執行 成果 我 任教 的 學校 對於 這 點 執行 得 很 徹底 ， 每 次 行政 會議 前 ， 相關 的 主管 都 要 填寫 一 份 上 次 會議 議決 事項 的 辦理 情形表 ， 於 本 次 會議 提出 說明 。 如此 作法 確實 可以 很 有 效率 的 追蹤 上 次 會議 議決 事項 的 執行 情形 。 其他 會議 技巧 除了 一般 的 會議 技巧 外 ， 以下 我 再 提供 一些 自身 的 經驗 作為 參考 。 連續 會議 如果 兩 、 三 個 會議 的 與會 人員 完全 或 大致 相同 ， 這些 會議 可 盡量 排 在一起 ， 一 個 接著 一 個 。 這樣 將 會議 集中 的 作法 ， 至少 有 以下 三 點 好處 ： 1 .
 
與會 人員 可 有 較多 完整 的 時間 ， 而 不會 使 自己 的 時間 被 會議 切割成 許多 無法 充分 使用 的 片段 。 2 .
 
可 節省 與會 人員 來回 會議 場所 的 時間 ， 尤其 與會 人員 分散 各 地 時 。 3 .
 
可 節省 正式 開會 前 等 人 到齊 的 時間 。 在 我 任教 的 學校 ， 由於 「 教務 會議 」 和 「 課程 委員會 」 的 大部分 成員 都 是 相同 的 ， 所以 經常 會 將 這 兩 個 會議 排 在 前後 進行 。 站立 會議 「 站立 會議 」 也 是 應 考慮 採用 的 有效 開會 方式 。 宏碁 科技 的 一 位 資深 協理 告訴 我 ， 當 他們 有 專案 在 執行 的 時候 ， 每 天 下午 三點 三十分 都 會 召集 相關 人員 舉行 「 站立 會議 」 ， 共同 討論 專案 進行 中 所 遭遇 的 問題 ， 並 檢視 進度 ， 有 問題 當場 解決 。 由於 是 站 著 開會 ， 所以 每 個 人 發言 都 會 盡可能 簡短 扼要 ， 以免 讓 其他 同事 站 得 太 久 ， 通常 二十 分鐘 就 可 順利 結束 會議 ， 十分 有 效率 。 中午 便當 會議 中午 十二點 正 開始 吃 便當 ， 十二點 二十分 正式 開始 會議 ， 是 一 種 避免 有 人 遲到 的 方式 。 我們 開 「 系務 會議 」 的 時候 ， 就 是 採取 這 種 方法 。 當 正式 開始 時 ， 雖然 不見得 每 個 人 都 已 吃完 便當 ， 但 幾乎 所有 與會 人員 都 已 到齊 ， 這時 就 可 開始 開會 ， 沒 吃完 的 人 繼續 吃 。 對於 人數 比較 少 （ 如 在 十 人 以下 ） 的 會議 ， 則 可 採 中途 吃 便當 的 方式 。 例如 ， 可以 十一點半 開會 ， 半 小時 後 的 十二點 開始 用餐 ， 利用 吃飯 的 悠閒 氣氛 ， 進行 溝通 ， 這時 會 比較 容易 達成 共識 。 吃完 飯 後 ， 再 開 個 二十 分鐘 的 會 ， 就 可 順利 達成 會議 的 結論 與 共識 。 但是 這 種 方法 不 適用 人 多 的 會議 ， 因為 當 人 多時 ， 無法 達到 私下 溝通 的 效果 。 避免 使用 大型 會議室 如果 可能 ， 盡量 不要 使用 那 種 每 人 面前 都 有 一 個 麥克風 的 大型 會議室 。 開會 的 主要 目的 就 是 溝通 ， 但是 在 大型 會議室 開會 ， 不但 人 與 人 之間 的 距離 太 遠 ， 而且 必須 很 正式 的 使用 麥克風 ， 很多 人 不 習慣 ， 因此 很 難 達到 溝通 的 效果 。 在 大多數 的 情況 下 ， 這 種 會議 只 能 做到 宣布 、 報告 等 功能 的 單向 溝通 ， 或是 只有 少數 人 發表 意見 ， 大多數 人 都 選擇 沈默 。 第12 章 與 人 接觸 的 效率 成功 的 人 不但 重視 自己 的 時間 管理 ， 也 重視 部屬 的 時間 管理 。 同時 ， 成功 的 人 能 和 他 所 接觸 的 人 充分 合作 ， 尋求 他們 的 協助 ， 共同 完成 事情 。 授權 對於 主管 而言 ， 在 所有 的 時間 管理 技巧 之中 ， 授權 是 最 重要 、 最 複雜 ， 但 卻 最少 為 人 瞭解 的 一 種 。 部屬 的 時間 管理 由於 你 的 成功 與否 和 你 部屬 的 時間 管理 有 密切 的 關係 ， 所以 除了 你 個人 的 時間 管理 之外 ， 對於 部屬 的 時間 管理 亦 應 加以 重視 。 鼓勵 部屬 重視 時間 我 經常 鼓勵 部屬 重視 時間 的 有效 運用 ， 也 經常 要求 部屬 告知 我 徒勞無益 和 缺乏 效率 的 工作 指派 。 此外 ， 我 也 經常 和 部屬 溝通 做 事 的 方法 ， 並 鼓勵 部屬 提出 更 有 效率 的 作法 ， 對於 他們 的 工作 給予 支持 ， 並 嘉勉 與 肯定 他們 的 表現 。 雖然 做 這些 事 都 需要 花 時間 ， 但 絕對 是 必要 的 ， 而且 是 一 個 成功 的 管理 者 必須 具備 的 條件 。 避免 浪費 部屬 的 時間 你 必須 知道 ， 「 主管 的 干擾 」 和 「 主管 的 猶豫不決 」 經常 是 部屬 浪費 時間 的 主要 因素 之 一 ， 因此 ， 你 應 提醒 自己 避免 隨時 干擾 部屬 ， 對於 部屬 的 請示 也 應 給予 快速 果決 的 答案 ， 不要 讓 自己 變成 瓶頸 ， 浪費 部屬 的 時間 。 授權 的 程度 與 範圍 當 你 將 工作 授權給 部屬 去 做 時 ， 你 必須 清晰 明確 的 表明 這 項 工作 的 授權 程度 與 範圍 。 當 我 授權 時 ， 我 會 告訴 部屬 此 項 授權 是 屬於 以下 三 類 的 哪 一 類 ： 1. 事情 很 重要 ， 要 隨時 讓 我 知道 進度 。 2. 碰到 問題 時 ， 再 來 找 我 即可 。 3. 不必 再 向 我 報告 ， 有 問題 自己 想 辦法 解決 ， 也 就 是 全權 處理 。 當然 ， 剛 開始 時 ， 主管 與 部屬 並 不一定 能夠 對 以上 三 種 授權 的 程度 有 很 好 的 默契 ， 但是 經過 幾 次 經驗 後 ， 彼此 對於 授權 的 認識 將 會 趨於 一致 。 至於 授權 的 工作 內容 和 範圍 ， 也 應 彼此 確認 清楚 ， 否則 部屬 有 可能 遺漏 了 一些 重要 工作 ， 或 做 了 超出 授權 範圍 以外 的 工作 。 為何 要 授權 ？ 授權 是 有效 運用 部屬 時間 的 方法 。 許多 管理 者 認為 ， 授權 是 所有 時間 管理 問題 中 ， 對 他們 工作 影響 最 大 的 問題 。 授權 的 好處 如果 你 是 一 位 主管 ， 當 事情 來臨 時 ， 先 不要 問 自己 ： 「 我 有 時間 做 嗎 ？ 」 而 應 問 ： 「 我 能 交給 別人 做 嗎 ？ 」 將 部屬 能 做 的 事 授權 他們 去 做 ， 至少 有 以下 三 點 好處 ： 1. 自己 可 集中 精力 去 處理 那些 需要 親自 做 的 事 。 2 .
 
培養 部屬 能力 ， 讓 他們 實地 去 做 ， 以 獲得 寶貴 的 經驗 。 3 .
 
不致 讓 部屬 因 不能 充分 得到 授權 而 將 事情 往 上