你 忘 了 處理 ， 以致 喪失 了 一些 重要 的 機會 ， 或是 耽誤 了 一些 重要 的 事情 。 當 你 養成 保持 桌子 乾淨 的 習慣 後 ， 自然 也 會 養成 立即 處理 的 好 習慣 ， 革除 拖延 的 壞 習慣 。 因此 ， 你 應該 花 點 時間 整理 桌子 ， 唯有 如此 ， 才 能 節省 做 其他 工作 的 時間 。 如何 整理 桌子 整理 桌子 是 開始 工作 的 第一 步 。 整理 桌子 需要 花 時間 ， 但 並 不 需要 用 什麼 腦筋 ， 所以 我 一般 是 利用 下午 工作 疲勞 的 時候 來 做 ， 趁機 活動 一下 筋骨 。 如果 你 的 桌子 很 亂 ， 我 建議 你 這 星期 一定 要 挪出 一 個 下午 的 時間 來 整理 。 有 些 人 雖然 桌子 很 乾淨 ， 抽屜 裡 卻 塞滿 了 紙張 、 文件 和 零食 ， 書架 上 也 堆滿 了 帳單 、 書籍 和 雜物 ， 所以 抽屜 、 書架 也 都 要 整理 。 開始 整理 的 時候 ， 只要 做 分類 的 工作 ， 而 不要 在 整理到 一半 就 停下來 處理 所 整理出來 的 緊急 文件 ； 這些 文件 已經 積壓 很 久 了 ， 再 等 一 兩 小時 ， 是 不會 有 影響 的 ， 而 你 如果 停下來 的話 ， 可能 又 功虧一簣 ， 始終 無法 整理 完畢 。 整理 桌子 時 ， 應 將 文件 分為 四 類 ： （1） 待 丟棄 ； （2） 待 歸檔 ； （3） 待 處理 ； （4） 待 送出 。 以下 分別 說明 這 四 類 文件 的 去處 。 待 丟棄 待 丟棄 的 文件 就 可以 直接 丟到 垃圾桶 了 。 整理 桌子 的 成功 關鍵 就 是 「 無情 」 ， 如果 你 不 確定 是否 應 保存 ， 就 應 毫不 猶豫 的 丟棄 。 美國 和 英國 都 有 類似 的 調查 結果 ： 歸檔 保存 的 文件 ， 平均  80%   以上 再 也 不會 被 拿出來 參考 。 台灣 雖然 沒有 做 過 類似 的 調查 ， 但 我 相信 結果 也 差距 不遠 。 此外 ， 你 一 年 至少 應 整理 兩 次 檔案櫃 ， 把 不 重要 和 過時 的 文件 全數 丟棄 。 「 不 需要 就 丟掉 」 是 英國  Marks & Spencer  公司 對 文件 處理 的 鐵則 。 因為 這 個 鐵則 ， 使得 該 公司 在 八 年 間 ， 商店 面積 增加 一 倍 ， 利潤 更 增加 了 六 倍 。 很多 上班族 嫌 辦公 空間 狹小 ， 這些 人 只要 將 不 需要 的 文件 或 物品 丟掉 ， 辦公 空間 立刻 就 變大 了 。 待 歸檔 辦公室 應 放 一 個 上下 三 層 的 文件架 ， 分別 放 其他 三 類 的 文件 。 這 個 文件架 應 放 在 座椅 的 後方 ， 以 避免 眼睛 注意到 而 分心 ， 尤其 「 待 處理 」 的 文件 是 分心 和 煩惱 的 最 主要 來源 。 在 一 天 的 工作 當中 ， 有 許多 文件 需要 歸檔 ， 如果 每 碰到 一 件 需要 歸檔 的 文件 ， 就 停下來 做 歸檔 的 動作 ， 很 浪費 時間 。 這時 ， 你 可 將 需要 歸檔 的 文件 暫時 放 在 「 待 歸檔 」 的 文件架 上 ， 等 工作 告一段落 ， 再 利用 時間 做 歸檔 的 工作 ， 並 可 藉 此 活動 一下 。 必須 留意 的 是 ， 每 天 工作 結束 前 ， 一定 要 將 待 歸檔 的 文件 歸檔 完畢 ， 下班 時 待 歸檔架 裡面 不應該 有 任何 東西 ， 否則 明天 一早 把 精神 最 好 的 時間 ， 挪來 做 歸檔 的 工作 ， 是 很 划不來 的 。 也許 你 和 大多數 人 一樣 ， 一 個 簡單 的 歸檔 動作 ， 因為 不 知 從 何 著手 ， 而 成為 很 困難 的 工作 。 如果 真是 這樣 ， 一定 是 你 的 檔案 系統 已經 紊亂 不堪 ， 將 文件 擺進去 的話 ， 會 更 難找 得 到 。 所以 在 歸檔 前 ， 你 必須 按照 本 章 「 整理 檔案 」 一 節 所 提 的 方法 ， 建立 健全 的 檔案 系統 。 待 處理 有 些 文件 無法 或 不 必要 立即 處理 ， 也許 它們 需要 主管 指示 或 和 同事 討論 ， 也許 要 等 開完 某 個 會議 後 才 能 決定 如何 做 ， 也許 要 蒐集 一些 資料 ， 也許 要 等 回信 ， 這些 就 是 屬於 待 處理 的 文件 。 堆積 在 桌 上 或 文件架 的 文件 ， 很 難 分辨出 優先 次序 ， 也 很 可能 被 其他 文件 蓋住 而 使 你 忘掉 這 回 事 ， 所以 你 應 將 待 處理 文件 的 工作 寫 在 手機 上 的 待 辦 清單 上 ， 然後 將 文件 歸檔 ； 對於 當日 將 會 處理 的 文件 ， 則 仍 可 放 在 「 待 處理 」 架 上 ， 以 方便 取用 。 如此 不僅 在 待 辦 清單 上 能 一目暸然 ， 便於 區分 何者 最 重要 、 何者 其次 ， 而且 也 可 避免 遺忘 。 當 收到 文件 時 ， 我 會 先 放 在 「 待 處理 」 架 上 ， 然後 再 一 件 一 件 的 處理 。 通常 在 下班 的 時候 ， 我 的 待 處理 架 上 是 空 的 ， 這 並 不 代表 我 已 將 所有 待 處理 的 文件 都 做完 了 ， 而是 對於 那些 要 稍後 處理 的 文件 ， 我 都 已 決定 了 要 處理 的 日期 ， 並 寫 在 待 辦 清單 上 ， 而 將 文件 歸入 檔案櫃 裡 。 待 送出 待 送出 的 文件 是 指 要 送出 辦公室 以外 的 文件 ， 包括 要 交給 其他 同仁 的 文件 、 要 寄出 的 信函 或是 要 影印 的 資料 。 離開 辦公室 的 時候 ， 記得 看看 待 送出 的 文件架 上 ， 是否 有 文件 要 送出 。 將 文件 交給 他人 的 時候 ， 一定 要 確保 他 知道 如何 處理 收到 的 文件 。 使用 「 待 送出 」 文件架 ， 可以 使 你 免於 一 天 來回 辦公室 好幾 趟 。 文件 歸處 之 例 以下 是 我 某 一 天 處理 文件 的 記錄 ， 它 可以 說明 我 如何 有效 的 處理 文件 ， 以 保持 桌子 的 乾淨 。 1 .
 
收到 會議 通知 。 由於 這 是 每 個 月 第一 個 星期五 的 例行 會議 ， 且 備註 欄 內 沒有 注意 事項 ， 所以 將 開會 時間 記錄 在 行事曆 上 ， 然後 就 直接 將 會議 通知 丟到 垃圾桶 。 2. 有封待 回 的 信 ， 將 它 放 在 「 待 處理 」 架 上 ， 並 將 此 事 記 在 手機 上 的 待 辦 清單 上 ， 下午 有空 時 再 回 。 3 .
 
收到 教育部 來 的 一 份 公文 。 由於 需要 和 另 一 位 單位 主管 聯繫 才 知道 如何 回覆 ， 所以 立刻 打電話 聯繫 。 該 主管 不 在 ， 我 告訴 他 的 祕書 我 要 問 的 問題 ， 請