用途 是 回答 決策 者 的 疑問 ， 因此 為了 能夠 回答 所 能 想到 的 所有 問題 ， 必須 做好 萬全 準備 。 正文投影片 必須 把 內容 塞進 有限 的 「 5 ～ 9 頁 」 投影片 裡 ， 但是 附錄 沒有 頁數 上限 ， 30 頁 或 100 頁 都 沒關係 ， 甚至 可以 說 因為 沒 人 能夠 保證 「 只要 有 這些 資料 就 絕對 沒 問題 」 ， 所以 無論 怎麼 準備 都 無法 安心 。 那麼 ， 如何 才 能夠 讓 附錄 趨近於 完美 呢 ？ 必須 徹底 「 質疑 」 正文 投影片 並 加以 查證 。 「 上司 可能 針對 這裡 提出 問題 」 、 「 也許 會 追究 這裡 的 細節 」 諸如 此 類 ， 你 需要 質疑 自己 的 正文 投影片 ， 然後 配合 這些 質疑 準備 附錄 內容 ， 也 就 是 「 模擬 FAQ 」 （ Frequently Asked Questions ） 。 我 希望 各位 記得 要 以 決策 者 的 角度 看 正文 投影片 。 決策 者 經常 抱持 「 為什麼 ？ 」 的 疑問 看 投影片 。 你 必須 想 著 那 個 「 為什麼 ？ 」 來 詳細 檢查 你 的 投影片 。 別 忽略 圖表 的 「 異常值 」 舉例 來 說 ， 正文 投影片 如 【 圖 27 -1 】 所 示 。 投影片 顯示 自家 公司 與 對手 公司 的 市占率 變化 ， 同時 也 說明 了 B 公司 的 市占率 急速 擴大 的 主因 是 吸收 了 離開 C 公司 的 使用 者 。 這裡 可 預設 可能 被 問到 的 問題 是 ： 「 為什麼 我們 公司 沒有 搶到 來自 C 公司 的 市占率 ？ （ 為什麼 只有 B 公司 搶到 了 市占率 ？ ） 」 因此 如果 準備 【 圖 27 -1 】 那樣 的 附錄 ， 沒有 出示 根據 的話 ， 決策 者 不會 認同 。 但是 ， 如果 是 我 ， 我 認為 光 是 這樣 做 還 不 夠 。 請 仔細 看 【 圖 27 -1 】 的 B 公司 摺線圖 ， 可以 看到 九月 左右 使用 者 急速 增加 ， 對 吧 ？ 只要 決策 者 夠 敏銳 ， 一定 不會 錯過 這 個 「 異常值 」 。 你 必須 為了 「 為什麼 B 公司 的 用戶 在 九月 會 急速 增加 呢 ？ 」 的 提問 預 做 準備 【 圖 27 - 2 】 。 假如 這裡 能夠 給出 明確 的 答案 ， 決策 者 就 會 認為 ： 「 你 的 這 份 簡報 是 經過 了 相當 深入 的 研究 。 」 因此 感到 信賴 與 安心 ， 你 的 提案 毫無 疑問 就 有 機會 過關 ， 往 前 邁進 一 大 步 。 圖 27-1 利用 「 模擬 FAQ 」 充實 附錄 ① 圖 27 -2 針對 「 異常值 」 說明 的 附錄 或是 請 看 【 圖 27 -3 】 。 這 張 正文投影片 顯示 手機 銷售 A 公司 的 「 新 簽約 」 比例 比 對手 B 公司 少 ， 想要 傳達 必須 採取 增加 「 新 用戶 」 的 對策 。 這裡 預測 決策 者 可能 提出 的 問題 是 「 過去 的 用戶 走向 是 ？ 」 等 ， 並 準備 附錄 ① 因應 。 如果 是 我 ， 我 會 進一步 預測 可能 出現 「 不要 顯示 比例 ， 以 實際 數字 來 看 的話 ， 哪 一 家 比較 多 ？ 」 的 提問 ， 所以 也 要 把 答案 準備 在 附錄 ② 裡 。 以 這 種 方式 預測 所有 可能 出現 的 問題 ， 一一 將 答案 準備 在 附錄 裡 ， 就 是 提高 提案 過關 機率 的 不變 法則 。 只有 自己 檢查 的話 ， 當然 一定 有 「 疏漏 」 ， 因此 建議 請 上司 或 前輩 等 比 你 經驗 豐富 的 人 幫忙 找出 問題 。 藉 此 不但 能夠 收集到 必要 的 附錄 ， 自己 心 中 也 能夠 實際 產生 對於 簡報 的 自信 。 感覺到 這 份 自信 時 ， 就 是 附錄 完成 的 信號 。 圖 27-3 利用 「 模擬 FAQ 」 充實 附錄 ② Lesson 28 簡報稿 必須 經過 三 方 確認 完成 的 簡報稿 至少 應該 靜置 一 天 簡報稿 一定 要 在 簡報 當天 的 至少 兩 天 之前 先 完成 初稿 。 原因 在於 無論 琢磨 多少 次 的 簡報稿 ， 擺 一陣子 再 重新 審視 ， 一定 會 找到 錯誤 與 需要 改進 的 地方 。 如果 就 這樣 擺 著 直到 正式 上場 那 一 刻 ， 恐怕 會 遭遇到 你 難以 招架 的 質疑 ， 這 點 請 務必 注意 。 我 過去 也 曾經 忽略 了 附錄 裡 的 數據 資料 ， 弄錯 一 位數 ， 結果 落得 必須 重新 提案 的 窘境 。 決策 者 不 認為 ： 「 位數 錯誤 只 是 小 問題 ， 口頭 修正 就 好了 。 」 決策 者 認為 自己 職責 所在 ， 必須 對 金額 龐大 （ 有時 是 巨額 ） 的 投資 做出 判斷 ， 因此 即使 只 是 小 錯誤 ， 也 足以 讓 決策 者 對 那 份 簡報 失去 了 信任 。 為 了 避免 這 種 情況 發生 ， 各位 請 務必 仔細 做好 最後 檢查 。 那麼 ， 為什麼 要 提前 兩 天 呢 ？ 因為 我 希望 各位 至少 要 讓 完成 的 簡報稿 「 靜置 」 一 整 天 。 製作 簡報稿 的 過程 中 ， 多 次 看 著 同樣 的 投影片 、 數據 資料 、 文字 內容 ， 太 熟悉 那 份 簡報稿 ， 結果 往往 連 最基本 的 錯誤 都 沒有 注意到 。 此外 ， 製作 簡報稿 時 ， 不自覺 就 會 站 在 「 作者 的 角度 」 ， 就算 不斷 地 告訴 自己 要 「 站 在 決策 者 的 角度 」 ， 還是 會 以 「 我 想 傳達 這 個 」 、 「 我 想 這樣 秀 給 他們 看 」 的 想法 為 優先 ， 因此 經常 會 變成 決策 者 難以 理解 的 簡報稿 。 正 因為 如此 ， 我 希望 各位 至少 「 靜置 」 一 天 ， 能夠 忘掉 簡報稿 的 內容 最好 ， 然後 抱持 著 第一 次 看 的 心情 ， 重新 面對 簡報稿 ， 你 一定 能夠 找到 很 基本 的 錯誤 、 注意到 決策 者 很 難 了解 的 發表 內容 ， 全數 修正 、 淬鍊 完美 之後 再 正式 上場 。 【 圖 28 -1 】 整理出 這 種 時候 的 確認 重點 。 「 檢查 數字 」 、 「 檢查 是否 誤植 」 、 「 檢查 關鍵 訊息 是否 超過 13 個 字 」 、 「 檢查 同樣 的 單詞 在 投影片 內 是否 重複 」 等 ， 記得 檢查 所有 項目 。 投影片 請 務必 「 實際 放到 大 螢幕 上 」 檢查 檢查 時 有 兩 點 需要 注意 。 第一 點 是 請 務必 實際 播放 在 大 螢幕 上 檢查 。 有些 人 只 在 電腦 畫面 上 檢查 ， 不過 再 怎麼樣 都 應該 用 決策 者 實際 觀看 投影片 的 螢幕 測試 一 遍 。 如果 沒有 以 這 種 方式 檢查 投影片 ， 很 可能 出 紕漏 ， 必須 小心 。 最好 是 能夠 在 實際 開會 的 地點 試播 投影片 。 可能 的話 ， 請 坐 在 決策 者 要 坐 的 位子 上