制式 句子 就 能 輕易 解決 這 個 問題 。 如果 是 商務 書信 ， 一 開始 只要 寫 「 您 好 」 、 「 平時 承蒙 您 的 關照 」 開頭 ， 收尾 只 需 署名 再 加上 「 今後 也 請 您 不吝 撥冗 指教 」 即可 。 然而 ， 希望 各位 注意 ， 正 因為 制式 句型 任何 人 都 很 方便 套用 ， 所以 缺點 在於 很 難 傳達 當事人 的 想法 與 感情 。 就 這 一 點 來 看 ， 制式 的 句子 甚至 可以 說 是 毫無 感情 的 用詞 。 把 這麼 毫無 感情 的 用詞 ， 放 在 文章 開頭 及 最後 這麼 重要 的 關鍵 ， 實在 太 可惜 了 。 就 這 一 點 來 看 ， 信件 開頭 即使 寫上 「 平時 承蒙 您 的 關照 」 ， 也 已經 失去 意義 ， 變成 只是 多 添 一 行 文字 ， 因此 ， 對方 也 不免 跳讀 這 一 行 字 。 所以 ， 我 建議 各位 不妨 把 這 行 字代 換成 彼此 日常 實際 交流 的 話語 ， 例如 ， 「 平時 承蒙 您 的 關照 」 改成 「 前 陣子 您 說 的 一 番 話 給 我 很 大 的 啟示 」 等 。 刻意 排除 這些 不自覺 套用 的 制式 句子 ， 代換成 只有 當事人 理解 的 內容 ， 溝通 就 會 更 順利 ， 填補 彼此 的 生疏感 。 只 有 當事人 才 知道 的 「 兩 人 間 用語 」 效果 所謂 的 溝通 ， 必須 有 傳達 者 和 被 傳達 者 才 能 成立 ， 平時 最 頻繁 的 溝通 ， 或許 是 電子 郵件 、 交談 等 一 對 一 的 意見 溝通 。 這 種 情況 ， 由於 只 有 兩 個 人 就 可以 形成 溝通 ， 要 排除 制式 句子 比 容易 ， 因為 傳達 對象 已經 鎖定 ， 所以 能夠 透過 兩 人 之間 的 交流 來 編寫 言語 。 我 把 這 個 方法 稱為 「 兩 人 間 用語 」 ， 在 平時 對話 或 寫 郵件 時 特別 留意 。 以下 就 舉 個 例子 。 把 「 平時 承蒙 您 的 關照 」 和 「 久疏 問候 」 ， 改成 具體 的 內容 ， 就 能 形成 只有 當事人 才 瞭解 的 兩 人 間 用語 。 這麼一來 ， 輕易 被 無視 的 開頭 ， 對 彼此 而言 就 有 了 意義 。 前面 的 例子 是 藉由 具體 交流 的 內容 寫出 只有 兩 人 才 知道 的 言語 ， 接著 為了 向 對方 傳達 「 想要 聊 得 更多 的 心情 」 ， 所以 加上 「 公司 以外 的 場合 」 、 「 太 好 了 」 等 用詞 。 當然 ， 是 在 「 原本 只 在 公司 碰面 」 的 前提 下 ， 才 加上 「 公司 以外 的 場合 」 一 詞 ， 表達出 想 建立 更深 一 層 關係 的 意願 。 另外 ， 以 「 太 好 了 」 來 表示 心情 上 的 喜悅 ， 傳達出 這 不 是 社交 辭令 ， 而是 真心 這麼 想 的 效果 。 像 這樣 排除 制式 的 句子 ， 注意 使用 兩 人 間 的 用語 ， 轉換成 有 個人 風格 的 表現 ， 就 能 創作出 自己 的 言語 ， 這 同時 也 是 把 心情 融入 文章 的 訓練 ， 希望 各位 務必 在 日常 生活 中 練習 看看 。 不 使用 專有名詞 或 一知半解 的 用詞 除了 不 使用 制式 或 老套 的 說詞 ， 同時 也 要 提醒 你 ， 不要 使用 自己 一知半解 的 用詞 或 專有名詞 。 比方說 ， 只有 業界 使用 的 專有名詞 ， 因為 周圍 的 人 都 這麼 說 ， 自己 也 會 不自覺 地 用上 ， 但 由於 並 不 是 完全 理解 ， 所以 說出 的 內容 籠統 而 缺乏 說服力 。 而且 ， 要是 第一 次 聽到 這 個 專有名詞 的 人 問 你 什麼 意思 ， 你 卻 無法 解釋 清楚 ， 反而 會 留下 不 好 的 印象 。 近年 來 的 流行 用語 好比 「 ＰＤＣＡ 循環 （ 品質 管理 循環 ） 」 、 「 設定 ＫＰＩ （ 關鍵 績效 指標 ） 」 、 「 網路 集客率 」 、 「 互動率 」 、 「 雲端 」 等 專有名詞 等 ， 另外 ， 如果 是 自己 所屬 領域 或 業界 使用 的 專有名詞 ， 就 必須 是 不用 專有名詞 也 能 說明 清楚 。 以 「 ＰＤＣＡ 循環 」 來 說 ， 正確 來 說 是 重複 「 規畫 （ Plan ） 、 執行 （ Do ） 、 查核 （ Check ） 、 行動 （ Act ） ， 達到 品質 管理 以 發展 業務 」 。 將 此 內容 更 扼要 地 闡述 重點 ， 就 是 指 「 別 光 會 做 ， 也 要 持續 改善 」 吧 。 就算 沒有 詳細 說明 ＰＤＣＡ 的 每 一 個 步驟 ， 理解 重點 也 就 夠 了 。 至於 什麼 是 「 設定 ＫＰＩ 」 呢 ？ ＫＰＩ 指 的 是 「 Key Performance Indicators ， 也 就是 評估 業務 達到 什麼 程度 的 判斷 標準 」 ， 但 這 個 詞 也 屬於 越 解釋 越 覺得 一頭霧水 的 典型 。 因此 ， 換 個 方式 說明 ， 簡單 說 就是 「 以 數字 表現 專案 的 成功 基準 」 ， 這麼一來 ， 沒 聽 過 ＫＰＩ 的 人 也 能 理解 。 把 自己 認為 「 這麼 說明 實在 看 不 懂 」 的 詞彙 ， 不要 只是 直接 抄下來 查詢 意思 ， 還 要 思考 換 個 方式 說明 讓 多數 人 容易 理解 ， 並且 把 這 個 做法 養成 習慣 。 這麼一來 ， 體會到 詞彙 的 意義 後 ， 就 能 完全 消化 ， 真正 理解 ， 反覆 這麼 做 ， 就 能 讓 別人 對 你 「 這 個 人 根本 不 懂 」 的 印象 ， 轉變成 「 這 個 人 很 瞭解 嘛 」 的 印象 。 ③ 即使 只 是 一 個 字 ， 該 刪 則 刪 〈 言簡意賅 〉 全部 寫完 後 再 修正 寫作 文章 ， 就是 一再 重複 書寫 和 刪除 的 作業 。 抓住 浮現 腦海 的 內在 言語 ， 轉換成 外在 言語 ， 有時候 會 停下 筆 來 ， 有時 寫 著 寫 著 突然 自己 也 搞 不 懂 究竟 在 寫 什麼 ， 重新 再 檢視 一 遍 文章 。 然後 發現 「 這 個 地方 如果 這麼 寫 會 更 容易 明白 吧 」 ， 把 其中 一 段 ， 或 甚至 全部 刪掉 後 ， 再 繼續 往 下 寫 。 以前 我 寫 文章 就 像 這樣 ， 「 邊 寫 邊 想 」 。 但是 ， 這 已經 成為 過去式 了 。 我 現在 寫 文章 則 是 「 整理完 想法 後 ， 一口氣 寫下來 」 。 盡可能 在 文章 寫到 一半 時 ， 重新 檢視 修正 。 重新 檢視 或 修訂 的 工作 ， 等 整 篇 文章 寫完 後 再 進行 。 換句話說 ， 就 是 「 全部 寫完 後 再 修正 」 。 書寫 文章 ， 必須 把 一一 浮現 腦海 的 內在 言語 仔細 捕捉 下來 ， 再 轉換成 文字 。 因此 ， 需要 兩 個 條件 。 第一 個 條件 ， 是 腦袋 裡 有 一 張