不 見 的 狀態 轉變成 看 得 見 的 狀態 ， 也 就是 必須 加以 「 可視化 」 。 有效 「 整理 資訊 」 的 祕訣 要 怎麼 做 ， 才 能 將 腦袋 裡 的 狀況 「 可視化 」 呢 ？ 大家 還 記得 我 在 PART1 說 過 的 「 動作 」 嗎 ？ 指 的 是 「 單純 到 任何 人 都 能 將 之 轉換成 行動 的 簡單 文句 表現 」 。 根據 這 個 條件 ， 請 看看 下 一 行 。 寫 在 紙 上 怎麼樣 呢 ？ 當然 ， 如果 只是 茫然 於 「 寫 在 紙 上 」 ， 是 無法 有 效率 「 整理 」 的 。 我 平常 都 提倡 用 以下 三 個 要素 所 構成 的 技法 。 ● 寫 在 「 一 張 紙 」 上 ● 劃出 「 方格 」 ● 決定好 「 主題 」 填進去 微軟 （ Microsoft ） 的 作業 系統 中 有 「 Micros of t Excel （ 微軟 試算表 ） 」 的 軟體 ， 這 個 技法 也 是 「 將 一 張 紙 想成 是 電腦 軟體 Excel 的 畫面 一般 」 處理 ， 所以 就 這 層 意義 而言 ， 我 取名為 「 Excel 1 」 。 能夠 有 效率 整理 資訊 的 框架 作業 「 Excel 1 」 ， 具體 而言 是 根據 以下 順序 運用 ： 在 筆記 紙張 之類 的 一 張 紙 上 ， 以 綠色 筆 __UNDEF__ 劃出 八 至 三十二 個 方格 （ 如果 是 十六 格 ， 就 是 上下 左右 對 半 分 ， 接著 將 分出來 的 四 等分 ， 再 上下 左右 各 對 半 分 ， 劃出 線條 後 就 能 做出 方格 ） 在 左上 方格 ， 用 綠色 筆 寫出 「 日期 」 與 「 主題 」 。 日期 是 為 了 提高 日後 查找 時 檢索 便利性 的 重要 資訊 ， 請 務必 填寫 用 藍色 筆 將 腦袋 裡 的 資訊 ， 逐一 填進 剩下 的 方格 中 （ 原則上 ， 一 格 填入 的 資訊 只 有 一 個 ） 基本 順序 就 是 這 三 個 。 要點 在於 ， 全 都 必須 是 任何 人 能 立即 轉換成 可能 實踐 的 「 動作 」 。 例如 要 寫 「 書籍 的 讀 後 感想 」 。 在 此 ， 以 拙 著 《 在 TOYOTA 學到 的 只要 「 紙 1 張 」 的 整理 技術 》 為 例 加以 說明 。 準備好 「 Excel 1 」 ， 一邊 回想 還 有 印象 的 關鍵詞 、 句子 或 畫線 的 部分 ， 一一 填進 方格 。 這 時候 ， 沒有 全部 填滿 也 沒關係 ， 請 以 至少 填滿 一半 ， 也 就 是 八 格 以上 為 目標 。 相反 的 ， 如果 很 明顯 要 超過 十五 格 ， 那麼 就 再 劃出 四 條 直線 ， 做出 三十二 格 也 沒關係 。 繼續 再 劃出 四 條 直線 ， 就 能 做出 六十四 格 ； 但是 如果 增加 到 這麼多 ， 又 會 因為 需要 整理 的 資訊 過多 ， 變 得 很 難 處理 。 由於 這 個 動作 目的 是 「 讓 說明 簡潔 易懂 的 思考 整理 」 ， 所以 請 大家 千萬 不要 陷入 「 追求 數目 」 的 「 網羅性 」 。 方格 一旦 填妥 ， 「 整理 資訊 」 這 個 動詞 的 「 動作化 」 也 隨之 大功告成 。 「 欸 ？ 就 這樣 而已 ？ 」 或許 有 人 會 這麼 想 。 也 有 人 會 因為 太過 簡單 而 感到 不安 吧 。 但是 ， 只要 嘗試 做做 看 ， 就算 「 只有 這樣 而已 」 ， 應該 也 能 親身 感受到 腦袋 裡 的 資訊 都 整理 得 差不多 了 。 試 著 眺望 羅列 資訊 的 框格 整體 ， 就 會 覺得 「 怪 了 ？ 這 位 作者 講 的 東西 並 沒有 想像 中 來得多 耶 」 、 「 對於 自己 來 說 ， 重要 的 大概 就 只 有 這 個 部分 耶 」 ， 像 這樣 逐漸 發現 以前 不 曾 察覺 的 事物 。 這 是 因為 ， 腦袋 裡 過於 混亂 的 資訊 ， 經過 「 可視化 」 的 簡化 程序 處理 過 了 。 我 想 寫給 還 沒有 會意 過來 的 讀者 ： 大家 還 記得 嗎 ？ 我 在 本 書 「 前言 」 曾 說 過 自己 投入 求職 活動 時 ， 因為 實行 「 某 個 簡單 動作 」 ， 戲劇性 的 轉變 成為 「 擅長 說明 」 。 事實 上 ， 那 時候 所謂 的 「 某 個 簡單 動作 」 ， 正 是 「 寫 在 紙 上 ， 加以 可視化 」 。 我 當時 的 具體 做法 ， 是 利用 已故 杉村太郎 先生 的 名著 《 絕對 內定 》 （ 鑽石社 出版 ） 的 作業 表單 ， 花 了 三 天 三 夜 持續 「 寫出 」 自己 的 人生 。 作業 表單 全 都 是 畫有 「 方格 ＝ 框架 」 的 「 一 張 紙 」 ， 然後 作業 模式 就 是 根據 「 主題 」 填寫 。 就 結構 而言 ， 與 「 Excel 1 」 的 要素 一模一樣 。 重複 這 一連串 動作 之後 ， 「 關於 自己 本身 的 資訊 」 也 被 整理 得 井然有序 ， 過程 中 還 會 屢屢 出現 「 自己 有所 體察 」 的 瞬間 。 當 自我 分析 越來越 深入 後 ， 最後 慢慢 就 能 以 簡單 明確 的 文句 表達出來 了 。 結果 ， 面試 時 不論 面對 以 何 種 角度 切入 的 問題 ， 都 能 流暢 俐落 的 回答 … … 而 我 就 變成 了 「 擅長 說明 」 的 人 。 大家 的 焦點 如果 不 是 放 在 「 Excel 1 」 單純 的 動作 上 ， 而是 「 Excel 1 」 帶來 的 「 Before –After （ 實踐 前 — 實踐 後 ） 」 的 戲劇性 變化 ， 應該 就 會 驚嘆 「 這麼 簡單 的 動作 ， 竟然 能 帶來 這麼 精彩 的 結果 啊 」 ， 從而 發現 箇中 價值 。 以 「 紙 一 張 」 寫出來 的 最 大 益處 話 說回來 了 ， 或許 也 有 人 會 懷抱 這樣 的 疑問 ： 「 為什麼 不 用 條列式 ， 必須 刻意 將 資訊 填進 方格 中 呢 ？ 」 。 這 個 「 Excel 1 」 乍 見 之下 只是 單純 表格 ， 其中 卻 有 一 個 與 條列式 筆記 一般 的 記錄 截然不同 的 決定性 特徵 。 那 就 是 「 一覽性 」 — — 換句話說 ， 就 是 一目了然 。 不論 是 多 長 的 會議 或 講座 ， 只要 花 一 次 工夫 ， 全部 整理進 「 Excel 1 」 ， 就 能 一 眼 綜觀 全 局 。 每當 我們 在 會議 中 記錄 時 ， 幾乎 都 會 橫跨 好幾 頁 。 但是 憑藉 那樣 的 紀錄 ， 並 無法 掌握 整體 。 這 種 「 掌握 整體 」 的 感覺 ， 對於 「 整理 資訊 」 這 方面 是 非常 重要 的 。 因為 ， 我們 能夠 藉由 掌握 整體 ， 冷靜 面對 不同 對象 ， 也 才 能 有所 「 覺察 」 。 請 試 著 回想 ， 當 我們 在 網路 下載 什麼 東西 時 ， 看到 的