 快速鍵 和 功能鍵 。 找出 電話 系統 的 操作 手冊 ， 學會 如何 操控 留言 系統 ， 你 可以 直接 跳到 最後 、 自動 刪除 、 往 前 或 自動 回覆 。 雖然 學會 這些 功能 操作 需要 一些 時間 ， 但是 和 處理 留言 的 龐大 時間 相比 ， 你 投資 的 時間 絕對 值回票價 。 注意 語氣 。 由於 看 不 到 臉部 表情 和 肢體 語言 ， 因此 語氣 是 你 唯一 的 溝通 工具 。 單調 的 聲音 缺乏 熱情 ， 所以 要 把 活力 加注到 你 的 聲音 裡 。 留 話 時 ， 要 站起來 ， 面帶微笑 ； 站 著 可以 增加 你 的 活力 ， 微笑 則 可以 透過 電話 傳達 入 對方 耳 裡 。 如果 你 希望 對方 回 你 的 留言 ， 那 就 要 避免 諷刺 或 激怒 別人 的 語氣 。 我 有 一 位 客戶 說 ： 如果 她 發覺 業務員 講話 的 語氣 令 人 不 舒服 ， 哪怕 只 是 一點點 ， 她 也 不會 向 那 個 人 買 東西 。 此外 ， 她 會 等到 第三 通 留言 後 才 回 電話 ， 以 試試 賣主 是否 親切 、 有 耐性 。 音量 適中 且 咬字 清晰 ： 電話 會 讓 某些 發音 聽來 扭曲 難 辨 ， 所以 咬字 要 清晰 ， 尤其 在 留下 你 的 名字 的 時候 ， 可以 加強 說明 ： ﹁ 我 姓 李 ， ﹃ 木 ﹄ ﹃ 子 ﹄ 李 … … ﹂ 。 此外 ， 音量 太 大 會 讓 人 覺得 刺耳 ， 也 不要 太 小 ， 否則 聽 者 可能 會 漏失 重要 的 訊息 ， 像 電話 號碼 等 。 開始 和 結束 都 要 提 你 的 電話 號碼 。 留言 時 講話 速度 不要 太 快 。 必要 時 ， 受 話 者 需要 動筆 寫下 你 留 的 訊息 ， 所以 講到 重點 時 ， 就 停頓 一下 。 例如 ︰ 「 喂 ！ 瑪莉 ， 我 是 羅拉 ， 電話 號碼 是 303 （ 停頓 ） 471 （ 停頓 ） 7401 。 」 最後 要 再 提 一 次 你 的 名字 和 電話 號碼 ， 以免 對方 一 開始 沒 聽 清楚 而 需要 倒帶 。 先 說明 是否 緊急 。 可以 利用 電話 系統 的 支援 功能 ， 將 你 的 留言 顯示為 緊急 電話 ， 這樣 你 的 留言 就 會 被 移到 語音 信箱 的 最前面 。 如果 你 的 系統 不 提供 這 種 功能 ， 可以 一 開始 就 強調 ： 「 聽到 後 請 儘快 回 電話 給 我 … … 」 。 避免 無謂 的 電話 往返 。 告訴 來電 者 何時 回電 是 較 方便 的 時間 ， 以 避免 電話 不斷 往返 的 挫折感 。 如果 你 常 接到 同 一 個 人 留 的 語音 訊息 ， 就 要 讓 對方 知道 你 何時 會 回電 及 回電 的 目的 。第 74 __UNDEF__ 招 ： 善用 電話 有效 提高 工作 效能 。 善用 電話 的 功能 每 次 聽到 電話鈴 響 ， 你 第一 個 直覺 反應 是 什麼 ？ 叫苦 呢 ？ 還是 高興 地 接 電話 ？ 電話 溝通 可能 是 最 耗時 的 因素 ， 但 也 可能 最 節省 時間 。 以下 建議 幾 個 能 幫 你 有效 使用 電話 的 方法 ︰ 直接 接 電話 。 你 何必 等 對方 留 話 ， 然後 你 再 聽 留言 、 寫下 重點 、 然後 再 回電 ？ 當 電話鈴 響 時 ， 如果 你 方便 接聽 ， 何不 直接 拿起 電話筒 ， 就 可以 省下 一 堆 時間 了 。 不 偏離 主題 。 如果 談話 偏離 主題 ， 要 儘快 將 話題 轉回來 。 你 可以 利用 別人 的 話 切回 原 主題 ： 「 說到 這 個 … … ， 就 讓 我 想到 … … 」 。 讓 來電 者 盡速 切入 要點 。 直接 問 「 我 能 為 你 做 什麼 ？ 」 或 「 我 要 怎麼 幫 你 ？ 」 ， 說 這些 話 時 不可以 太 唐突 ， 語尾 的 音調 要 提高 。 語氣 很 重要 ， 語氣 親切 、 熱情 、 有 朝氣 ， 會 讓 來電 者 相信 你 的 能力 ， 也 會 縮短 電話 的 時間 。 慎選 時間 回電 。 如果 你 必須 打電話 給 眾所周知 的 長舌婆 ， 那 最好 選 午餐 前 或 下班 前 的 時間 。 這些 時段 人們 為了 能 儘快 離開 ， 說話 通常 會 比較 簡短 。 也 可以 等 晚上 再 打電話 進入 那 個 人 的 語音 信箱 。 列出 清單 一 次 回電 。 如果 可能 ， 列出 所有 回電話 清單 ， 一