紙張 和 便利貼 。 電子 記事本 ／PDA 優點 ◆ __UNDEF__ 輕薄 短小 ， 便於 攜帶 。 ◆ __UNDEF__ 容量 大 ， 一 台 PDA 可以 儲存 無數 聯絡人 姓名 和 電話 號碼 。 ◆ __UNDEF__ 具有 搜尋 工作 和 聯絡人 姓名 等 功能 。 ◆ __UNDEF__ 可以 和 桌上型 電腦 同步 傳輸 ， 因此 資料 總是 最 新 的 。 ◆ __UNDEF__ 適合 經常 出差 旅行 的 人 使用 。 ◆ PDA 可以 跟 Outlook 、 一般 聯絡人 管理 資料庫 相 整合 。 ◆ 有些 PDA 具備 無線 功能 ， 可以 接收 電子 郵件 。 ◆ 不會 沒有 空間 寫 每日 待 辦 事項 。 ◆ 待 辦 事項 清單 中 的 工作 若 沒有 完成 ， 可以 不必 重寫 ， 因為 電腦 會 自動 往 下 滑動 。 缺點 ◆ 無法 一 次 呈現 月 行事曆 的 整 個 內容 ， 你 得 點 入 月 行事曆 上 的 個別 日期 ， 才 能 看到 當天 的 約會 行程 。 ◆ __UNDEF__ 輸入 資料 比較 煩人 又 耗費 時間 ； 不然 你 就 得 另外 帶 一 個 鍵盤 。 ◆ 開會 時 ， 沒法 把 紙 或 記事條 放進 裡面 。 ◆ 外掛 其他 功能 的 機器 設備 十分 昂貴 。 ◆ 電子 設備 可能 會 損毀 ， 資料 可能 會 消失 ， 導致 你 出門 在外 時 束手無策 。 你 可以 依 自己 的 個性 和 需求 ， 自製 一 個 最 適合 你 自己 使用 的 系統 。 你 是 獨一無二 的 ， 你 的 組織 需求 也 是 一樣 。 嘗試 不同 的 技巧 和 工具 ， 不要 為了 「 趕流行 」 就 買 最 新 上市 的 產品 。 對 你 有用 的 才 是 好 的 ， 只要 好 就 繼續 用 。第 79 __UNDEF__ 招 ： 勤快 刪除 垃圾 郵件 。 垃圾 郵件 不勝其煩 ？ 電子 郵件 應該 是 用來 減少 溝通 所 需 花費 的 時間 ， 但 電子 郵件 又 可能 讓 員工 變 得 更 沒有 工作 效能 。 根據 一 項 針對 全美 企業 高階 行政 階層 所 做 的 調查 發現 ， 經常 使用 電子 郵件 的 中高階 管理 人員 表示 ， 他們 收到 的 電子 郵件 中 ， 百分之三十 跟 他們 的 工作 沒有 直接 關聯 。 垃圾 郵件 令 人 討厭 ， 光 是 刪除 就 浪費 不少 時間 ， 要 如何 才 能 降低 垃圾 郵件 呢 ？ 使用 彈出式 廣告 攔截器 （ pop-up blocker ） 。 你 會不會 很 討厭 網路 上 那些 彈出式 廣告 打擾到 你 上網 ？ 垃圾 可 不 是 全 來自 電子 郵件 喲 ！ 最近 我 下載 了 一 個 免費 的 彈出式 廣告 攔截器 軟體 ， 才 使用 十二 天 ， 它 就 為 我 攔截 了 一百零九 個 網路 上 的 躍出式 廣告 ， 簡直 是 我 的 救世主 ！ 任何 人 如果 想 提高 使用 網路 的 工作 效能 ， 都 應該 擁有 一 個 類似 的 工具 。 不 打開 也 不 回覆 。 自動 刪除 一 看 便 知 的 垃圾 郵件 ， 不 打開 。 請 記住 ， 大 公司 做生意 不會 寄 連 鎖信 ， 所以 如果 看到 比爾蓋茲 來信 要 給 你 錢 ， 那 要 小心 。 不管 信件 內容 有 多 誘人 ， 絕對 不要 回信 ， 最好 將 之 刪除 （ 除非 郵件 是 來自 一 家 你 認得 而且 可以 信任 的 公司 ） 。 如果 你 真的 回信 ， 一般而言 也 不會 有 人 回信 給 你 ， 不過 對方 因此 更加 確定 你 的 郵件 住址 是 正確 的 ， 結果 會 導致 更多 的 垃圾 郵件 。 此外 絕對 不要 從 電子 郵件 上 購買 任何 東西 ， 否則 你 的 信用卡 可能 會 被 盜用 ， 你 的 住址 更 會 被 納入 所有 垃圾 郵件 的 寄發 名單 。 使用 防堵 垃圾 郵件 系統 或 垃圾 郵件 過濾 系統 。 建議 你 購買 一 個 功能 健全 的 防堵 垃圾 郵件 過濾 軟體 ， 它 能 過濾 寄件人 住址 、 主旨 、 內文 ， 甚至 能 根據 原始 發信 地點 封鎖 垃圾 郵件 。 使用 假 帳號 。 如果 網站 要求 你 輸入 個人 資料 才 能 進入 ， 但 你 不 想 給 時 ， 怎麼辦 ？ 你 可以 使用 hotmail 或 雅虎 這 一 類 的 免費 電子 信箱 ， 在 建立 新 帳號 的 時候 使用 假 資料 。 當 有 網頁 要 你 登入 時 ， 你 就 使用 這 個 假 的 電子 郵件 帳號 。 這樣 你 就 不用 受到 垃圾 郵件 的 轟炸 ， 個人 資料 也 不會 流出 。 謊報 年齡 。 只要 網站 問 你 的 年齡 ， 永遠 回答 十三 歲 以下 。 這樣 對方 就 不會 把 你 當做 垃圾 郵件 的 寄發 對象 ， 因為 大部分 廣告商 不會 想 對 一 個 十三 歲 以下 的 小孩 推銷 東西 。 保護 你 的 地址 。 只要 你 不 把 你 的 地址 公諸於世 ， 垃圾 郵件 就 不會 找上 你 。 地址 只 能 給 你 的 客戶 、 朋友 、 家人 和 同事 ， 請 他們 不要 流傳出去 。 如果 你 把 郵件 地址 在 網路 上 曝光 ， 要 小心 有 一 種 專門 蒐集 電子 郵件 資料 的 軟體 會 記錄下 你 的 地址 。 申訴 。 你 可以 向 垃圾 郵件 寄發 者 的 網路 服務 供應商 （ ISP ） 申訴 。 你 可以 將 垃圾 郵件 寄發 者 的 郵件 地址 找出來 ， 把 這 封 信 轉寄給 ISP 的 管理 者 ， 隨信 說明 這 是 一 封 垃圾 郵件 。 只要 是 合法 的 ISP 業者 都 有 嚴格 的 防堵 垃圾 郵件 政策 ， 他們 會 關閉 垃圾 郵件 寄發 者 的 帳號 。 大多數 文明 國家 的 政府 正在 制定 反 電子 郵件 法 ， 規範 這 種 濫寄 垃圾 郵件 的 行為 。 在 法令 尚未 完備 之前 ， 要 儘可能 保護 你 的 電子 信箱 。 第 80 __UNDEF__ 招 ： 掌控 科技 而 不 為 科技 所 掌控 。 誰 是 老大 ？ 是 你 ？ 還是 電腦 ？ 高科技 產品 代表 速度 和 便利 ， 應該 可以 節省 時間 、 增加 效率 、 讓 生活 更 簡便 。 然而 ， 我們 常常 認為 科技 是 主人 ， 而 我們 是 奴隸 。 如果 不能 善用 科技 ， 往往 也 會 浪費 時間 ， 降低 生產力 。 告訴 我 ， 電子 郵件 是 讓 時間 壓迫感 變 得 更 舒緩 還是 更 嚴重 呢 ？ 一 有 新 郵件 進來 ， 多數 人 就 會 不由自主 地 打開來 看 。 你 是否 也 如此 呢 ？ 不要 被 電子 郵件 掌控 。 沈迷 於 電子 郵件 和 即時 通訊 是 生產力 的 一 種 耗費 。 它 使 你 無法 專心 做 事 ， 工作 也 無法 合理 進展 。 不要 進來 一 封 電子 郵件 就讀 一 封 ， 關掉 郵件 軟體 裡 通知 你 收到 新 郵件 的 即時 視窗 ， 一 天 裡 固定 幾 個 時間 檢查 並 處理 郵件 即可 。 每 天 要 強迫 自己 只 能 在 那 幾 個 時間 檢查 郵件 ， 這樣 才 能 專心 做 眼前 的 工作 。 關掉 手機 。 想 提早 離開 辦公室 時 ， 如果 正好 手機 響 、 要 談 公事 ， 那 可就 不 好玩