管理 不善 會 浪費 每 個 人 的 時間 — — 尤其 浪費 了 經理人 的 時間 。 因此 ： 一 、 首要 之 務 是 找出 組織 中 有 哪些 事情 由於 缺乏 制度 或 沒有 先見之明 ， 而 浪費 了 很多 時間 ， 需要 注意 的 症狀 包括 一而再 、 再而三 出現 的 「 危機 」 — — 年復一年 、 反覆 出現 的 危機 。 第二 次 出現 的 危機 絕對 不 應該 再 出現 第三 次 了 。 企業 每 年 發生 的 庫存 危機 就 屬於 這 類 。 有 了 電腦 輔助 ， 我們 現在 能 比 過去 更 「 英勇 地 」 花費 更 大 的 成本 來 應付 庫存 問題 ， 但 這 不 算 什麼 偉大 的 進步 。 管理 者 應該 要 預見 反覆 出現 的 危機 ， 即使 不能 防 患於未 然 ， 也 必須 將 危機 化為 一般 職員 就 能 應付 的 「 例行 工作 」 。 「 例行 工作 」 的 定義 ， 就是 讓 缺乏 判斷力 和 技能 的 員工 也 能 完成 原本 幾乎 只有 天才 才 辦 得 到 的 事情 。 因為 例行 工作 都 包含 了 系統化 的 步驟 ， 乃 組織 中 的 能人 在 克服 了 昨日 的 危機 後 ， 將 學習到 的 經驗 轉化為 預防 的 步驟 。 一再 出現 的 危機 不只 發生 在 組織 基層 ， 組織 的 每 一 份子 都 會 深受 其 害 。 多 年 來 ， 一 家 大 公司 每 年 到 了 十二月 初 ， 都 會 碰到 一 種 危機 ： 他們 的 行業 具有 高度 的 季節性 ， 每 年 最後 一 季 通常 是 生意 最 低迷 的 時候 ， 很 不 容易 預測 第四 季 的 業績 和 利潤 。 不過 每 年 管理 階層 仍然 會 在 第二 季 末 發布 期中 報告 時 作 財務 預測 。 三 個 月 後 ， 到 了 第四 季 ， 公司 上上下下 就 會 匆匆 推出 許多 緊急 措施 ， 力求 達到 高層 的 預估 。 於是 在 那 三 到 五 個 星期 中 ， 管理 階層 幾乎 把 其他 工作 全 擺在 一 邊 ， 什麼 事 也 做不了 。 其實 要 克服 這樣 的 危機 很 簡單 ， 公司 高層 作 年度 預測 時 ， 不 應 再 提出 確切 的 財務 數字 ， 而 只 提出 某 個 幅度 的 預期 成果 。 結果 ， 公司 董事 、 股東 和 金融圈 都 非常 滿意 ， 幾 年 前 反覆 出現 的 危機 如今 在 公司 裡 幾乎 不再 受 注意 ， 然而 由於 高階 主管 不必 再 把 時間 浪費 在 創造 符合 原本 財務 預測 的 成果 上 ， 結果 第四季 的 成績 反而 比 過去 上揚 。 究竟 應該 把 誰 納入 研究 某 個 特殊 問題 的 任務 小組 ？ 應該 賦予 新 單位 的 經理人 或 舊 單位 的 新 主管 什麼 職責 ？ 究竟 應該 拔擢 行銷 知識 豐富 、 但 欠缺 技術 訓練 的 人 到 某 個 職位 上 ， 還是 選擇 缺乏 行銷 背景 的 一流 技術 人才 ？ 碰到 這 類 問題 時 ， 都 需要 連續 運用 大量 時間 ， 不 受 干擾 地 思考 。 與 人 相關 決策 往往 很 花 時間 ， 原因 很 簡單 ， 因為 上帝 創造 人類 時 ， 並 沒有 把 人 當成 組織 的 資源 來 打造 ， 因此 當 組織 要求 員工 完成 某 項 任務 時 ， 員工 的 大小 形狀 並非 完全 符合 需求 ， 但 也 無法 根據 任務 的 要求 重新 改造 員工 ， 他們 頂多 只 能 做到 「 大致 符合 」 需求 而已 。 因此 如果 想要 員工 完成 任務 （ 因為 沒有 其他 可 用 的 資源 ） ， 就 必須 花 很多 的 時間 ， 充分 思考 和 判斷 。 東歐 的 斯拉夫 農民 有 一 句 諺語 ： 「 腳 上 沒有 的 ， 一定 會 在 腦子 裡 。 」 這 或許 是 另類 的 能量 守恆 定律 。 我們 從 「 腳力 」 工作 （ 靠 體力 勞動 的 工作 ） 拿掉 愈 多 的 時間 ， 就 需要 花 愈 多 時間 從事 「 腦力 」 工作 — — 也 就 是 知識性 的 工作 。 我們 讓 基層 勞工 、 機械 工人 和 職員 的 工作 變 得 更 輕鬆 時 ， 知識 工作 者 的 工作量 就 愈 大 。 你 無法 「 從 工作 中 移除 知識 」 ， 你 總是 需要 把 知識 放回 某 個 地方 ， 而且 知識 的 量 會 更 大 、 整合性 更 強 。 我們 對 知識 工作 者 的 時間 需求 不會 變 得 愈來愈 少 。 原本 每 週 工作 四十 小時 的 機械 操作員 可能 慢慢 只 需要 每 週 工作 三十五 小時 ， 就 可以 過 很 舒服 的 日子 。 但是 機械 工人 的 休閒 時間 乃是 用 知識 工作 者 的 長時間 工作 換來 的 。 今天 並非 只有 工業化 國家 的 管理 者 抱怨 休閒 時間 不 夠 ， 相反的 ， 全 世界 每 個 地方 的 管理 者 工作 時間 都 變長 了 ， 需要 滿足 更 大量 的 時間 需求 。 管理 者 時間 不 夠 用 的 問題 只 會 愈來愈 嚴重 。 其中 一 個 主要 原因 在於 ： 今天 必須 靠 不斷 創新 求變 的 經濟 型態 才 能 維持 高水準 的 生活 ， 但 要 創新 求變 ， 管理 者 就 必須 付出 大量 的 時間 。 每 個 人 在 短 時間 內 可以 想到 和 做到 的 ， 通常 只 是 他 已經 曉得 和 已經 做到 的 事情 。 很多 人 試圖 探討 二 次 世界 大戰 後 ， 英國 經濟 為何 嚴重 下滑 。 其中 一 個 原因 當然 是 老一輩 的 英國 生意人 想 和 員工 一樣 輕鬆 度日 ， 每 天 不要 花 太多 時間 工作 。 但是 除非 他們 的 生意 和 行業 固守 傳統 型態 ， 拒絕 創新 和 改變 ， 否則 不可能 維持 這樣 的 工作 方式 。 因此 ， 無論 出於 組織 的 需求 、 員工 的 需求 ， 或 基於 創新 和 求變 的 需要 而 投入 大量 時間 ， 管理 者 都 必須 愈來愈 講求 時間 管理 。 但是 除非 你 了解 自己 的 時間 都 花到 哪裡 去 了 ， 否則 根本 不可能 管理 時間 。 如何 診斷 自己 的 時間 要 了解 自己 究竟 把 時間 花到 哪裡 去 ， 就 必須 先 記錄 時間 運用 的 方式 。 自從 二十世紀 初 興起 的 科學 管理 開始 記錄 各 種 勞力 工作 所 需 時間 後 ， 我們 就 比較 了解 勞力工作 所 花 的 時間 。 今天 每 個 國家 的 工廠 都 會 系統化 地 計算 勞力工作者 的 作業 時間 。 我們 一直 把 這 個 知識 應用 在 時間 因素 不 算 太 重要 的 勞力 工作 上 ， 也就是說 ， 就 勞力 工作 而言 ， 運用 時間 和 浪費 時間 的 差別 主要 反映 在 效率 和 成本 上 。 但是 我們 卻 沒有 把 這 個 方法 應用 在 愈來愈 重要 、 而且 特別 需要 時間 管理 的 工作 上 — — 也 就 是 知識 工作 ， 尤其 是 管理 者 的 工作 。 在 這 類 工作 中 ， 運用 時間 和 浪費 時間 的 差異 乃 反映 在 效益 和 成果 上 。 因此 ， 管理 者 追求 效能 的 第一 步 就 是 記錄 自己 如何 運用 時間 。 不 需要 太 在意 應該 用 什麼 方式 來 記錄 時間 運用 的 方式 。 有的 管理 者 自己 記錄 時間 日誌 ， 有的 人 （ 例如 剛剛 提到 的 公司 董事長 ） 要求 祕書 幫 他們 記錄 。 重要 的 是 要 做 記錄 ， 而且 必須 是 「 即時 」 的 記錄 ， 也 就是 在 事件 發生 時 ， 就 把 所 花 的 時間 記錄下來 ， 而 不 是 事 後 再 根據 記憶 補記 。 許多 管理 者 持續 記錄 時間 ， 並且 定期 檢視 時間 日誌 。 高效能 管理 者 每 年 至少 都 會 兩 度 記錄 這樣 的 時間 日誌 ， 每 次 持續 三 到 四 個 星期 。 每 次 記錄完 之後 ， 他們 會 重新 檢討 和 修正 自己 的 時間表 。 但 六 個 月 後 ， 他們 總是 發現 自己 又 開始 把 時間 浪費 在 瑣碎 雜事 上 。 我們 對 時間 的 運用 方式 確實 能 靠 多多 練習 而 有所 改善 ， 但是 唯有 經常 花費 心力 管理 時間 ， 才 能 避免 偏離 優先 順序 。 所以 ， 下 一 步 要 做 的 就 是 系統化 地 管理 時間 。 我們 必須 找出 毫無 生產力 、 浪費 時間 的 活動 ， 並且 盡可能 刪除 這些 活動 。 所以 你 必須 問 自己 幾 個 診斷性 的 問題 ： 一 、 首先 應該 設法 找出 根本 不 需要 做 的 事情 ， 也 就 是 完全 浪費 時間 、 不會 產生 任何 成果 的 事情 ， 然後 設法 刪除 這些 活動 。 要 找出 哪些 事情 會 浪費 時間 ， 你 必須 針對 時間 紀錄表 上 的 所有 活動 ， 問 下列 問題 ： 「 如果 我 根本 不 做 這些 事情 ， 會 有 什麼 差別 ？ 」 如果 答案 是 ： 「 不會 有 什麼 後果 。 」 那麼 顯然 結論 是 不要 再 做 這些 事 了 。 大忙人 需要 做 的 事情 簡直 多 得 嚇人 ， 例如 他們 有 無數 的 演講會 、 晚宴 ， 還 必須 出席 委員會 和 董事會 ， 這些 活動 無理 地 佔據 大量 的 時間 ， 他們 幾乎 一點 也 不 樂 在 其中 ， 而且 往往 也 沒辦法 有