一 份 備份 ， 你 還是 可以 把 不能 遺失 、 重做 會 讓 你 痛不欲生 的 檔案 都 一一 備份 。 如果 檔案 太 大 ， 就 使用 WinZip 或 其他 壓縮 軟體 壓縮 檔案 的 儲存 空間 。 我 會 把 備份 的 CD 留存 幾 個 月 ， 一旦 有 更新 的 備份 版本 ， 就 扔掉 舊 的 。 經常 清除 。 紙本式 檔案 需要 清除 （ 你 會 這麼 做 ， 對 吧 ！ ） ， 同理 ， 電腦 裡 的 副本 、 過時 的 資料 、 舊 的 版本 及 未 使用 過 的 軟體 都 應 適時 刪除 。 太舊 的 檔案 最好 存在 CD 上 ， 不要 存在 硬碟 裡 。 如果 你 不 想 清 電腦 ， 只 有 一 個 辦法 ， 就是 花錢 買 一 台 新 電腦 ， 這 跟 買 更多 檔案櫃 的 意思 是 一樣 的 。 問 自己 ， 你 真的 需要 花錢 買 新 的 ， 還是 要 清除 舊 的 檔案 和 目錄 ， 以便 騰出 一些 空間 。 刪除 臨時 的 網路 文件 和 很少 使用 的 檔案 。 如果 電腦 的 運作 速度 變慢 ， 你 可能 得 釋放 快取 ︵ cache ︶ 空間 和 檔案 空間 ， 移除 不再 需要 的 程式 、 檔案 或 不再 玩 的 遊戲 安裝 。 大多數 的 軟體 都 有 「 移除 安裝 」 的 功能 選項 ， 你 不要 只 做 「 刪除 」 ， 因為 這樣 通常 無法 把 檔案 完全 清乾淨 ， 「 移除 安裝 」 才 能 把 不 要 的 程式 從 電腦 中 移除 。 __UNDEF__ 這些 工作 可以 利用 電子 郵件 軟體 裡 的 提醒 功能 ， 讓 電腦 自動 提醒 你 做 這些 事 。 第 78 __UNDEF__ 招 ： 了 解 電子檔 和 紙本檔 的 特色 ， 並 能 妥善 運用 。 __UNDEF__ 畫面 系統人 v .
 
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電子 系統人 管理 約會 和 待辦 事項 的 方法 五花八門 ， 在 決定 用 書面 系統 還是 用 電子 系統 （ 或是 結合 兩 者 ） 前 ， 你 必須 先 確定 兩 件 事 ︰ 1 .
 
__UNDEF__ 你 比較 喜歡 哪 一 種 方法 ？ 你 的 偏好 ？ 你 的 個性 ？ 2 .
 
__UNDEF__ 你 如何 工作 ？ 在 哪裡 工作 ？ 需要 什麼 ？ 個性 與 偏好 你 是 一 個 用紙人 ︵ paper person ︶ ， 還 是 一 個 電子人 ︵ electronic person ︶ ？ 如果 你 是 用 紙人 ， 一旦 被迫 使用 PDA 和 電腦 設備 時 ， 會 感到 挫折 和 沮喪 。 如果 你 已 習慣 電子 設備 ， 哪 天 電腦 當機 或 被 要求 手抄 資料 ， 你 就 會 ﹁ 昏倒 ﹂ 。 你 不必 一定 非 要是 某 一 類 人 不可 ， 你 也 可以 是 兩 者 的 綜合 。 如果 你 走 在 路 上 ， 突然 想要 找 某 個 客戶 的 電話 號碼 、 某 一 份 檔案 或是 寄 個 提醒信 給 自己 ， 那麼 PDA 就 很 好用 。 如果 你 在 審查 月 行事曆 、 整理 會議 紀錄 或是 規劃 一 個 專案 ， 那麼 書面 系統 或許 比較 適合 。 總之 ， 如果 你 是 個 用 紙人 ， 但 公司 逼 你 一定 要 用 Outlook ， 因為 這樣 同事 才 能 跟 你 排定 開會 時間 ， 這時 你 要 配合 ； 不過 ， 你 可以 把 所有 資訊 再 寫到 你 的 萬用 手冊 裡 ， 而 不要 逼 自己 變成 一 個 每 天 跟 機器 作戰 、 發牢騷 的 電子人 。 強迫 自己 用 一 個 你 很 討厭 的 東西 ， 根本 適得其反 ， 與其 這樣 ， 我 寧可 建議 你 把 你 的 資料 用 書面 方式 再 做 一 次 。 工作 地點 和 需求 你 通常 都 在 固定 的 辦公桌 前 工作 嗎 ？ 如果 是 ， 那 你 大部分 的 工作 大概 都 可以 「 即時 」 處理 ， 而 不 需要 PDA 。 你 經常 在 外頭 跑來跑去 嗎 ？ 如果 是 ， 那麼 攜帶式 工具 很 重要 。 利用 電腦 管理 你 的 行程表 和 聯絡人 資料 ， 再 與 PDA 同步 傳輸 或是 列印出來 放 在 記事本 裡 。 找出 最 適合 你 的 方式 ， 不 需要 覺得 慚愧 ， 也 不 需要 解釋 。 以下 是 紙本式 工具 和 電子式 工具 的 優缺點 比較 ， 提供 你 參考 ： 紙本式 記事本 ／ 萬用 手冊 優點 ◆ 直接 把 事情 記入 手冊 內 ， 不須 再 輸入 電腦 。 ◆ 不會 故障 ， 也 不 依賴 電池 。 ◆ __UNDEF__ 可以 很 快 翻到 月 行事曆 ， 找到 你 的 行程 。 ◆ 萬用 手冊 方便 一 頁 一 頁 翻 ， 分類 隔頁 很 管用 。 ◆ 開會 時 有 比較 大 的 空間 可以 記 資料 。 ◆ 記事 、 查詢 資料 快速 簡便 ， 比 PDA 的 觸控筆 靈巧 方便 。 ◆ 方便 自製 。 你 可以 增加 或 除去 分類 或 表格 以 符合 自己 的 需要 。 缺點 ◆ 可能 會 遺失 ， 卻 沒有 備份 。 ◆ 名字 、 住址 及 電話 號碼 太多 ， 分類 標籤 可能 不 夠 用 。 ◆ 要是 個人 資料 有 異動 ， 得 重寫 。 ◆ 經常 更新 重寫 ， 手冊 內容 會 變 得 零亂 。 ◆ 沒有 防護 或 密碼 裝置 ， 別人 可以 輕易 打開 你 的 萬用 手冊 閱讀 內容 。 ◆ 體積 可能 又 大 又 笨重 。 小巧 的 萬用 手冊 又 可能 沒有 足夠 的 頁面 和 行事曆 空間 。 ◆ 可能 經常 塞滿 各式各樣 的 表格 紙張 和 便利貼 。 電子 記事本 ／PDA 優點 ◆ __UNDEF__ 輕薄 短小 ， 便於 攜帶 。 ◆ __UNDEF__ 容量 大 ， 一 台 PDA 可以 儲存 無數 聯絡人 姓名 和 電話 號碼 。 ◆ __UNDEF__ 具有 搜尋 工作 和 聯絡人 姓名 等 功能 。 ◆ __UNDEF__ 可以 和 桌上型 電腦 同步 傳輸 ， 因此 資料 總是 最 新 的 。 ◆ __UNDEF__ 適合 經常 出差 旅行 的 人 使用 。 ◆ PDA 可以 跟 Outlook 、 一般 聯絡人 管理 資料庫 相 整合 。 ◆ 有些 PDA 具備 無線 功能 ， 可以 接收 電子 郵件 。 ◆ 不會 沒有 空間 寫 每日 待 辦 事項 。 ◆ 待 辦 事項 清單 中 的 工作 若 沒有 完成 ， 可以 不必 重寫 ， 因為 電腦 會 自動 往 下 滑動 。 缺點 ◆ 無法 一 次 呈現 月 行事曆 的 整 個 內容 ， 你 得 點 入 月 行事曆 上 的 個別 日期 ， 才 能 看到 當天 的 約會 行程 。 ◆ __UNDEF__ 輸入 資料 比較 煩人 又 耗費 時間 ； 不然 你 就 得 另外 帶 一 個 鍵盤 。 ◆ 開會 時 ， 沒法 把 紙 或 記事條 放進 裡面 。 ◆ 外掛 其他 功能 的 機器 設備 十分 昂貴 。 ◆ 電子 設備 可能 會 損毀 ， 資料 可能 會 消失 ， 導致 你 出門 在外 時 束手無策 。 你 可以 依 自己 的 個性 和 需求 ， 自製 一 個 最 適合 你 自己 使用 的 系統 。 你 是 獨一無二 的 ， 你 的 組織 需求 也 是 一樣 。 嘗試 不同 的 技巧 和 工具 ， 不要 為了 「 趕流行 」 就 買 最 新 上市 的 產品 。