代號 填進去 ， 但 也 設計成 限制 只 能 填入 一 行 字 。 這裡 有 個 重點 要 注意 。 要 讓 員工 記住 ， 「 不管 如何 就 是 要 多 蒐集點 消息 回來 」 ， 但是 不要 讓 他們 有 太多 複雜 的 記述 。 日報表 裡 塞 很多 消息 ， 雖然 沒有 悖離 原本 的 目的 ， 不過 同時 卻 會 增加 業務員 的 負擔 。 結果 ， 原本 寫出 一 個 很 棒 的 系統 ， 卻 可能 在 不知不覺 中 變成 都 沒 人 去 寫 ， 沒 人 去 看 ， 這樣 就 本末倒置 了 。 因為 只 能 寫 一 行 字 ， 所以 只 能 簡單 記 一下 。 記 不 進去 的 部分 就 在 隔天 的 朝會 裡 說明 （ 第三 章 會 談到 ） 。 如此 大家 才 會 有 興趣 去 寫 ， 消息 才 會 被 更 靈活 的 運用 。 想 追求 簡單 記錄 的 代價 就 是 ， 產生 了 必須 在 會議 裡 報告 的 義務 。 開會 這 件 事 變成 本分 該 做 的 事 ， 這 是 我 當初 沒 料想到 的 效果 。 託 了 開發 這 個 日報表 系統 的 福， A 公司 的 業務員 即使 自己 沒 去 想 那 個 月 該 去 拜訪 哪些 客戶 ， 也 只 需要 按 個 按鈕 ， 就 能 選出 需要 去 拜訪 的 客戶 。 而 管理 者 也 只 需 看 一 眼 ， 就 能 知道 屬下 有沒有 前去 拜訪 ， 和 客戶 的 商談 進展 如何 ， 大家 可以 共享 消息 。 如果 這些 事情 需要 依靠 每 個 業務員 和 管理 者 人才 來 做 ， 那麼 首先 ， 就算 業務員 從 客戶 那裡 回 公司 了 ， 但 只要 他 本人 不 來 報告 ， 就 無法 和 他 有 充分 的 對談 ， 無法 彼此 共享 消息 。 只要 他 本人 沒 來 報告 ， 和 他 的 對話 會 就此打住 。 可是 ， 這 個 系統 完成 之後 ， 管理 者 只 需要 從 電腦點 進去 系統 ， 就 能 即時 看見 業務員 一日 的 行動 ， 所以 即使 業務員 沒 來 做 個別 報告 ， 也 能 做到 「 報告 、 聯絡 、 商量 」 。 自從 這 個 電子日報表 完成 之後 ， 回到 公司 之後 的 口頭 報告 就 不再 有用 。 管理 者 的 工作 也 從 原本 的 「 蒐集 消息 」 變成 「 運用 消息 」 。 這 就 是 靠 系統 取代 人才 ， 讓 員工 動 起來 。 ◆ 訂出 上司 一定 要 閱讀 電子日報表 的 規定 藉由 電子日 報表 系統 ， 解決 了 業務員 的 行動 管理 ， 還 有 蒐集 消息 這些 任務 ， 如果 上司 能 再 去 反覆 確認 「 做 了 沒 ？ 」 、 「 做 了 沒 ？ 」 ， 讓 消息 共享 可以 更 靈活 運用 的 話 ， 那 就 很 完美 了 。 只 是 ， 這裡 卻 發生 了 之前 沒想到 的 阻礙 ｜｜ 需要 去 做 這些 事 的 上司 沒有 按照 期待 那樣 動 起來 。 業務員 在 系統 剛 採用 時 ， 心 裡 都 會 有 疑慮 ， 不過 慢慢 的 習慣 之後 ， 就 會 隨時 隨地 藉著 手機 或 平板 ， 經由 網路 更新 消息 。 不但 寫 日 報表 所 花 的 時間 變短 ， 同時 可以 從 每 天 在 規定 的 時間 以前 必須 交出 日報表 的 瑣碎 煩雜 中 解脫 。 而且 ， 自己 的 業務 活動 內容 可 在 公司 內部 共享 ， 算是 多少 有 做 點 成績 。 當 不 只有 管理 者 ， 連 其他 部門 的 同事 也 來 跟 你 說 ， 「 那 個 消息 ， 真 有 幫助 呀 」 的 時候 ， 就 會 漸漸 的 注意到 煙 消息 的 重要性 ， 因而 心 裡 會 覺得 開心 ， 也 產生 了 動力 。 不過 ， 另一方面 ， 卻 有 管理 者 會 偷懶 不 去 看 電子日報表 。 這樣 就 不 知道 這 個 系統 管理 是 為了 什麼 而 存在 了 。 讓 人 傷腦筋 的 就 是 ， 不 看 電子日報表 的 管理 者 ， 會 像 以前 一樣 ， 催促 不 太 去 客戶 那邊 的 業務員 ， 擔心 的 問 他 ： 「 今天 預定 要 去 哪裡 拜訪 ？ 」 、 「 最近 有沒有 去 大 客戶 S 那邊 拜訪 ？ 」 到 了 晚上 ， 就 會 要求 回到 公司 的 業務員 ， 報告 他 今天 聽到 的 消息 ， 然後 每 次 都 生氣 大罵 。 這些 事 只要 看 日報表 都 能 知道 。 簡單 來 說 ， 這 種 管理 者 就是 嫌 進去 系統 檢查 所有 部下 的 日報表 太 麻煩 ， 覺得 不 習慣 所以 放棄 了 。 因為 電子日報表 隨時 隨地 都 能 閱覽 ， 所以 只要 檢索 覺得 很 在意 的 大 客戶 S 先生 的 資料 ， 過去 的 拜訪 歷史 記錄 就 能 一目瞭然 。 從 最近 的 銷售 台數 ， 到 有 沒 有 車 檢入庫 ， 從 加入 保險 到 客訴 ， 或是 目前 商談 的 狀況 如何 ， 這些 想 知道 的 資訊 全部 都 能 從 系統 得知 。 即使 如此 ， 還是 有 管理 者 不 利用 這麼 重要 的 系統 。 就算 是 年紀 稍 長 的 人 ， 多少 也 都 會 使用 手機 或 平板 裝置 ， 所以 只要 有點 心 ， 學習 如何 操作 的話 ， 應該 就 能 簡單 的 使用 上手 。 不能 單單 只 說 麻煩 就 不 去 學 。 原本 我 想 ， 把 工作 交給 電腦 ， 盡可能 的 讓 作業 更 省力 ， 檢查 也 盡量 簡單 就 能 完成 的話 ， 就算 有點 欠缺 領導 風格 的 管理 者 ， 應該 也 能 好好 運用 日報表 才 是 。 結果 ， 有 這 種 期待 的 我 真的 太 天真 了 。 這 種 現象 不管 哪 間 公司 都 會 發生 。 只要 你 想到 如何 不 讓 他 偷懶 的 方法 ， 就 一定 會 有 人 想到 可以 應付 的 對策 。 或許 我 舉 的 例子 會 有點 不 好 ， 但 我 覺得 這 就 像 小偷 和 金庫 鑰匙 的 關係 一樣 。 不過 ， 不能 因此 就 放棄 。 於是 我 想 「 好 ！ 既然 對方 出 這 種 招 ， 那 我 就 要 設計 一 個 讓 他 找 不 到 可 鑽 漏洞 的 作業 流程 出來 ！ 」 ， 於是 我 在 系統 追加 放進 了 一 個 可以 知道 管理 者 ， 一 天 進去 點閱 幾 次 （ 看 了 幾 次 ） 他 應該 進去 看 的 重要 事項 的 作業 流程 。 也 就 是 管理 管理 者 的 系統 。 因為 誰 都 能 看見 管理 者 有沒有 盡 他 本分 的 工作 ， 所以 沒辦法 再 含混 過關 。 換句話說 ， 這 是 由 電腦 來 檢查 管理 者 的 系統 。 在 每 月 一 次 老闆 也 會 出席 的 分店 經理 會議 上 ， 將 發表 分店 經理 檢索 日報表 幾 次 的 統計 資料 。 如此一來 ， 態度 再 怎麼 強硬 的 人 也 不得不 屈服 ， 只 能 好好