】 。 改變 的 是 關鍵 訊息 。 將 「 因為 來客數 減少 所以 有待 因應 」 的 內容 分解成 「 來客數 減少 」 與 「 有待 因應 」 兩 個 句子 ， 並 以 倒三角形 符號 顯示 兩 者 之間 的 因果 關係 。 圖 16 -4 利用 「 倒 L 」 更 容易 看懂 首先 ， 將 關鍵 訊息 分割成 兩 個 ， 可以 減少 字數 ， 也 更 容易 一 眼 看懂 ； 再者 「 圖表 」 → 「 關鍵 訊息 ① 」 → 「 關鍵 訊息 ② 」 可 利用 「 倒 L 法則 」 引導 視線 移動 ， 變 得 更 容易 看懂 。 這 張 投影片 最 想 表達 的 就 是 「 有待 因應 」 這 則 訊息 。 而 訊息 已經 以 「 倒 L 」 的 最 短 路徑 輸入 決策 者 的 腦子 裡 了 。 另外 還 有 一點 需要 各位 注意 。 就 是 連接 關鍵 訊息 的 符號 請 勿 使用 箭號 （ ↓ ） 。 因為 使用 「 箭號 （ ↓ ） 」 看起來 像是 在 表示 「 增減 」 ， 往往 容易 造成 誤會 【 圖 16 - 5 】 。 這 種 時候 一定 要 使用 倒三角形 符號 （ ▽ ） 。 使用 這 個 符號 ， 既 不會 被 誤解為 「 增減 」 的 意思 ， 也 能夠 明確 顯示 「 也就是說 」 、 「 要 說 原因 的 話 」 、 「 所以 」 等 邏輯 上 的 因果 關係 。 此外 ， 請 把 倒三角形 符號 設定為 灰色 ， 不要 使用 繽紛 的 顏色 。 如果 使用 紅色 或 藍色 ， 就 會 給 人 正面 或 負面 的 印象 ， 恐怕 會 將 決策 者 導向 錯誤 的 方向 。 圖 16 -5 顯示 邏輯 的 因果 關係 卻 不 使用 箭號 利用 動畫 效果 表現 「 倒 L 」 我 認為 社 內 簡報 的 投影片 ， 基本 上 應該 盡量 避免 使用 動畫 效果 （ 詳情 請見 Lesson 25 ） 。 動畫 效果 使用 過度 的話 ， 反而 會 削減 決策 者 的 專注力 ； 而且 當 決策 者 對 你 說 ： 「 再 讓 我 看 一 次 第3 頁 的 投影片 」 時 ， 一 顯示 那 一 頁 ， 動畫 效果 就 會 再 來 一 遍 ， 這 種 時候 只 會 讓 人 覺得 煩悶 。 社 內 簡報 的 重點 是 盡量 別 做 多餘 的 事 ， 投影片 以 簡單 為宜 。 話 雖 如此 ， 不過 想要 藉由 視覺 效果 凸顯 欲 傳達 訊息 的 邏輯 時 ， 動畫 效果 就 是 最 有效 的 方法 。 其中 一 種 就 是 引導 視線 「 倒 L 」 前進 的 動畫 效果 。 正 如 【 圖 16 - 6 】 所 示 ， 首先 只要 顯示 「 圖表 」 ， 並且 以 口頭 告知 圖表 的 重點 。 決策 者 的 眼 裡 只 有 圖表 ， 讓 他 專注 理解 ， 同時 以 口頭 傳達 圖表 所 表示 的 意思 ， 如 ： 「 最近 來客數 急速 減少 」 等 ， 秀出 「 關鍵 訊息 ① 」 （ 來客數 減少 ） 。 接著 說 ： 「 這 是 嚴重 的 問題 ， 必須 盡快 提出 因應 對策 」 等 ， 同時 秀出 「 關鍵 訊息 ② 」 （ 有待 因應 ） 的 投影片 【 圖 16 - 6 】 。 以 這 種 方式 使用 動畫 效果 的話 ， 就 是 一 場 使 決策 者 十分 容易 看懂 、 聽懂 的 簡報 。 因此 ， 我 在 社 內 簡報 裡 幾乎 不用 動畫 效果 ， 只有 這 類 投影片 才 會 使用 。 以 邏輯 引導 最 有效 的 利器 就 是 動畫 效果 。 希望 各位 記住 這 項 重點 。 圖 16 -6 引導 視線 的 動畫 效果 Lesson 17多餘 的 「 數字 」 、 「 格線 」 全數 刪除 圖表 只 留下 「 想 給 決策 者 看 」 的 內容 充分 編輯 ， 清楚 表達 想要 傳達 的 內容 ── 這 就 是 圖表 製作 的 重點 。 為 此 ， 各位 必須 有 個 觀念 ── 「 只 秀出 你 想 給 人 看 的 內容 」 。 製作 簡報稿 時 ， 你 或許 覺得 規規矩矩 出示 所有 數字 ， 決策 者 才 會 放心 ， 結果 反而 做出 有 著 許多 亂七八糟 數字 的 圖表 ， 對於 看到 圖表 的 決策 者 來 說 ， 那 是 「 看 不 懂 的 圖表 」 。 而且 決策 者 多半 對 數字 很 敏感 。 你 出示 所有 數字 ， 他們 就 會 傾向於 追究 「 這 是 真的 嗎 ？ 」 、 「 為什麼 會 出現 這 個 數字 ？ 」 因此 ， 在 圖表 裡 寫出 多餘 的 數字 ， 只 會 害 得 你 因為 這些 與 簡報 主題 無關 的 內容 而 遭到 指教 ， 光 是 為 了 因應 就 浪費 不少 時間 。 假如 你 無法 適當 回應 質疑 的話 ， 恐怕 只 會 被 貼上 標籤 ， 認為 「 這 是 不 值得 相信 的 簡報 」 。 因此 ， 與 簡報 主題 無關 的 元素 應該 全面 去除 才 是 正確 做法 。 然後 ， 強調 你 想要 傳達 的 部分 ， 用心 傳達 你 試圖 傳達 的 內容 。 也就是說 ， 圖表 編輯 的 訣竅 在於 「 只 秀出 你 想 給 人 看 的 內容 」 。 精簡 到 勉強 可 看懂 的 程度 那麼 ， 具體 來 說 怎麼 做 才 好 呢 ？ 我們 實際 把 「 不易 理解 的 圖表 」 編輯 成為 「 淺顯 易懂 的 圖表 」 試試 吧 。 首先 我 從 最 基本 的 圖表 ， 也 就 是 「 長條圖 」 開始 說起 。 請 看 【 圖 17 - 1 】 。 這 是 某 出版社 每 月 例行 報告 會議 裡 的 投影片 ， 內容 顯示 書籍 營業額 比 上 個 月 成長 約 兩 倍 ， 表現 十分 亮眼 。 如果 是 我 的話 ， 我 會 修改成 下 一 頁 的 【 圖 17 - 2 】 的 形式 。 修改 的 重點 如 下 ：① 去除 多餘 的 數據 首先 ， 【 圖 17 - 1 】 裡 顯示 了 四 個 月 的 營業額 變化 ， 既然 是 每 月 例行 的 報告 會議 ， 只 需 顯示 六 ～ 七月 這 兩 個 月 的 變遷 即可 。 四 ～ 五月 的 數據 要 從 正文投影片 上 刪除 ， 改放進 附錄 裡 。 當然 ， 有 些 公司 規定 必須 「 出示 過去 幾 個 月 或 幾 年份 的 數據 」 ， 因此 如果 是 這 種 情況 ， 請 遵守 公司 規定 ， 否則 一般來說 ， 原則上 應該 刪除 與 簡報 主旨 無關 的 所有 元素 。 圖 17 - 1 不易 看懂 的 長條圖 投影片 ② 選擇 簡單 好懂 的 單位 單位 也 做 了 更動 。 【 圖 17 - 1 】 裡 顯示 的 是 「 250千 日圓 」 、 「 500千 日圓 」 ， 以 「 千日圓 」 為 單位 ， 但 一般人 很 難 看懂 這 個 單位 。 改以 「 萬日圓 」 為 單位 ， 更 有利於 一 眼 就 看懂 數字 。 簡報稿 使用 的 單位 、