做完 看過 日報表 這 個 儀式 之後 ， 一切 就 結束 了 。 這 並 不 是 只有 A 公司 才 會 發生 的 特例 。 大部分 的 公司 都 和 A 公司 差不多 ， 根本 半斤八兩 。 事實 上 ， 這 是 業務日報表 並 沒有 被 好好 的 運用 。 依 使用 的 方法 不同 ， 它 也 可以 發揮 很 大 的 作用 ， 然而 ， 因為不了 解寫 日報表 的 真正 目的 ， 所以 大家 幾乎 都 是 制式化 的 在 寫 。 為什麼 會 這樣 呢 ？ 一般來說 ， 公司 要 大家 寫 業務日報表 的 原本 用意 ， 是 為了 想 知道 業務員 一 天 做 了 什麼 。 說穿 了 ， 它 原本 的 目的 只 是 為 了 監視 。 大部分 的 業務員 都 要 出 外勤 ， 所以 如果 早上 出去 的話 ， 要 到 傍晚 才 會 回 公司 ； 或是 上班 時 就 直接 去 拜訪 客戶 ， 然後 直接 從 客戶 那邊 下班 。 依 公司 不同 ， 有的 業務員 還 需要 常常 出差 ， 有的 甚至 一 整 個 星期 都 不會 進 公司 。 因此 ， 他們 和 行政 人員 或 生產線 的 員工 不同 ， 他們 工作 的 狀態 ， 老闆 和 管理 者 都 看 不 到 。 所以 ， 當天 的 工作 狀況 如果 不 寫 報告 ， 那 不管 是 老闆 還是 管理 者 都 無法 掌握 他們 的 行蹤 。 有鑑於此 ， 為了 一 掃 「 真的 有 到 客戶 那邊 去 拜訪 嗎 ？ 」 、 「 有 沒 有 翹班 呢 ？ 」 、 「 商談 的 進展 順 不 順利 ？ 」 、 「 會不會 在 做 和 提升 業績 無關 的 業務 呢 ？ 」 等 疑慮 ， 管理 者 才 讓 他們 寫 日報表 。 總之 ， 業務日報表 就 是 為了 知道 業務員 個人 行動 的 日報表 。 當 上司 開口 問 ： 「 ○○○ ， 你 還 沒 把 日報表 交過來 嗎 ？ 昨天 去 做 什麼 了 ？ 」 他 的 意思 就是說 ： 「 你 這 傢伙 一 整 天 都 沒 在 公司 ， 到底 有沒有 在 工作 ？ 」 ， 這 表示 上司 心 中 對 你 存疑 ， 所以 他 看 日報表 只是 希望 能夠 知道 「 這 傢伙 有 好好 在 工作 」 ， 希望 能 放心 而已 。 而 交日 報表 的 業務員 ， 他 的 目的 也 只是 希望 能 藉 此 展示 「 自己 的 工作 狀況 如何 」 。 明明 沒 去 拜訪 ， 但是 會 把 可信度 比較 高 的 客戶 搬出來 用 ， 有時 也 會 把 打 柏青哥 沒 在 工作 的 那 段 空白 時間 ， 寫成 去 拜訪 根本 不 存在 的 客戶 那裡 ， 胡掰 一 通 。 因為 連 去 都 沒 去 拜訪 客戶 ， 所以 就 「 沒有 特別 需要 報告 的 事 」 ， 因而 出現 「 沒 特別 的 事 」 、 「 負責人 不 在 」 這樣 的 內容 。 看 日報表 的 人 ， 只 稍微 瞄 一下 公司 的 名字 ， 就 不再 多 追究 、 多 問 什麼 。 結果 ， 業務日報表 就 這樣 放 在 管理 者 的 桌 上 沒 動 。 只 是 ， 「 他 真的 在 做 事 嗎 ？ 」 管理 者 心 中 的 這 個 疑慮 並 沒有 消失 ， 於是 隔 了 幾 天 同樣 的 事情 又 再 重覆 發生 。 如果 要 說 日報表 有 什麼 效用 ， 那 就 是 對 有 懶惰 習慣 的 業務員 來 說 ， 多少 在 心理 上 會 產生 一些 約束 作用 。 它 也 只有 這 個 用途 。 ◆ 新 業務 日報表 以 消息 為主 業務日 報表 原本 是 可以 知道 業務員 銷售 狀況 的 唯一 證據 ， 也 是 了 解 個別 客戶 的 消息 或 市場 動向 的 消息 來源 。 此外 ， 它 也 具有 對 組織 活動 來 說 最 重要 的 「 報告 、 聯絡 、 商量 」 的 這 項 功能 。 如果 業務員 有 五十 人 ， 應該 一 天 就 能 蒐集到 五十 人 份 的 消息 才 對 ， 所以 照理 說 ， 所有 的 策略 、 戰術 ， 應該 都 可以 從 業務日 報表 產生 。 如果 將 這些 消息 ， 公開給 管理 者 、 同事 ， 甚至 全 部門 的 人 都 能 共享 ， 那麼 新 的 智慧 就 能 因應 而 生 。 如果 開始 這樣 的 循環 ， 每 個 人 的 拜訪 內容 也 會 漸漸 改變 。 這 也 才 是 業務日報表 的 目的 。 業務日報表 絕對 不 是 為了 管理 業務員 行動 的 工具 。 我 確信 A 公司 也 一樣 ， 如果 能 好好 的 改善 日報表 ， 善加 利用 它 原本 的 意義 ， 那麼 整 個 公司 一定 能 因此 而 有 很 大 的 轉變 ， 所以 我 嘗試 從 這裡 下手 。 首先 日報表 一定 要 讓 人 容易 寫 、 容易 看 。 因此 日報表 的 必要 項目 會 如 以下 所 列 ， 全體 員工 都 統一 用 這 個 格式 。 ． 目的 是 什麼 ． 何時 ． 去 哪裡 ． 和 誰 見面 ． 做 了 什麼 ． 結果 ． 得到 的 消息 將 這些 內容 規定 以 固定 的 格式 ， 讓 全體 業務員 在 共通 的 格式 裡 填入 。 全體 員工 都 用 同 一 個 格式 ， 可以 漸漸 的 習慣 看 大量 的 日報表 。 同時 ， 這麼 做 可以 一邊 大量 看 日報表 ， 一邊 更 容易 發現 「 欸 ？ 」 ， 更 容易 注意到 有 哪 邊 怪怪 的 。 日報表 的 格式 要 讓 閱讀 者 容易 閱讀 ， 這 是 重點 之 一 。 另外 ， 寫 的 人 要 容易 填 也 很 重要 。 業務員 常 需要 在 外面 跑來跑去 ， 回 公司 之後 還 有 很多 工作 要 做 ， 一 有空 還要 開會 ， 工作 任務 大都 很 花 時間 、 要 跑 很 遠 ， 所以 ， 日報表 應該 盡可能 考量到 要 能 簡單 就 寫好 。 ◆ 禁止 寫 「 沒有 特別 事項 」 在 沒 力量 的 領導 者 （ 以及 老闆 ） 底下 ， 業務員 完全 叫 不 動 。 他們 頂多 只 會 去 跑跑 「 釣魚場 業務 」 而已 。 不管 再 怎麼 對 他 生氣 大罵 ， 或 精神 訓話 都 沒 什麼 效 。 不 去 跑 業務 推銷 ， 東西 就 賣 不 出去 。 東西 賣 不 出去 ， 占有率 就 會 下降 。 一旦 輸家 本性 上身 ， 在 面對 競爭 對手 時 ， 也 不會 有 什麼 想 贏 的 鬥志 ， 這 就 是 最 糟 的 惡性 循環 。 士氣 提 不 起來 ， 只 不斷 增加 開會 ， 在 公司 內 混水摸魚 ， 或 在 外面 隨便 把 打發 時間 ， 都 會 變成 理所當然 的 事 。 業務 跑 得 差不但 會 讓 「 獲利 流失 」 ， 也 是 公司 衰退 的 最 大 原因 。 這 種 情形 就 像 沒 治好 的 惡疾 一樣 ， 如果 老闆 不 改變 作法 ， 病 就 不會 好 。 我 發現 ， 業務 部門 （ 事實 上 整 個 公司 都 是 ） 在 得到 這 個 惡疾