內部 協同 作戰 及 標竿 學習 能力 ， 這些 效益 能 對 公司 帶來 更 大 的 經營 成長 。 也 因為 得獎 專案 的 執行 ， 逐一 擴展 管理 素質 和 成長 動能 ， 一路 朝 著 台灣 餐飲業 領導 品牌 的 目標 前進 。 行政 素描 __UNDEF__ 夢想 是 責任 的 開始 。 ─ 法藍瓷 總裁 __UNDEF__ 陳立恆 __UNDEF__ 人 要 有 驕傲 與 羞恥心 。 對 自己 驕傲 才 有 動力 ， 有 羞恥心 才 能 進步 。 ─ 雲朗 觀光 集團 董事長 __UNDEF__ 張安平 __UNDEF__ 要 用 能力 、 付出 與 貢獻 ， 才 會 贏得 尊重 。 ─ 奧美 整合 行銷 傳播 集團 董事長 __UNDEF__ 白崇亮 __UNDEF__ 去 學 你 不會 的 ， 你 才 有 機會 展露 頭角 。 ─Google 總經理 __UNDEF__ 簡立峰 __UNDEF__ 第三 部 __UNDEF__ 打造 與眾不同 的 執行力 01 __UNDEF__ 行政 是 一 門 構圖學 __UNDEF__ 練 構圖 扎穩 馬步 __UNDEF__ 行政 在 質量 上 ， 就是 將 所有 事件 、 物件 、 資源 等 元素 ， 配合 人 、 事 、 時 、 地 、 物 及 預期 目標 為 媒介 去 組織 構圖 ， 透過 有 系統 、 有 順序 、 有 必要 及 有 計畫 的 方式 做 全面性 構思 ， 並 以 被 服務 者 的 滿意度 為 依歸 。 行政 設計 就 是 一 門 構圖學 ， 這些 有效 組合 方式 ， 將 使 行政 作品 產生 特色 。 累積 數百 次 的 行政 專案 經驗 ， 我 歸納出 一 套 行政 構圖 （ 見 頁 142 ~143 ） ， 融合 了 數 種 藝術 創作 技巧 、 行銷 企劃 手法 、 藝術 心理學 等 ， 透過 結構化 思緒 、 擴散式 分析 、 秩序性 對焦 ， 將 各 項 可能 因素 盡可能 融為 一體 ， 也 可以 加入 個人 獨特 創意 ， 成為 一 個 均衡 、 和諧 ， 甚至 具有 張力 的 基本 構圖 。 構圖 並 不只 為了 讓 行政 創作 者 操作 眾所熟悉 的 結構 而 產生 預期 效應 ， 最 重要 是 讓 創作 可以 經由 更 完整 思維 而 避免 遺漏 ， 但 好 的 行政 創作 還是 要 以 實用 為 原則 。 構圖 是 基礎 工作 ， 在 基礎 工作 完成 後 ， 更 要 有效 創新 、 安排 畫面 、 挑戰 實況 等 ， 這 就 是 行政 工作 者 應該 具備 的 基本功 。 下筆 試描 __UNDEF__ 從 行政 任務 被 賦予 開始 ， 就 要 有 效率 且 完整 地 進行 行政 構思 ， 思考 愈 周延 ， 狀況 掌握 愈 篤實 ， 你 的 行政 品質 與 價值 更 能 確保 。 ▲ 行政 構思 ： 強調 先 蒐集 資訊 （ 如 與 主管 對話 ） ， 了解 被 服務 者 需求 ， 再 運用 現有 標準 作業 ， 結合 以往 經驗 ， 產生 新 行政 創意 構思 。 ▲ 情境 分析 ： 透過 綜合性 工具 應用 ， 在 問題點 與 矛盾點 中 有效 掌握 ， 產生 發展 方案 及 決定 方向 ， 最 重要 的 是 模擬 各 項 可能 ， 除 獨自 思索 分析 外 ， 也 可以 結合 團隊 構想 ， 透過 腦力 激盪 發現 創意 ， 兼顧 理性 感性 。 ▲ 計畫 撰寫 ： 透過 程序 架構 ， 逐一 展開 關連性 與 程序性 作業 ， 也 可 透過 5W3 H （ What 做 什麼 、 Who 對 誰 、 When 何時 、 Where 何處 、 Why 為何 做 、 How 如何 做 、 How much 多少 費用 、 How long 多久 時間 ） 逐一 分析 ， 並 將 氛圍 設計 與 預期 結果 列入 計畫 中 。 盡可能 有 圖表 、 照片 ， 讓 整體 計畫 有 數字感 、 視覺感 。 ▲ 事 前 運作 ： 簡單 任務 直接 執行 即可 ， 如果 是 複雜度 高 的 重要 任務 ， 還 需要 一些 時間 做 事 前 籌備 ， 如 會議 溝通 、 模擬 演練 、 勘查 現場 及 意外 狀況 處理 方案 等 。 行 前 作業 能 有效 提供 執行 者 在 事 前 確實 掌握 狀況 ， 確保 行政 品質 穩定 。 ▲ 執行 計畫 ： 依 各 項 計畫 細節 逐步 落實 ， 產生 預期 效益 ， 並 同步 收集 執行 中 的 各 項 資料 和 照片 ， 做為 未來 計畫 延用 或 檢討 修正 之 用 。 無論如何 要 排除 所有 突發 狀況 ， 以 順利 完成 任務 為 第一 要務 。 ▲ 計畫 檢討 ： 檢討 不 是 互相 指責 ， 不 是 推卸 責任 ， 而是 精進 未來 計畫 。 透過 檢討會 進行 默契 培養 、 交心 交流 ， 為 下 次 任務 做 最佳 表現 。 每 次 任務 完成 ， 一定 要 確認 效果 效益 、 統計 實際 費用 、 時間 掌握 狀況 、 合作 廠商 評鑑 、 未 注意 事項 補強 ， 及 未來 可以 做 得 更 好 的 建議 。 真誠 的 感謝 也 很 重要 ， 但 快樂 一 分鐘 就 好 ， 重新 將 心態 歸零 ， 最 是 豁達 的 行政 態度 。 ▲ 建立 標準 ： 經驗 傳承 相當 重要 ， 千萬 不能 斷層 。 透過 原有 的 完整 計畫 ， 加上 執行 經驗 的 累積 與 有效 事 後 檢討 ， 將 這些 書面 資料 予以 標準化 建檔 ， 進行 典範 轉移 及 標竿 學習 分享 ， 讓 更多 行政 任務 執行 者 在 未來 有 典範 可 參考 。 每 一 個 構圖 都 是 一 項 藝術 作品 的 毛胚 ， 讓 整體 行政 事務 能 順利 執行 。 透過 不斷 地 規劃 、 執行 、 訓練 、 演化 、 再 規劃 、 執行 等 循環 ， 循序漸進 ， 讓 你 的 工作 品質 穩定 、 突顯 價值 ， 甚至 成為 典範 轉移 ， 成為 公司 重要 的 文化 資產 。 行政 素描 __UNDEF__ 有效 的 行政 革新 ， 來自 對 行政 構圖 的 堅持 。 ─Tom __UNDEF__ 構圖 的 結構 嚴密 只 為 品質 ， 構圖 的 美感 呈現 帶來 價值 。 ─Tom __UNDEF__ 拿出 專業 構圖 讓 人 「 心服 」 ， 也 是 一 種 工作 「 幸福 」 ！ ─Tom __UNDEF__ 今天 至少 做 一 件 事情 ， 讓 明天 比 今天 更 好 ， 那 就 是 把 工作 構圖 畫好 。 ─Tom 02 __UNDEF__ 行政 有 五 化 ， 才 能 最優化 __UNDEF__ 簡化 才 能 優化 __UNDEF__ 「 只有 簡化 ， 才 能 把 有 意味 的 東西 ， 從 大量 無 意味 中 提煉出來 。 簡化 並 不僅僅 是 去掉 細節 ， 還要 把 剩下來 的 景物 加以 改造 ， 使 之 具有 意味 。 」 英國 美學 評論家 克萊夫 ． 貝爾 （ Clive Bell ） 這樣 說 。 行政 業務 似乎 再 簡單 、 容易 、 平凡 不過 ， 都 是 日常性 、 例行性 、 持續性 在 規範 著 所有人 的 行為 或 活動 ， 看來 是 相當 大量 且 無 意味 的 事物 ， 如 ： 會議 、 訓練 、 規章 、 管理 活動 等 ， 卻 是 深深 影響 公司 每 個 人 的 有 意義 工作 ， 日積月累 ， 就 能 成為 公司 的 企業 文化 、 行為 規範 、 重要 儀式 ， 甚至 是 凝聚 團隊 向心力 的 力量 。 缺乏 有效 的 行政 經營 ， 容易 造成 勞師動眾 或 徒勞無功 的 結果 ； 而 好 的 行政 管理 ， 可以 透過 合理化 、 標準化 、 資訊化 的 整合 及 處理 ， 藉 此 降低 繁瑣 的 人為 作業 ， 妥善 淬鍊 集體 智慧 ， 並 做 客製化 運用 ， 讓 行政 不只 是 眾人 之 事 的 有效 執行 ， 更 能 創造 眾人 事務 的 滿意 及 喜悅 。 行政 五 「 化 」 術 __UNDEF__ 要 如何 在 無謂 的 重複 、 無 意識 工作 中 ， 使 行政 工作 成為 有 意義 並 能 精準 地 執行 企業 使命 ， 同時 又 能 減少 抱怨 、 增加 溝通 、 有效 創作 、 提升 工作 價值 呢 ？ ▲ 合理化 ： 行政 管理 是 不斷 解決 問題 的 過程 ， 而 成長 中 的 企業 永遠 會 面臨 各式各樣 的 問題 ， 唯有 「 持續 改進 」 才 是 管理 精髓 。 「 持續 改進 」 是 對 所有 工作 流程 ， 進行 不斷 地 優化 ， 讓 大家 集思廣益 ， 化繁為簡 。 行政 流程 愈 簡潔 ， 工作 愈 有 效率 ， 改善 流程 就 是 提高 效率 ， 也 為 同仁 工作 帶來 尊重 與 活力 ， 提高 同仁 的 快樂感 與 生產力 。 許多 行政 事務 違反 精簡 原則 ， 導致 效率 低落 ， 不斷 重複 與 無效 溝通 ， 常 是 忍耐 與 等待 的 過程 ， 造成 優秀 同仁 工作 潛力 無法 正常 發揮 ， 處理 事務 也 容易 陷入 混雜 ， 二 者 交互作用 的 結果 ， 就 產生 人員 逐漸 消極 和 退化 。 事務 處理 過於 混雜 ， 容易 滋生 弊端 ， 顧此失彼 的 結果 造成 組織 長期 內耗 ， 影響 發展 引擎 的 轉動 速度 ， 幕僚 或 事業 策略 的 火車頭 無法 有效 牽動 。 在 王品 集團 ， 若是 你 的 行政 事務 沒有 改善 ， 就 會 遭受 每 月 一 提案 的 「 無情 追殺 」 ， 使 你 部門 非 主動 精進 不可 ， 如此 ， 合理化 是 必然 的 結果 。 ▲ 標準化 ： 經過 合理化 、 最佳化 的 過程 改進 之後 ， 在 一定 的 規範 內 ， 針對 共同 且 經常 使用 的 作業 方法 與 流程 ， 將 其 有 系統 地 、 有 秩序 地 以 文字 撰寫 為 作業 規範 ， 這 就 是 標準化 。 以 王品 集團 目前 全 台灣 近 300 家 店 ， 超過 11,000 名 同仁 在 幕後 運轉 這 個 龐大 企業 ， 必須 同心協力 ， 目標 一致 地 前進 ， 而 標準化 重點 ， 就 涵蓋 了 產品 、