方便 左手 持聽筒 ， 右手 記下 需要 記錄 的 東西 。 為 避免 擋住 光線 ， 檯燈 也 應 放 在 左 前方 ， 並 最好 用夾式 的 ， 才 不會 佔去 桌 上 有限 的 空間 。 左手 寫字 的 人 ， 電話 和 檯燈 則 應 放 在 右 前方 。 常用 物品 應 放 在 隨手 可 及 之 處 工作 經常 會 用到 的 東西 應 放 在 隨手 可 及 之 處 。 我 坐 在 桌子 前 工作 時 ， 經常 需要 用 的 東西 有 刀片 、 剪刀 、 筆 等 文具 ， 以及 文件架 。 我 將 文件 架放 在 座椅 的 後方 ， 其餘 文具 放 在 抽屜 裡 ， 這樣 需要 時 可 立即 取用 。 整理 檔案 只要 你 是 白領階級 ， 檔案 管理 對 你 的 工作 效率 就 有 絕對 的 影響 ， 所以 你 應該 建立 一 套 有效 的 檔案 管理 系統 。 文書 的 檔案 管理 根據 我 的 接觸 與 瞭解 ， 絕大多數 人 的 文書 檔案 管理 都 沒有 做好 ， 當 要 找 文件 資料 的 時候 經常 要 花 很多 時間 ， 甚至 找 不 到 ， 而 弄得 精疲力竭 、 心情 不 愉快 ， 或 導致 工作 無法 順利 進行 。 事實 上 ， 不 是 你 沒有 整理 檔案 ， 也許 你 的 檔案 一 個 月 前 還 做 了 一 次 大 整理 ， 但是 不 知 怎的 ， 現在 又 是 一 團 亂 。 問題 可能 是 ， 你 所 用 的 檔案 管理 方式 ── 分類 整理 法 ── 是 錯誤 的 方法 。 我 個人 是 非常 注重 檔案 管理 的 人 ， 長久以來 一直 不斷 尋找 有效 的 方法 ， 但 一直 到 我 工作 了 十多 年 之後 ， 才 找到 檔案 管理 最 有效 的 方法 。 分類 整理 法 不 適用 日本人 很 早 就 發覺 ， 對於 個人 使用 （ 而 非 公用 ） 的 檔案 ， 「 分類 」 整理 的 方式 經常 不 適用 。 根據 我 個人 的 經驗 ， 並 參考 日本 東京 大學 野口悠紀雄 教授 的 說法 ， 整理出 以下 七 點 分類 不 適用 的 原因 ：1 .
 
可 歸於 多 類 ： 例如 ， 你 有 兩 個 檔案夾 ， 一 個 是 「 研討會 」 ， 裡面 放 了 一些 研討會 的 通知 ； 另 一 個 是 「 DM  設計 」 ， 收集 一些 值得 保存 的  DM ， 作為 未來 自己 設計  DM 的 參考 。 現在 收到 一 份 設計 精美 的 研討會 DM ， 那麼 應該 放 在 「 研討會 」 還是 「 DM  設計 」 的 檔案夾 呢 ？ 2 .
 
無法 歸於 任何 一 類 ： 不管 你 的 檔案 分類 做 得 再 好 ， 經常 會 有 文件 無法 歸於 目前 分類 中 任何 一 類 的 情況 發生 ， 這時 又 必須 再 分出 一 個 新 的 類別 。 3. 放錯 類別 ： 一 個 文件 如果 放錯 類別 就 很 難 找到 了 ， 如果 不 花 兩 、 三 天 將 所有 的 檔案 做 個 徹底 的 整理 ， 那麼 這 份 文件 對 你 來說 等於 是 遺失 了 。 舉例 來 說 ， 圖書館 是 典型 採用 分類 整理 法 的 地方 ， 如果 一 本 書 放錯 了 歸屬 類別 的 架 上 ， 那麼 讀者 就 找 不 到 了 ， 這 就 是 為什麼 圖書館 會 張貼 一些 公告 ， 告訴 你 書本 拿下 後 ， 不要 自行 放回 書架 。 有些 學生會 故意 將 書 擺錯 類別 ， 這樣 就 只有 他 自己 可以 找 得 到 。 4 .
 
忘記 文件 屬於 哪 一 類 ： 當 你 歸類 的 時候 ， 你 會 記得 這 份 文件 是 屬於 某 一 類 ， 但 等到 要 找 該 份 文件 的 時候 ， 就 想 不 起來 當初 是 歸於 哪 一 類 了 。 這 是 經常 會 發生 的 事 ， 並 不 是 你 的 記憶力 不 夠 好 ， 而是 要 將 所有 文件 的 類別 都 記得 ， 幾乎 是 不可能 的 事情 。 5 .
 
大 分類 亦 無法 解決 問題 ： 就 是 因為 決定 適當 的 分類 很 花 時間 ， 也 很 費 腦筋 ， 所以 很多 人 經常 將 文件 放 在 其他 類 或是 一 個 大 分類 。 問題 是 ， 其他 類 或 大 分類 裡 有 許多 雜七雜八 的 文件 ， 將 文件 放進 這 個 類別 只是 安慰 自己 ， 以後 要 找 時 會 非常 麻煩 。 因為 麻煩 ， 所以 以後 也 不會 再 去 找 這 個 分類 裡面 的 文件 了 。 6. 分類 很 花 時間 ： 分類 是 非常 費時 、 費力 的 事 。 圖書館 有 專業 的 圖書館員 ， 專門 做 圖書 分類 的 工作 ， 我們 既 沒有 這樣 的 專業 ， 也 沒有 這樣 的 時間 整 天 做 分類 的 工作 。 更 重要 的 是 ， 整理 檔案 並 不 是 直接 對 工作 成果 有關 的 「 生產 時間 」 ， 所以 不應該 花 太多 時間 。 單 就 這 一 點 ， 分類 就 不 是 好 的 方法 。 7 .
 
大多數 的 歸檔 文件 不會 再 使用 ： 既然 如此 ， 就 不 應 花 太多 時間 在 大多數 不會 再 使用 的 歸檔 文件 上 。 不 分類 整理法 既然 分類 整理法 不 適用 ， 所以 注重 效率 的 日本人 陸續 提出 幾 種 「 不 分類 整理 法 」 ， 例如 ： 山根一真 提出 的 「 袋式 檔案 系統 」 ， 以及 野口悠紀雄 提出 的 「 時間 軸 檢索 法 」 （ 參見 下方 列表 ） 。 檔案 管理 法 ／ 說明 圖書館法 ／ 先 分類 ， 然後 依 類別 分別 放置 在 不同 地點 。袋式 檔案 系統 （ 山根式 ） ／ 將 檔案 放入 大信封 內 ， 以 檔案 名稱 的 五十 音 （ 相當於 中文 的 注音 符號 ） 決定 放置 地點 。 時間 軸 檢索 法 （ 野口式 ） ／ 文件 放入 大信封 內 ， 取出 使用 後 一律 放 在 最前面 ， 檢索 時 由 前往 後 搜尋 。 編號 搜尋法 （ 廖式 ） ／ 文件 依序 編號 ， 分別 放入 文件夾 內 ， 並 以 編號 排列 ， 另 在 電腦 上 以 編號 順序 建立 檢索檔 ， 以利 電腦 搜尋 山根式 的 袋式 檔案 系統 ， 是 將要 歸檔 的 文件 先 放入 大 信封裡 ， 然後 根據 文件 標題 名稱 第一 個 字 的 發音 ， 決定 放入 位置 。 如果 轉換為 中文 ， 「 時間 管理 講義 」 的 文件 ， 就 應該 放 在 「 ㄕ 」 的 位置 。 野口式 的 時間 軸 檢索 法 十分 特殊 ， 所有 放入 大信封 內 的 文件 ， 當 要 歸檔 時 （ 不論 是 第一 次 歸檔 或 使用 後 再 歸檔 ） ， 一律 放 在 所有 檔案 的 最前面 。 根據  80/20   法則 ， 80%   要 取用 的 文件 ， 只 是 其中  20%   的 文件 ， 因此 當 找 文件 時 ， 由 前往 後 找 ， 很 可能 只要 找 前面  20%   左右 的 文件 ， 就 可 找到 。