直接 打電話 給 該 主管 回覆 ， 然後 將 留言條 丟掉 。 10 .
 
收到 某 研究 機構 寄來 的 一 份 問卷 調查 ， 花 一 分鐘 時間 大致 看 了 信函 ， 決定 請 部屬 填寫 此 份 問卷 ， 以 隨意 貼註 明請 某 部屬 處理 ， 並 放 在 「 待 送出 」 架 上 。 11 .
 
人事室 要求 對 部屬 打 考績 ， 決定 明天 再 處理 ， 放 在 「 待 歸檔 」 架 上 ， 將 此 事 記 在 待 辦 清單 上 ， 並 記下 兩 項 相關 工作 ： 一 、 查詢 去年 的 考績 ； 二 、 與 主管 面商 。 12 .
 
收到 本年度 設備 需求 統計表 。 在 公文夾 上 以 隨意 貼註 明請 祕書 全權 處理 ， 不必 再 通知 我 ， 然後 放 在 「 待 送出 」 架 上 。 13 .
 
在 電腦 上 直接 寫 上午 待 回 的 信 ， 並 將 信 及 地址 標籤 以 印表機 印出 ， 放入 信封 內 ， 貼上 郵票 ， 放 在 「 待 送出 」 架 上 ， 待會兒 請 助理 去 寄 ， 然後 在 待 辦 清單 上 註明 此 事 已 完成 。 14 .
 
工作 告一段落 ， 打電話 請 助理 進來 ， 請 她 將 「 待 送出 」 架 上 的 文件 分送 各 相關 人員 ， 並 將 信 拿去 寄 。 在 等待 她 進來 前 的 時間 ， 我 同時 將 「 待 歸檔 」 架上 的 文件 放進 檔案櫃 。 辦公室 的 佈置 以下 是 我 對 辦公室 佈置 的 一些 建議 。 不要 在 桌 上 放 家人 照片 或 飾品 很多 人 習慣 將 家人 的 照片 、 小 飾品 或 紀念品 放 在 桌 上 ， 這樣 做 很 容易 在 工作 時 想到 家人 、 想到 購買 小 飾品 的 遊樂區 或是 送 紀念品 的 前 男友 或 女友 。 因為 眼睛 的 刺激 會 影響到 精神 的 集中 ， 所以 這 類 東西 最好 和 文件架 一樣 ， 放 在 座椅 後方 的 櫃子 上 。 不要 使用 桌墊 我 從來 不 使用 桌墊 ， 因為 桌墊 會 使 人 想 在 下面 放 些 照片 或 其他 雜七雜八 的 東西 ， 影響 專心 ， 而且 桌墊 用 久 了 又 容易 髒 。 同時 ， 使用 桌墊 意味 著 桌墊 內 才 是 工作 的 範圍 ， 桌墊 以外 則 可以 任意 放置 東西 。 寫字 需要 墊 東西 時 ， 只要 拿 切割板 墊 在 下面 就 可以 了 。 不要 在 自己 辦公室 內 掛 佈 告欄 如果 你 和 我 一樣 自己 有 個 研究室 或 辦公室 ， 可 不要 掛 個 佈告欄 在 牆 上 。 佈告欄 上 最 常 有 的 是 會議 通知 、 朋友 寄來 的 明信片 、 公司 電話 一覽表 等 ， 這些 東西 都 應該 在 記錄 後 丟棄 （ 如 會議 通知 ） 、 歸檔 （ 如 明信片 ） ， 或 掃描 （ 拍照 ） 成 電子檔 放 在 電腦 或 手機 裡 （ 如 公司 電話 一覽表 ） 。 電話 及 檯燈 的 位置 如果 你 用 右手 寫字 ， 電話 應 放 在 左 前方 ， 以 方便 左手 持聽筒 ， 右手 記下 需要 記錄 的 東西 。 為 避免 擋住 光線 ， 檯燈 也 應 放 在 左 前方 ， 並 最好 用夾式 的 ， 才 不會 佔去 桌 上 有限 的 空間 。 左手 寫字 的 人 ， 電話 和 檯燈 則 應 放 在 右 前方 。 常用 物品 應 放 在 隨手 可 及 之 處 工作 經常 會 用到 的 東西 應 放 在 隨手 可 及 之 處 。 我 坐 在 桌子 前 工作 時 ， 經常 需要 用 的 東西 有 刀片 、 剪刀 、 筆 等 文具 ， 以及 文件架 。 我 將 文件 架放 在 座椅 的 後方 ， 其餘 文具 放 在 抽屜 裡 ， 這樣 需要 時 可 立即 取用 。 整理 檔案 只要 你 是 白領階級 ， 檔案 管理 對 你 的 工作 效率 就 有 絕對 的 影響 ， 所以 你 應該 建立 一 套 有效 的 檔案 管理 系統 。 文書 的 檔案 管理 根據 我 的 接觸 與 瞭解 ， 絕大多數 人 的 文書 檔案 管理 都 沒有 做好 ， 當 要 找 文件 資料 的 時候 經常 要 花 很多 時間 ， 甚至 找 不 到 ， 而 弄得 精疲力竭 、 心情 不 愉快 ， 或 導致 工作 無法 順利 進行 。 事實 上 ， 不 是 你 沒有 整理 檔案 ， 也許 你 的 檔案 一 個 月 前 還 做 了 一 次 大 整理 ， 但是 不 知 怎的 ， 現在 又 是 一 團 亂 。 問題 可能 是 ， 你 所 用 的 檔案 管理 方式 ── 分類 整理 法 ── 是 錯誤 的 方法 。 我 個人 是 非常 注重 檔案 管理 的 人 ， 長久以來 一直 不斷 尋找 有效 的 方法 ， 但 一直 到 我 工作 了 十多 年 之後 ， 才 找到 檔案 管理 最 有效 的 方法 。 分類 整理 法 不 適用 日本人 很 早 就 發覺 ， 對於 個人 使用 （ 而 非 公用 ） 的 檔案 ， 「 分類 」 整理 的 方式 經常 不 適用 。 根據 我 個人 的 經驗 ， 並 參考 日本 東京 大學 野口悠紀雄 教授 的 說法 ， 整理出 以下 七 點 分類 不 適用 的 原因 ：1 .
 
可 歸於 多 類 ： 例如 ， 你 有 兩 個 檔案夾 ， 一 個 是 「 研討會 」 ， 裡面 放 了 一些 研討會 的 通知 ； 另 一 個 是 「 DM  設計 」 ， 收集 一些 值得 保存 的  DM ， 作為 未來 自己 設計  DM 的 參考 。 現在 收到 一 份 設計 精美 的 研討會 DM ， 那麼 應該 放 在 「 研討會 」 還是 「 DM  設計 」 的 檔案夾 呢 ？ 2 .
 
無法 歸於 任何 一 類 ： 不管 你 的 檔案 分類 做 得 再 好 ， 經常 會 有 文件 無法 歸於 目前 分類 中 任何 一 類 的 情況 發生 ， 這時 又 必須 再 分出 一 個 新 的 類別 。 3. 放錯 類別 ： 一 個 文件 如果 放錯 類別 就 很 難 找到 了 ， 如果 不 花 兩 、 三 天 將 所有 的 檔案 做 個 徹底 的 整理 ， 那麼 這 份 文件 對 你 來說 等於 是 遺失 了 。 舉例 來 說 ， 圖書館 是 典型 採用 分類 整理 法 的 地方 ， 如果 一 本 書 放錯 了 歸屬 類別 的 架 上 ， 那麼 讀者 就 找 不 到 了 ， 這 就 是 為什麼 圖書館 會 張貼 一些 公告 ， 告訴 你 書本 拿下 後 ， 不要 自行 放回 書架 。 有些 學生會 故意 將 書 擺錯 類別 ， 這樣 就 只有 他 自己 可以 找 得 到 。 4 .
 
忘記 文件 屬於 哪 一 類 ： 當 你 歸類 的 時候 ， 你 會 記得 這 份 文件 是 屬於 某 一 類 ， 但 等到 要 找 該 份 文件 的 時候 ， 就 想 不 起來 當初 是 歸於 哪 一 類 了 。 這 是 經常 會 發生 的 事 ， 並 不 是 你