特點 ， 把 精力 導向 目標 。 瞭解 自己 運用 時間 的 方式 你 要 做 的 第一 步 ， 絕對 比 其他 任何 談 拖延 的 書 所 說 的 都 簡單 ： 照 你 本來 拖延 的 模式 度過 一 週 即可 。 在 那 之後 ， 本 書 會 告訴 你 如何 辨認 自己 拖延 的 時機 和 方式 ， 但 現在 你 只要 客觀 觀察 自己 ， 就 像 人類學家 觀察 不同 文化 時 ， 不 做 任何 判斷 ， 純粹 記錄 當地人 的 行為 與 習俗 。 不要 批判 自己 ， 也 不要 分析 自己 的 行為 ， 在 這 個 階段 ， 只要 專心 觀察 自己 目前 的 行為 模式 即可 。 觀察 自己 把 時間 花 在 哪裡 。 你 生產力 很 高 的 時候 ， 都 在 做 些 什麼 ？ 有 些 時候 ， 你 明明 很 忙 ， 卻 沒有 完成 任何 事情 ， 在 這些 情況 下 ， 你 又 是 做 了 什麼 ？ 難以 正確 估計 做完 一 個 計畫 、 前往 某 地 、 準時 參加 會議 的 時間 ， 這些 現象 通常 與 慣性 拖延 有關 。 想要 改善 拖延 習慣 ， 變 得 有 生產力 ， 就 需要 務實 的 時間 管理 、 有 系統 地 投入 每 一 項 工作 。 假如 你 長期 慣性 遲到 、 花 太多 時間 處理 瑣事 、 對 截止日 毫無 心理 準備 、 拖延 十幾 項 計畫 、 沒有 足夠 的 時間 享受 休閒 或 經營 關係 ， 那 你 的 時間 管理 就 出 了 問題 。 人 為什麼 無法 妥善 管理 時間 ， 有 許多 假設 可以 解釋 ， 不過 對 大多數 人 來 說 ， 這些 假設 還是 無法 幫助 我們 解決 困難 。 我們 需要 一 套 方法 ， 幫助 我們 留意 時間 的 流逝 ， 並 搞清楚 自己 如何 運用 時間 。 連續 三 天 ， 記錄 自己 所 做 的 每 件 事情 ， 能夠 幫助 我們 掌握 自己 把 時間 花 在 哪裡 。 算出 你 這 三 天 在 不同 的 事情 總共 花 了 多少 時間 ， 將 之 除以 三 ， 就 是 你 平均 每 天 花 在 那 件 事情 上 的 時間 ， 許多 律師 、 建築師 、 顧問 等 專家 都 會 用 類似 的 方式 ， 計算出 要 向 每 一 位 客戶 請款 的 時數 。 以下 是 弗蘭 的 行程表 ， 你 可以 參考 她 如何 記錄 工作 、 在 家 、 與 朋友 相處 的 時間 。 把 一 天 分成 三 或 四 個 區塊 （ 例如 早上 、 下午 、 晚上 ） ， 會 更 容易 評估 你 在 什麼 時段 生產力 最 高 、 什麼 時候 最 低 。 記下 你 每 天 花 在 不同 事情 上 的 時間 。 弗蘭 在 一 間 服飾 公司 擔任 副理 ， 由於 在 工作 上 習慣 拖延 而 消磨掉 太多 時間 ， 希望 有 更多 時間 和 丈夫 、 朋友 相處 ， 因此 向 我 求助 。 弗蘭 總是 覺得 每 件 事 都 倉促 完成 ， 沒 時間 好好 做完 最 重要 的 事務 ， 對於 她 完成 的 事情 也 缺乏 成就感 ， 休息 時間 都 無法 徹底 放鬆 。 我們 討論 了 弗蘭 的 目標 ， 設定 優先 順序 ， 接著 弗蘭 同意 要 記錄 自己 如何 運用 時間 ， 如此一來 ， 就 能 瞭解 她 實際 花 在 高 優先 事務 上 的 時間 多寡 ， 是否 符合 她 的 期望 。 在 弗蘭 的 案例 中 ， 「 工作 」 的 優先 順序 分為 一 、 二 、 三 級 ， 她 只有 在 真正 完成 高 優先 的 專案 時 ， 才 算是 達成 「 優質 的 工作 時間 」 。 弗蘭 沒有 把 讀 郵件 、 打電話 給 客戶 的 時間 給 納入 ， 因為 她 希望 減少 花 在 非主要 目標 上 的 時間 。 設定好 優先 順序 之後 ， 會 比較 能 看清 就 長期 目標 而言 ， 哪些 事務 是 真正 重要 的 。 艾倫‧拉金 （ Alan Lakein ） 在 《 掌握 你 的 時間 與 生命 》 （ How to Get Control of Your Time and Your Life ） 一 書 中 ， 提出 要 善用 分類 ， 將 最 重要 事項 列為 一級 ， 次 重要 事項 列為 二 級 ， 不 重要 的 事 列為 三 級 ； 一 級 事項 通常 最 有 價值 ， 也 最 需要 心力 ， 在 幾 個 一級 事項 之間 ， 可以 安插 一些 二 級 或 三 級 的 事務 ， 讓 自己 喘 口 氣 ， 例如 比較 緊急 的 事項 或 開會 。 像 這樣子 分類 能 讓 你 清楚 掌握 ， 自己 什麼 時候 是 真的 有 進度 ， 什麼 時候 只是 在 救火 。 艾德．卜勒斯 （ Edwin Bliss ） 在 《 把 事情 搞定 》 （ Getting Things Done ） 中 ， 則 是 用 緊急 程度 當做 分類 標準 ， 不過 他 也 提醒 讀者 ， 最 緊急 的 事 不見得 是 最 該 花 時間 做 的 事 。 假如 一 個 人 該 做 的 緊急 事項 太多 ， 代表 時間 管理 不良 ， 而且 可能 慣於 逃避 長期 下來 較 有 效益 的 重要 事務 。 弗蘭 的 行程表 活動 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 時間 （ 分鐘 ） 　1. 早上 ， 家 中 （ 7:00 __UNDEF__ ↓ 9:15 ） 　 起床 前 聽 一下 廣播 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 15 伸展 、 仰臥 起坐 、 瑜珈 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 10 淋浴 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 15 著裝 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 20 邊 看 電視 邊 吃 早餐 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 30 將 衣服 送洗 ， 順便 拿 晚上 要 穿 的 衣服 ， 整理 活動 需要 的 資料 　　　15 通勤 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 30 　 小計 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2 小時 15 分 　2 .
 
早上 ， 公司 （ 9:15 __UNDEF__ ↓ 12:45 ） 　 和 老闆 聊天 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 10 讀 電子 郵件 、 看 新聞 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 20 打電話 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 15 放空 、 計畫 購物 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　10 整理 桌子 、 找 資料夾 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 15 休息 、 喝 咖啡 、 社交 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 15 工作 （ 重要性 低 ， 3 級 ） 　　　　　　　　　　　　　　　　　　 45 接 電話 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 20 工作 （ 重要性 高 ， 1 級 ） 　　　　　　　　　　　　　　　　　　 60 　 小計 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 3 小時 30 分 　3. 下午 ， 公司 __UNDEF__ （ 12:45 __UNDEF__ ↓ 6:15 ） 午餐 、 社交 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　75 回撥 電話 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 30 會議 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 60 工作 （ 重要性 低 但 緊急 ， 2.5 級 ） 　　　　　　　　　　　　　　　 30 休息 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 15 工作 （ 重要性 高， 1 級 ） 　　　　　　　　　　　　　　　　　　 45 諮詢 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 30 工作 （ 重要性 中等 ， 2 級 ） 　　　　　　　　　　　　　　　　　 30 收拾 ， 準備 隔天 的 會議 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 15 小計 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 5 小時 30 分 　4. 晚上 ， 家 中 __UNDEF__ （ 6:15 __UNDEF__ ↓ 11:30 ） 通勤 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　30 採購 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 20 社交 、 讀 電子 郵件 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 15 運動 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 25 淋浴 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 10 幫忙 晚餐 ／ 準備 晚餐 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 30 吃 晚餐 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 45 看 電視 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 60 打電話 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 20 繳 帳單 、 記帳 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 20 閱讀 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 30 睡 前 盥洗 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 10 小計 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 5 小時 15 分 　 總計 ： 16 小時 35 分 工作 ： 3 小時 30 分 __UNDEF__ ， 運動 ： 35 分 我 和 弗蘭 一同 回顧 她 通常 怎麼 度過 一 天 ， 注意到 有 幾 個 地方 可以 改善 。