的 消息 就 會 由 每 個 員工 自己 擁有 ， 隱藏 而 不 公開 。 不只 個人 這樣 ， 連 公司 的 消息 也 幾乎 不 公開 ， 這 是 現在 很多 公司 的 狀況 。 在 第二 章 介紹 過 的 業務日報表 ， 是 為 了 貫徹 報告 、 聯絡 、 商量 ， 讓 員工 能夠 凝聚 一體 的 手段 之 一 。 可是 ， 使用 電腦 來 共享 數位 消息 會 有 它 的 極限 。 有 些 消息 還是 得 靠 非 數位 的 溝通 才 能 傳達 。 這 就 是 希望 大家 務必 執行 ， 每 個 部門 都 要 每 天 早上 的 二十 分鐘 會議 。 ◆ __UNDEF__ 過去 不 太 發揮 作用 的 開會 方式 會議 和 日報表 一樣 ， 不管 哪 間 公司 都 在 開會 。 可是 ， 這 明明 是 難得 能 把 員工 們 全部 集合 在一起 的 寶貴 時間 ， 卻 常常 開 的 是 沒有 明確 目的 的 會議 。 如果 開會 時 ， 回答 「 沒有 特別 要 報告 的 事 」 還 能 過關 的 會議 ， 就 屬於 這 種 會議 。 開會 的 目的 是 為 了 補強 業務日報表 裡 的 共享 消息 ， 讓 整 個 團隊 能 凝聚 一體 。 如果 小 的 部門 單位 一個個 都 凝聚 一體 ， 還 能 和 其他 部門 作 橫向 的 共享 消息 ， 那麼 整 個 公司 就 能 團結 一起 。 首先 ， 從 每 天 早上 的 開會 時間 固定為 二十 分鐘 開始 。 打出 「 二十 分鐘 會議 」 的 名號 ， 參加 的 人 就 不會 拖拖拉拉 。 選 在 早上 開會 是 因為 ， 早上 比較 容易 集合 所有 的 員工 ， 而且 才 得知 不到 一 天 的 消息 還 很 新鮮 。 還 有 ， 早上 常 會 需要 安排 工作 ， 或 客戶會 來 諮詢 等 ， 所以 是 非常 忙錄 的 時段 ， 因此 開會 不能 開 太 久 。 剛 開始 我 也 曾 嘗試 在 傍晚 ， 等 業務員 全 回來 之後 才 開會 ， 但是 要 按照 時間 把 大家 全部 集合 在一起 有 困難 ， 結果 總是 會 讓 開會 時間 拖 得 很 長 。 所以 ， 還是 早上 開會 最 有 效率 。 二十 分鐘 的 會議 具有 多 一 個 人 知道 也好 ， 要 讓 更多 人 共享 消息 的 意義 。 所以 缺席 者 盡量 少一點 比較 好 。 此外 ， 我 也 採用 了 可 讓 所有 分店 開 視訊 會議 的 系統 。 使用 這 個 系統 ， 可以 讓 總公司 的 董事 或 業務部長 ， 每 個 早上 能 參加 某 個 分店 的 會議 ， 然後 傳達 方針 或 回答 疑問 。 託 這 個 系統 的 福， 總部 和 分店 的 會議 可以 即時 進行 。 或許 有 人 覺得 二十 分鐘 的 時間 好像 有點 太 短 ， 我 當初 也 考慮 過 要不要 再 拉長 一點 時間 。 可是 習慣 之後 就 會 懂得 開會 的 訣竅 ， 只要 沒有 太 大 的 事 ， 都 能 在 時間 內 開完 會 。 還 有 ， 依 業務 內容 或 組別 規模 的 大小 ， 也 可 將 開會 時間 訂 在 十五 分鐘 就 好 ， 可 依 公司 的 實際 狀況 彈性 調整 。 不過 ， 一旦 規定好 的 會議 時間 ， 絕對 不要 改變 。 二十 分鐘 會議 的 規則 ， 原則上 和 業務 日報表 相同 。 它 和 日報表 的 規則 會 有 很多 重複 的 部分 ， 這 會 再 說明 。 此外 ， 要 進行 二十 分鐘 會議 的 並非 只有 業務 部門 ， 請 老闆 決定 讓 公司 內部 所有 部門 的 最 小 單位 團隊 ， 都 一定 要 這麼 做 。 ◆ 務必 從 檢視 前 一 天 的 任務 開始 開會 首先 ， 用 輪流 的 方式 決定出 主席 和 記錄 。 這 兩 個 工作 每 個 月 都 要 換人 做 ， 所有 員工 都 要 輪流 做 ， 這樣 也 能 培養 員工 的 領導 風格 。 記錄人 要 在 專用 的 筆記 上面 ， 按照 規定 記下 發言 的 內容 。 依 消息 的 內容 ， 分成 「 報告 」 、 「 任務 」 、 「 消息 」 三 類 ， 報告 用 「 報 」 ， 任務 用 「 任 」 、 消息 用 「 消 」 作 代號 ， 並 標示 在 記錄 內容 的 最 上頭 ， 這樣 一 看 就 知道 內容 屬於 哪 一 類 。 發言 的 內容 應 屬於 這 三 類 中 的 哪 一 類 ， 交由 記錄人 判斷 。 這麼 做 能 讓 「 任務 」 顯得 特別 明確 ， 這 點 相當 重要 。 「 是 誰 」 、 「 到 什麼 時候 為止 」 、 「 用 什麼 樣 的 方法 」 對應 ， 這些 項目 都 會 問 清楚 後 記錄下來 。 這些 決定 由 參加 會議 的 管理 者 來 指示 。 司會 在 會議 一 開始 時 ， 一定 要 發表到 前 一 天 為止 的 「 任務 」 ， 並 確認 這 個 任務 採取 了 什麼 樣 的 對策 。 這 就 是 確認 「 做 了 沒 」 。 不管 是 不 是 二十 分鐘 的 會議 ， 只要 是 開會 ， 都 一定 要 先 從 確認 「 做 了 沒 」 開始 。 舉例 來 說 ， 客訴 ， 就是 典型 的 「 任務 」 。 由 誰 負責 ， 什麼 時候 去 客戶 那裡 ， 報告 什麼 時候 做好 ， 都 要 在 開會 當時 訂出來 ， 然後 隔天 再 確認 「 做 了 沒 」 。 「 任務 」 不要 拖拖拉拉 延宕 ， 要 在 隔天 的 二十 分鐘 會議 的 一 開始 ， 就 先 追蹤 「 完成 了 嗎 ？ 做 了 嗎 ？ 」 。 開會 一定 要 從 檢查到 昨天 為止 該 完成 的 「 任務 」 開始 ， 如果 交代 的 任務 沒 完成 ， 要 問 理由 ， 以及 之後 要 怎麼 處理 、 什麼 時候 會 處理好 ， 再次 做 確認 ， 並且 記錄下來 。 某 個 早晨 開會 的 情形 主席 ： 「 那麼 ， 先 從 確認 上 週 的 任務 開始 開會 。 」 確認 上 週 還 標註 著 「 任 」 代號 的 地方 。 主席 ： 「 Ａ○○ ， 上 週二 B 先生 打來 客訴 ， 談到 交 車 的 車子 烤漆 那 件 事 ， 後來 怎麼樣 了 ？ 」 Ａ ： 「 他 打來 之後 馬上 就 去 服務 了 ， 只是 對方 還是 無法 諒解 。 」 主席 ： 「 那 接下來 打算 怎麼 做 ？ 」 Ａ ： 「 因為 不 是 技術性 的 問題 ， 所以 看 是 要 再 幫 他 換 烤漆 ， 或 再 去 請求 他 諒解 ， 會 從 這 二 個 方法 著手 。 」 上司 ： 「 那 個 客戶 總是 愛 挑 毛病 ， 用 一般 的 方法 恐 是 處理不了 的 ， 恐怕 會 要求 降價 喔 。 你 什麼 時候 還 會 去 找 他 ？ 」 Ａ ： 「 今天 中午 會 再 找 他 談 。 」 主席 ： 「 那 就 把 這 件 事 當作 未 完成 任務 處理