它 寫下來 ， 而 不要 怕 麻煩 ， 否則 以後 會 增加 更多 困擾 。 當然 ， 以 手機 或 電腦 來 記錄 也 是 很 好 的 方式 。 我 太太 在 美國 攻讀 博士 的 第一 年 ， 我 忘 了 結婚 紀念日 ， 也 忘 了 她 的 生日 ， 結果 她 氣 得 幾 天 讀 不 下 書 ， 我 從 台灣 打電話 給 她 ， 她 用 電話 答錄機 、 不 接 電話 ， 讓 我 擔心 了 好 一陣子 ， 當然 那 幾 天 我 什麼 事情 也 做不了 。 有 一 回 ， 我 一 位 在 美國 教書 的 同學 回 台灣 ， 我們 約好 到 他 家 附近 的 餐廳 一起 吃 午餐 ， 由於 我 早上 有 其他 事情 ， 無法 確定 時間 ， 所以 我們 約好 ， 等 我 到 餐廳 後 再 打電話 給 他 。 因為 他 的 電話 很 容易 記 ， 所以 我 沒 將 電話 抄起來 帶 著 ， 結果 到 了 餐廳 後 ， 我 怎麼 打 都 打錯 ， 因而 錯過 了 一 次 重要 的 約會 。 回到 辦公室 後 ， 才 知道 二七七三 開頭 的 電話 ， 我 打成 了 二七三七 。 避免 遺忘 的 方法 就 是 記錄 ， 將 事情 或 約會 記錄下來 ， 即使 是 自認為 一定 可以 記得 的 事情 ， 也 要 記起來 ， 不要 相信 自己 的 記憶 。 最好 存在  Dropbox  裡 ， 這樣 隨時 都 可以 用 手機 查閱 。 許多 人 到 提款機 提款 時 ， 始終 想 不 起 自己 當初 設定 的 密碼 ， 而 無法 提款 ； 雖然 這 密碼 是 自己 認為 絕對 不會 遺忘 的 。 至於 在 電腦 上 使用 的 各 種 密碼 ， 如果 不 記錄下來 ， 非常 可能 遺忘 。 答應 別人 的 事情 、 向 人 借 的 錢 或 其他 東西 ， 如果 不 記錄下來 ， 很 可能 當 電話 掛上 或 分手 後 ， 就 忘掉 了 。 如果 別人 提醒 你 還好 ， 如果 別人 不 提醒 ， 你 的 信用 就 會 大打折扣 ， 而 你 還 毫無 頭緒 ， 對 他人 的 氣惱 完全 不解 。 現在 我 已 養成 了 隨時 將 需要 記憶 的 事情 記 在 手機 上 的 習慣 ， 尤其 有 時間性 的 事情 （ 如 結婚 紀念日 ） ， 我 會 特別 記 在 行事曆 裡 ， 所以 幾乎 不會 有 任何 重要 事情 被 遺忘 的 情況 發生 。 而且 ， 隨時 記錄 使 我 頭腦 常 保 清新 ， 得以 隨時 思考 重要 的 事情 ， 而 不必 用來 強記 一些 原本 不需 用 頭腦 記憶 的 事 。 第8 章 整理 辦公室 和 檔案 上班族 每 天 的 主要 工作 就 是 處理 文件 ， 因此 ， 有效 的 整理 檔案 ， 對 提升 工作 效率 大有 幫助 。 在 整理 檔案 之前 ， 你 還要 學會 如何 整理 辦公室 和 桌子 。 整理 桌子 我 桌 上 始終 只 有 一 個 電腦 鍵盤 、 一 支 電話 、 一 個 檯燈 以及 與 我 手 邊 工作 相關 的 文件 。 每 完成 一 件 工作 ， 我 就 會 清理 桌子 一 次 。 我 認為 ， 雖然 在 凌亂 的 桌面 上 工作 ， 並 不 表示 你 不能 把 工作 做好 ， 但 若 在 乾淨 的 桌子 上 工作 ， 你 會 工作 得 更 有 效率 。 為何 要 整理 桌子 ？ 至於 為何 要 整理 桌子 ， 至少 有 以下 三 點 原因 ： 縮短 找 東西 的 時間 在 桌 上 一 大 堆 文件 裡 找 東西 ， 要 比 在 整齊 的 檔案櫃 找到 你 要 的 東西 ， 多 花 數 倍 的 時間 ， 而且 經常 會 找 不 到 ， 弄得 自己 心浮氣躁 。 根據 英國 的 一 項 研究 ， 桌子 雜亂 的 員工 ， 平均 會 花 他 上班  7%   的 時間 在 找 東西 。 如果 公司 員工 平均 年薪 五十萬 元 台幣 ， 7%   是 三萬五千 元 ， 三十 位 員工 的 中小企業 ， 每 年 就 要 白白 浪費 一百萬 元 以上 在 找 東西 或 文件 ， 這 還 不 包括 浪費 時間 的 機會 成本 在 內 。 容易 分心 你 會 因為 桌 上 的 雜亂 文件 而 分心 。 一 個 人 在 工作 上 的 煩惱 來源 ， 幾乎 都 是 來自 桌 上 所 堆積 未 完成 文件 代表 的 工作 ， 因此 ， 這些 文件 將 使 你 無法 專心 做 事 。 如果 你 的 桌子 很 亂 ， 相信 你 對 以下 分心 情形 一定 不 陌生 。 你 剛 開始 寫 一 份 報告 ， 十 分鐘 後 ， 注意力 會 開始 不 集中 。 然後 ， 你 無意 中 注視到 一 封 待 回 的 信 ， 順手 將 它 拿起來 讀 了 一下 ， 並 在 心 中 告訴 自己 ， 下午 要 回 這 封 信 。 接著 又 繼續 寫 報告 ， 想 了 一下 要 如何 繼續 寫 ， 但 還 沒 寫 一 個 字 ， 你 又 思考到 那 封 信 要 怎麼 回 ， 最後 索性 拿 了 張 紙 開始 擬 草稿 。 寫 了 兩 句 話 後 ， 又 發覺 需要 其他 的 相關 資料 ， 於是 開始 在 桌 上 找 ， 找 了 五 分鐘 沒 找到 ， 心 裡 很 生氣 ， 又 想到 報告 要 在 下午 一點半 交給 主管 ， 結果 又 回 過 頭 來 寫 報告 ， 但 已經 忘 了 剛才 寫 的 東西 ， 所以 又 將 報告 從頭到尾 讀 一 遍 ， 才 又 繼續 開始 寫 ， 而 此時 已 過 了 半 小時 了 。 至於 在 完成 報告 前 ， 可能 還 要 分心 好幾 次 ， 因為 心 中 很 氣憤 ── 回 那 封 信 的 相關 文件 還 沒 找到 。 所以 分心 至少 有 兩 方面 的 時間 浪費 ， 一 是 停下來 耽擱 的 時間 ， 另 一 是 再 集中 精神 回復 之前 工作 效率 的 時間 。 無法 看出 事情 的 優先 順序 桌 上 堆 著 一 大 疊 文件 ， 你 根本 不可能 看 得 出 事情 的 優先 順序 。 你 可能 會 先 處理 在 上面 的 文件 ， 但 在 下面 的 文件 往往 已 積壓 了 一 段 相當 長 的 時間 。 極 可能 有 一些 重要 的 文件 （ 如 隨手 記下 的 顧客 訂單 或 上司 交辦 的 事項 ） 被 壓 在 下面 ， 使 你 忘 了 處理 ， 以致 喪失 了 一些 重要 的 機會 ， 或是 耽誤 了 一些 重要 的 事情 。 當 你 養成 保持 桌子 乾淨 的 習慣 後 ， 自然 也 會 養成 立即 處理 的 好 習慣 ， 革除 拖延 的 壞 習慣 。 因此 ， 你 應該 花 點 時間 整理 桌子 ， 唯有 如此 ， 才 能 節省 做 其他 工作 的 時間 。 如何 整理 桌子 整理 桌子 是 開始 工作 的 第一 步 。 整理 桌子 需要 花 時間 ， 但 並 不 需要 用 什麼 腦筋 ， 所以 我 一般 是 利用 下午 工作 疲勞 的 時候 來 做 ， 趁機 活動