熱誠 。 這 點 非常 重要 。 如果 你 辦 不 到 ， 就 不要 撥 這 通 電話 。 應該 預先 演練 ， 把 自己 的 聲音 琢磨到 最佳 狀態 。 你 能 吸引 別人 注意 的 時間 非常 有限 ， 必須 善加 利用 。 遣詞 用句 必須 精挑細選 、 精準 扼要 。 盡量 採用 別人 常用 的 語詞 ， 才 能 拉近 彼此 的 關係 。 你 應該 投入 時間 和 心力 ， 在 打電話 之前 預先 規劃 。 電話 是 另 一 種 簡報 的 形式 ， 而且 更 有 挑戰性 ， 需要 更 充分 的 準備 工夫 。 你 必須 事先 做 功課 。 你 要 打電話 給 誰 ？ 打 這 通 電話 的 目的 為 何 ？ 接 電話 的 人 可能 是 誰 ？ 都 必須 做好 功課 ！ 你 知道 他們 的 名字 和 職務 嗎 ， 你 有沒有 找到 什麼 關於 他們 個人 的 適當 話題 ， 可以 拿來 聊 一 聊 ？ 你 可能 會 碰到 什麼 困難 ， 你 要 如何 應變 ？ 在 撥 電話 前 ， 最好 先 準備好 一 段 開場白 ： 以 一 句 話 來 介紹 自己 ， 說明 你 打 這 通 電話 的 目的 。 這樣 做 表示 你 尊重 對方 時間 有限 ， 對方 也 會 欣賞 你 能 如此 有 效率 地 傳達 打電話 的 目的 。 時間 就 是 金錢 。 你 之所以 這麼 做 ， 原本 就 是 打算 和 對方 做生意 。 撥 電話 前 先 想好 要 說 的 話 ， 只不過 是 起步 而已 。 你 必須 確定 所有 重要 工具 都 在 手 邊 。 你 講 電話 時 ， 需不需要 參考 文件 或 背景 資料 ， 或 甚至 需要 有 杯 水 潤潤 喉嚨 ？ 一定 要 事先 準備好 ， 放 在 唾手可得 之 處 。 應該 把 辦公室 的 環境 營造 得 適合 打電話 。 把 門 關上 ， 不 讓 別人 打擾 。 使用 來電 轉接 或 留言 功能 。 在 適當 的 狀況 下 ， 可以 告知 同事 你 等一下 會 講 電話 ， 請 他們 不要 讓 別人 來 打擾 你 。 必須 抗拒 其他 誘惑 ， 關閉 電子 郵件 ， 你 可以 等一下 再 查看 郵件 。 最 令 人 沮喪 的 莫過於 知道 和 你 通電話 的 人 同時 在 查看 電子 郵件 。 同時 ， 也 要 關掉 行動電話 的 鈴聲 和 關掉 「 來電 等候 」 的 功能 。 應該 讓 你 的 通話 對象 覺得 你 把 全 副 注意力 都 放 在 他 身 上 。 要 牢記 你 的 目標 ： 讓 對方 覺得 在 你 眼 中 ， 他 是 最 重要 的 人 ， 是 你 唯一 的 客戶 。 不要 讓 其他 人 或 新 科技 干擾 你 達到 這 個 目標 。 最後 ， 要 檢視 你 自己 的 精神 狀態 。 講 電話 時 ， 表現 得 精神抖擻 非常 重要 。 一般而言 ， 人類 天生 會 受 正面 能量 所 吸引 。 你 的 聲音 是否 已 做好 準備 ？ 能不能 傳達出 活力 、 熱誠 和 專業 、 自信 ？ 你 無論 在 生理 或 心理 上 ， 是否 都 做好 充分 準備 ， 能 專注 於 你 的 聲調 、 遣詞 用句 和 表達 方式 ？ 如果 你 拖拖拉拉 的 或 精神 渙散 ， 可能 很 惹人厭 。 最好 休息 一下 ， 出去 散散步 ， 想 辦法 活動 一下 筋骨 ， 提振 一下 精神 ， 然後 再 回來 打電話 。 打電話 應該 像 作 簡報 一樣 ， 沒有 熱身 的 時間 ， 一 開始 就 要 開足 馬力 ， 全速 運轉 ， 因為 你 通常 都 只有 幾 秒鐘 的 時間 可以 正中 目標 。 一旦 開始 撥 電話 ， 就 要 準備好 應付 電話線 另 一 端 的 各 種 情況 。 你 可能 立刻 找到 你 的 目標 對象 ， 果真如此 的話 ， 那麼 真是 太 棒 了 。 不過 更 常 發生 的 狀況 是 ， 你 會 碰到 兩 種 常見 的 路障 ： 把關 的 人 和 語音 信箱 。 接下來 ， 我們 會 一一 探討 如何 處理 這 兩 種 狀況 。 首先 是 把關 的 人 。 有 很多 成功 的 推銷員 都 很 樂於 分享 一些 通過 守門人 關卡 的 訣竅 。 我 有 一 次 還 付錢 參加 這 類 研討會 。 研討會 主持人 讓 我們 兩 人 一 組 作 角色 扮演 。 他 說 ， 「 竅門 」 就 在於 你 必須 假裝 把關 的 人 是 你 最 好 的 朋友 。 我們 必須 運用 各 種 聲音 技巧 來 和 對方 溝通 ， 假裝 他們 是 我們 最 親密 的 死黨 。 所以 ， 我們 通常 會 說 ： 「 嗨 ， 安妮 ， 我 是 茱蒂 ， 近來 好 不 好 ？ 」 我們 和 電話線 另 一 端 那 個 人 說話 的 口吻 彷彿 大家 是 認識 多 年 的 熟人 。 我 很 反對 這樣 的 做法 。 打電話 時 不應該 耍 任何 花招 ， 這 種 手法 很 不 老實 ， 等於 在 欺騙 別人 。 接 電話 的 人 不 是 你 的 朋友 或 死黨 ， 而是 有 工作 在 身 的 專業 人士 。 你 不應該 試圖 欺騙 他 ， 或 假扮成 別人 。 這樣 做 很 不 光明 正大 ， 而且 無法 贏得 別人 的 信任 。 你 的 目標 是 建立 以 互信 為 基礎 的 商業 關係 和 人脈 ， 而 過程 中 你 首先 要 面對 的 可能 是 把關 的 人 。 拚命 裝熟 其實 是 很 糟糕 的 策略 ， 因為 你 和 這 個 機構 的 關係 居然 是 從 欺騙 和 撒謊 開始 。 你 應該 以 尊重 的 態度 、 專業 的 禮儀 對待 接 電話 的 人 。 要 建立 以 信賴 為 基礎 的 商業 關係 ， 這 是 重要 的 第一 步 。 在 西方 社會 ， 一 開始 最好 說 「 哈囉 」 ， 而 不 是 「 嗨 」 。 雖然 只有 些微 差異 ， 但 這樣 說 卻 比較 專業 而 有力 。 應該 報出 自己 的 全名 和 職銜 ： 先 說 姓名 、 職稱 ， 然後 是 你 的 公司 名稱 （ 編注 ： 東方 社會 順序 為 公司 名 、 職稱 、 姓名 ） 。 先 準備好 一 句 話 來 介紹 自己 是 誰 ， 以及 你 打 這 通 電話 的 目的 。 請 注意 ， 把關 的 人 不 是 敵人 ， 也 不 是 擋路 的 討厭鬼 ； 相反 的 ， 他們 是 你 在 這 家 公司 的 第一 個 接觸 對象 ， 是 你 的 第一 個 挑戰 ， 同時 也 是 第一 個 機會 。 如果 你 希望 建立起 互信 的 關係 ， 最好 從 這 一 刻 、 這 個 人 就 開始 做 起 。 假定 你 打電話 過去 ， 對方 卻 設定 了 語音 留言 信箱 ， 這 在 今天 是 很 稀鬆 平常 的 事情 ， 那麼 你 留言 時 一定 要 遵守 三 個 重要 原則 ： 預先 準備 、 簡短 扼要 、 以及 精神抖擻 。 預先 想好 一 句 話 ， 說明 你 的 姓名 、 職銜 、 公司 ， 以及 打電話 的 目的 ， 可以 的 話 ， 還 加上 打電話 的 時間 和