也 會 覺得 很 充實 。 下午 時間 的 運用 以前 中午 我 通常 會 和 同事 在 系 裡 的 會議室 一同 吃 便當 ， 同時 可以 利用 這 段 時間 和 同事 聊聊天 ， 相互 溝通 。 現在 中午 我 習慣 回 學校 宿舍 自己 煮 中餐 吃 ， 然後 休息 到 一點半 上班 ； 減少 或 避免 外食 ， 是 健康 的 法則 之 一 。 如果 中午 我 和 同事 一同 到 校 外 餐廳 用餐 ， 一定 不會 喝 酒 ， 下午 一點半 回來 之後 ， 也 一定 要 再 休息 半 小時 左右 ， 才 有 精神 開始 下午 的 工作 ； 如果 勉強 自己 不 休息 ， 反而 整 個 下午 都 無法 提起 精神 做 事 。 由於 下午 精神 專心 狀態 已 降低 ， 所以 我 會 安排 與 學生 討論 論文 ， 和 職員 談話 （ 兼 行政 主管 時 ） ， 或是 參加 一些 會議 。 在 下午 四點 左右 精神 狀態 最 低 的 時候 ， 我 會 泡 杯 茶 或 無糖 咖啡 ， 或 起身 到 系 裡 看看 我 的 信箱 是否 有 信 ， 或 到 學校 的 便利商店 買 杯 咖啡 。 總之 ， 這 段 時間 要 有些 變化 。 為了 使 工作 累 的 時候 可 稍微 休息 ， 我 特別 買 了 一 張 可以 往後 傾 的 高背 椅子 ， 這 段 時間 如果 真的 太 累 ， 我 會 將 辦公室 的 燈 關起來 ， 坐 在 椅子 上 ， 將 腳 放 在 桌 上 ， 睡 個 十五 分鐘 ， 又 可 精神抖擻 的 繼續 工作 了 。 晚上 時間 的 運用 晚上 回家 後 ， 我 會 先 將 鑰匙 、 手錶 這 兩 項 每 天 一定 要 用到 的 東西 ， 放進 手提包 ， 這樣 第二 天 早上 就 不會 為了 找 東西 而 花 時間 。 調整 作息 時間 有時 為了 充分 利用 時間 ， 可以 調整 作息 ， 以 改變 身體 與 精神 的 效率 狀態 。 但是 這 段 時間 不 應 持續 過 久 ， 否則 可能 對 健康 產生 不良 影響 。 我 在 美國 讀 博士 期間 ， 包括 我 在 內 的 很多 同學 都 養成 晚上 回家 吃完 晚飯 後 （ 大約 六點 ） ， 立即 先 睡 兩 小時 ， 八點半 再 起床 繼續 做 研究 ， 一直 做到 凌晨 兩點 左右 的 習慣 。 這樣 可 使 每 天 有 兩 個 能夠 專心 、 精力 旺盛 的 時段 。 但是 回想 起來 ， 如果 能 先 睡 兩 小時 ， 再 吃 晚餐 ， 對 健康 會 比較 有益 。 晚餐 後 的 時間 晚餐 後 ， 我 會 看 十五 分鐘 電視 新聞 ， 雖然 各 台 的 電視 新聞 現在 都 是 一 小時 ， 但是 最 重要 的 一定 在 前 十五 分鐘 ， 至於 其他 的 新聞 ， 上網 看看 就 可以 了 。 之後 大約 兩 小時 的 時間 ， 我 會 打開 電腦 從事 寫作 或 研究 的 工作 。 如果 有 不錯 的 八點檔 連續劇 ， 我 會 看 最後 十 分鐘 。 同樣 的 ， 雖然 連續劇 是 一 小時 或 兩 小時 ， 但是 看 後面 十 分鐘 加上 最後 的 下 集 預告 ， 仍然 能 完全 瞭解 劇情 。 接下來 的 一 小時 是 家庭 時間 ， 用來 和 家人 聊天 或 和 小孩 談談 學校 的 事情 。 我 也 常 在 這 段 時間 和 太太 出門 散步 、 快 走 。 就寢 前 的 時間 就寢 前 ， 我 會 將 第二 天 早上 所 需要 準備 的 東西 （ 如 要 帶 的 東西 、 要 穿 的 衣服 、 該 刷 的 鞋子 、 要 燙 的 襯衫 ） 準備 妥當 ， 因為 這些 不 需要 用 腦筋 的 瑣碎 事情 ， 如果 利用 早上 寶貴 的 時間 來 做 ， 非常 浪費 。 在 準備好 第二 天 的 東西 後 ， 我 可以 開始 我 的 學習 與 自我 充實 時間 ， 我 習慣 在 床 上 讀 二十 分鐘 以上 的 非專業性 書籍 ， 例如 ， 健康 、 管理 、 勵志 、 人際 關係 等 方面 的 書籍 。 有時 讀出 興致 來 ， 經常 會 花上 一 個 小時 的 時間 ， 將 剛 買回來 的 新 書 讀 個 一大半 ， 週六 更 是 經常 會 花 更多 的 時間 將 新書 從頭到尾 讀完 。 以上 是 我 一 天 典型 的 生活 方式 。 當然 ， 有時 會 因為 特殊 的 事情 （ 如 到 中南部 出差 、 到 校 外 開會 ， 或 和 家人 到 外面 用餐 等 ） 而 有所 變化 ， 但是 不論 如何 ， 我 會 盡量 利用 一 天 三 段 時間 的 不同 性質 ， 安排 適當 的 工作 與 生活 。 第11 章 會議 的 時間 管理 對於 管理 者 而言 ， 會議 是 浪費 時間 的 最 主要 因素 之 一 。 因此 ， 任何 一 個 公司 或 組織 ， 都 應該 取消 所有 不 必要 的 會議 。 一定 要 召開 時 ， 也 應 只 讓 必要 的 人 與會 ， 並 盡量 縮短 開會 時間 ， 同時 參考 本 章 所 提 的 開會 技巧 ， 使得 會議 能 有效 的 進行 ， 徹底 發揮 功用 。 減少 會議 時間 的 浪費 如果 你 是 位 管理 者 ， 相信 你 和 大多數 管理 者 會 持 同樣 的 看法 ， 認為 ： 「 會議 是 你 浪費 時間 的 最 大 因素 。 」 根據 一 項 問卷 調查 的 結果 ， 有 四分之三 的 人 認為 ： 「 會議 的 時間 ， 有 一半 以上 是 完全 浪費 的 。 」 根據 統計 ， 管理 人員 平均 每 星期 花 在 會議 的 時間 多達 十 小時 （ 有 些 公司 會 高達 二十 小時 ） ， 所以 管理 人員 每 星期 有 五 小時 ， 也 就 是 每 天 有 一 小時 是 浪費 的 。 三 項 基本 法則 要 減少 會議 時間 的 浪費 ， 首先 必須 遵守 三 項 基本 法則 ： 取消 不 必要 的 會議 及 委員會 改善 會議 首先 要 做 的 就 是 ： 取消 所有 不 必要 的 會議 ， 並 刪除 所有 不需 再 存在 的 各 個 委員會 。 阿弗列‧史密斯 （ Alfred E . Smith ） 說 得 妙 ： 「 委員會 是 一 群 人 ， 他們 個人 辦不了 事 ， 湊 在一起 又 決定 什麼 事 都 不 做 。 」 盡量 縮短 時間 如果 必須 開會 ， 應該 盡量 縮短 時間 。 議程 決定 後 ， 先 估計 會議 所 需 時間 ， 然後 將 結束 時間 寫 在 會議 通知 上 ， 並 嚴格 遵守 ， 只 可 提前 結束 ， 不可 超過 。 絕對 不可以 有 一 開會 就 耗去 整 個 早上 或 整 個 下午 的 習慣 。 上班 時間 是 用來 工作 的 ， 而 不 是 用來 消耗 的 ！ 排除 不 必要 的 與會 人士 會議 應 排除 不 是 絕對 必要 參與 會議 的 人 ， 假使 有 需要 他們 提供 一些 協助 ， 可以 在 開會 前 先 請教 他們 ， 或是 開完 會 後 告知 他們 。 開會 的 代價 非常 高 ， 是