「 提案 」 這 部分 則 將 針對 前述 兩 點 提出 「 消除 問題 起因 的 解決 方法 」 ， 同時 提出 「 施行 該 方法 的 結果 與 預期 成效 」 。 另外 在 正文 投影片 的 最後 ， 要 把 提案 內容 整理成 一 張 、 也 就是 附上 一 頁 「 概要 投影片 」 。 這裡 一定 要 提到 的 內容 是 「 事業 進行 的 必要 成本 」 與 「 時程表 」 。 事先 準備好 固定 套用 的 樣版 更 方便 （ 可 參考 Lesson 14 ） 。 這 個 概要 投影片 也 包括 在 「 5 ～ 9 頁 」 之內 ， 因此 請 務必 留心 。 接著 ， 最後 是 附錄 （ 補充 資料 ） 。 這 是 「 資料集 」 ， 用來 列出 沒 能夠 放進 正文投影片 裡 的 數據 ， 或 補充 說明 正文投 影片 時 少不了 的 數據 。 簡報 完畢 之後 ， 回答 決策 者 等 人 提出 的 問題 時 ， 可以 將 這 一 頁 顯示 在 大 螢幕 上 。 附錄 準備 不 夠 周全 的話 ， 決策 者 會 認為 ： 「 你 的 提案 未 經 徹底 檢討 」 、 「 還 不 夠 資格 進行 決策 」 ， 因此 附錄 扮演 的 角色 可 說 相當 重要 （ 可 參考 Lesson 26 ～ 27 ） 。 社 內 簡報稿 如上 所 云 ， 是 由 「 封面 」 、 「 過場頁 」 、 「 正文投 影片 」 、 「 附錄 （ 補充 資料 ） 」 這 四 個 部分 構成 。 先 將 簡報 整體 的 概觀 記 在 腦子 裡 ， 接下來 從 Lesson 3 起 將要 說明 如何 製作 內容 只 有 5 ～ 9 頁 又 具有 說服力 的 「 正文投影片 」 。 圖 2 - 4 正文投 影片 的 大致 架構 Lesson 3 簡報 只 能 有 「 一 個 主題 」 精簡 主題 簡報稿 要 濃縮成 5 ～ 9 頁 。 這 是 社 內 簡報 不變 的 法則 。 那麼 ， 應該 怎麼 做 呢 ？ 第一 步 是 精簡 主題 。 我 這樣 說 聽來 理所當然 ， 如果 一 次 簡報 想要 報告 多 項 主題 的話 ， 必須 提出 的 資料 也 會 隨之 增加 ， 結果 就是 簡報稿 很 難 只 有 5 ～ 9 頁 。 因此 「 一 個 簡報 ＝ 一 個 主題 」 是 基本 原則 。 別 「 這 個 也 想說 、 那 個 也 想說 」 ， 企圖 一 次 發表 數 個 主題 ， 請 記得 把 「 這 個 」 與 「 那 個 」 分開 ， 腳踏實地 讓 每 個 簡報 都 能夠 成功 過關 。 這 就 是 縮減 簡報稿 至 5 ～ 9 頁 、 以 簡單 明瞭 方式 報告 的 第一 步 。 各位 請 思考 下面 這 個 例子 。 某 零售 企業 為了 因應 店舖 來客數 大幅 減少 的 問題 ， 管理 高層 要求 員工 思考 對策 。 部門 內部 先行 篩選 所有 問題 、 進行 檢討 之後 ， 得到 的 結論 是 ： 施行 的 對策 必須 朝 「 服務 態度 的 改善 」 、 「 店面 的 清潔 」 、 「 店 外 裝潢 的 變更 」 、 「 店 內 家具 用品 的 更換 」 等 多方 進行 ， 並且 分別 針對 「 服務 態度 的 培訓 」 、 「 店 外 裝潢 的 設計 」 、 「 店 內 家具 用品 的 挑選 」 、 「 門市 人員 必須 貫徹 遵守 的 打掃 規定 」 等 歸納出 細節 。 這 種 時候 ， 若 打算 將 所有 提案 內容 在 一 次 簡報 中 說完 ， 只有 5 ～ 9 頁 投影片 ， 想必 很 難 容納 所有 資料 。 所有 提案 應該 同時 進行 嗎 ？ 或者 可以 訂出 優先 順序 依序 執行 呢 ？ 假設 以 服務 態度 為 第一 優先 的話 ， 決定 的 主因 是 什麼 ？ 培訓 的 內容 是 什麼 ？ 店 外 裝潢 設計 要 變更成 什麼 樣子 ？ 應該 選擇 什麼 樣 的 家具 用品 ？ 要 制定 什麼 樣 的 打掃 規定 ？ 打掃 規定 有 選擇性 嗎 ？ 預算 多少 ？ 施行 時間表 呢 ？ 施行 成效 呢 ？ 諸如 此 類 ， 有 太多 太多 必須 說明 的 內容 。 以 我 來 說 ， 我 會 分成 下述 幾 個 階段 進行 簡報 。 首先 ， 我 會 在 簡報 上 提出 將 進行 一連串 包含 各 面向 的 措施 ， 當中 必須 優先 執行 的 是 「 服務 態度 的 培訓 」 。 這 一 點 獲得 上司 認可 之後 ， 接下來 再 依序 針對 「 清掃 制度化 」 、 「 店 內 家具 用品 的 更換 」 、 「 店 外 裝潢 的 變更 」 分別 進行 簡報 。 以 這 種 方式 將 主題 細分 之後 ， 較 容易 把 每 個 主題 的 重點 歸納成 5 ～ 9 頁 的 投影片 。 如果 有 辦法 將 投影片 濃縮 在 5 ～ 9 頁 之內 ， 又 可 同時 報告 兩 個 主題 ， 當然 也 沒 問題 。 不過 在 尚未 習慣 這麼 做 之前 ， 我 建議 還是 盡量 將 每 個 主題 分開 簡報 比較 妥當 。 圖 3 -1 細分 主題 ， 做出 「 簡潔 的 簡報 」 逐步 拓展 「 陣地 」 的 策略 才 正確 細分 主題 的 效果 不僅 讓 簡報 變 得 簡潔 ， 還 有 另外 一 個 重要 的 意義 ── 這樣 做 可以 踏實 地 拓展 自己 的 「 陣地 」 。 此 話 怎 講 ？ 比方說 ， 你 的 簡報 是 針對 「 店 外 裝潢 的 變更 」 提出 具體 方案 ， 上司 因為 「 店 外 的 新 裝潢 設計 與 公司 形象 不 符合 」 而 打回票 。 但 假如 你 先 取得 上司 同意 「 變更 店 外 裝潢 」 ， 那麼 下 次 簡報 只 須 針對 裝潢 設計 的 細節 提案 即可 ， 也 就 是 你 可以 保住 前 一 次 簡報 中 取得 的 「 陣地 」 ， 無須 退回 起點 、 全部 重來 。 但 如果 你 把 所有 主題 在 同 一 次 簡報 上 報告完 的話 ， 情況 又 是 如何 呢 ？ 「 什麼 都 有 」 的 詳細 簡報 ， 往往 容易 遭到 上司 針對 細節 指教 ， 到時 恐怕 不只 「 店 外 裝潢 」 不 滿意 ， 「 什麼 都 有 」 的 部分 也 會 飽受 批評 ， 結果 很 可能 全數 被 退回 重來 ， 這麼一來 你 無法 取得 任何 「 陣地 」 ， 更 遑論 在 此 之前 付出 的 努力 與 時間 等於 白費 了 。 這 種 方式 實在 太 缺乏 效率 。 因此 ， 把 主題 細分 ， 逐步 累積 上司 的 每 個 認可 ， 確實 拓展 「 陣地 」 ， 是 相當 重要 的 策略 。 而且 將 主題 細分 可以 提升 提案 的 速度 。 如果 等到 一切 細節 都 定調 之後 才 進行 簡報 的 話 ， 十分 耗時 ， 不僅 無法 提升 公司 事業 發展 的 速度 ， 決策 者 也 會 覺得 ： 「 你 到底 什麼 時候 才 要 完成 ？ 」 因此 對 你 留下 負面 印象 。 更 重要 的 是 ， 把 主題 細分 、 陸續 取得 執行