有助於 提高 工作 效率 ， 對 工作 有 很 大 益處 。 【 Excel 】 ① 不 合併 表 內 區域 （ 合併 區域 後 不能 修正 資料 ） 。 ② 調換 區域 內 的 行 和 列 時 ， 〔 選擇性 貼上 〕 ↓ 〔 調換 行列 〕 。 ③ 從 其他 資料 中 複製 貼上 數字 時 ， 〔 選擇性 貼上 〕 ↓ 〔 數值 〕 。 ④ __UNDEF__ 數字 複製 時 ， 不 輸入 數字 ， 而 使用 「 ＝ 」 。 ⑤ __UNDEF__ 牢記 SUM 、 AVERAGE 、 VLOOKUP 、 IF 等 函數 。 ⑥ 盡 早 掌握 樞紐 分析表 「 Pivot Table 」 。 掌握 這 個 竅門 ， 就 可以 在 Excel 上 進行 模擬 。 【 PPT 】 ① 由於 圖形 變化 很多 ， 所以 會 出現 快速鍵 不 夠 的 情況 ， 但是 對於 經常 使用 的 圖形 和 操作 ， 可以 製作 專門 的 圖表 功能表 ， 應該 單獨 設定 常用 操作鍵 。 ② 讓 圖形 的 圖案 能夠 多 次 使用 。 ③ __UNDEF__ 不 在 圖形 上 添加 文字 方塊 ， 而是 在 圖形 內部 直接 輸入 文字 。 ④ __UNDEF__ 複製 圖形 時 ， 同時 按 Shift + Ctrl鍵 ， 可以 橫 著 錯開 排圖形 。 ⑤ 文字 從 圖形 溢出 時 ， 選擇 「 圖形 中 的 文字 自動 換行 」 。 ⑥ __UNDEF__ 不 在 文字 方塊 中 換行 。 ⑦ 畫 矩形 時 ， 不 是 用 大□ 畫 ， 也 不 是 用 兩 條 線 畫 十字 ， 而是 用 四 個 □ 組合 畫出 。 ⑧ 連接 圖形 時 ， 利用 「 連接點 」 。 ⑨ 統一 圖形 高度 的 功能 很 方便 ， 務必 牢記 。 現在 ， Excel 和 PPT 的 軟體 操作 能力 受到 個人 和 機構 的 追捧 。 以下 的 幾 本 參考書 中 結合 操作 的 主要 焦點 問題 ， 介紹 了 軟體 的 操作 ， 涉及 了 操作 技巧 的 問題 ， 和 同 類 書籍 相比 別具 特色 。 兩 本 書 都 由 曾 在 諮詢 公司 （ PPT ） 、 投資 銀行 （ Excel ） 就職 的 專家 撰寫 ， 一定 會 讓 讀者 朋友 獲益 良多 。 〔 參考 書籍 〕 __UNDEF__ 《 外資系 諮詢 公司 的 PPT 製作術 — 圖解 表現 23 個 竅門 》 （ 山口周 ／ 著 ， 東洋 經濟 新報社 〔 日 〕 ） __UNDEF__ 《 外資 金融 Excel 製作術 ： 圖表 展示法 和 財務 模型 組合法 》 （ 慎泰俊 ／ 著 ， 東洋 經濟 新報社 〔 日 〕 ） ⃝ PPT 製作 小竅 門 __UNDEF__ 資料 製作 的 基本 ， 是 保證 其 將來 容易 調整 、 可以 一再 利用 ， 這樣 可以 節省 很多 時間 。 （ 數字 與 文 中 的 編號 對應 ） ③ 圖片 和 文字 方塊 不 重疊 __UNDEF__ 在 圖形 上 設置 文字 方塊 ， 卻 輸入不了 文字 。 直接 輸入 文字 __UNDEF__ 點擊 圖形 內部 ， 可以 直接 在 圖形 上 輸入 文字 。 首先 加入 __UNDEF__ 文字 方塊 __UNDEF__ 首先 加入 __UNDEF__ 文字 方塊 __UNDEF__ 如果 首先 插入 了 文字 方塊 ， 可以 設定 該 文字框 的 顏色 。 ④ 複製圖形 __UNDEF__ 用 小拇指 和 無名指 按住 Shift 和 Ctrl鍵 ， 選擇 圖形 後 ， 可以 使 複製 的 圖形 橫 著 錯 開排 。 ⑤ 自動 換行 __UNDEF__ 在 圖形 中 輸入 文字 時 ， 為 防止 文字 溢出 。 不用 手動 換行 。 在 圖形 中 輸入 文字 時 ， 為 防止 文字 溢出 。 自動 換行 的 格式 設定 ： __UNDEF__ → 文字 方塊 __UNDEF__ → 在 圖形 中文字 自動 換行 ⑥ 文字 方塊 內 也 不 換行 __UNDEF__ 插入 文字 方塊 時 也 同樣 如此 ， 不 小心 按 了 換行 鍵 後 ， 文字 方塊 的 大小 出現 變化 ， 同時 文字 的 布局 就 被 打亂 。 插入 文字 方塊 時 也 同樣 如此 ， __UNDEF__ 不 小心 按 了 換行 鍵 後 ， __UNDEF__ 文字 方塊 的 大小 出現 變化 ， __UNDEF__ 同時 文字 的 布局 就 被 打亂 。 文字 方塊 的 大小 出現 變化 ， 同時 文字 的 布局 就 被 打亂 。 插入 文字 方塊 時 也 同樣 如此 ， 不 小心 按 了 換行 鍵 後 ， 文字 方塊 的 大小 出現 變化 ， 同時 文字 的 布局 就 被 打亂 。 不 手動 換行 ， 而是 文字 方塊 本身 自動 調整 文字 方塊 大小 。 ⑦ 矩形 由 四 個 正方形 來 製作 __UNDEF__ 將 四方形 和 十字線 組合 __UNDEF__ 將 四 個 小 正方形 組合起來 ⑧ 連接 圖形 時 使用 「 連接點 」 __UNDEF__ 使用 直線 的 話 ⋯⋯ __UNDEF__ ・ 直線 會 溢出 __UNDEF__ ・ 改變 圖形 大小時線 和 圖形 的 布局 被 打亂 ⑨ 一 次 調整 圖形 位置 __UNDEF__ 手動 移動 圖形 的 位置 時 還是 會 有 微小 的 不 整齊 ， 看起來 不 舒服 。 利用 圖形 統一 功能 ， 可以 一 次 調整 位置 。 19 從 預設 結果 推算出 工作 計畫 __UNDEF__ 重要度 ★★ __UNDEF__ 難易度 ★★★ __UNDEF__ 從 預設 結果 推算 是 一 種 訂定 工作 計畫 的 方法 。 簡單 地 說 ， 就 是 在 著手 工作 時 ， 已經 有 了 最終 成果 或 產品 的 框架 結構 。 首先 對 最終 產品 做出 構想 和 設計 ， 由 此 倒 推出 需要 哪些 必要 的 工作 ， 最後 將 這些 工作 落實到 行動 上 。 這 就 是 從 目標 倒 推出 當前 工作 的 工作 方法 。 在 諮詢 行業 中 ， 這 種 方法 很 常見 。 但是 了解 的 人 並 不 多 ， 我 在 此 為 各 位 介紹 。 首先 ， 從 結果 倒 推 ， 找出 必要 的 工作 __UNDEF__ 很多 人 在 製作 資料 時 ， 總是 先 調查 、 收集 相關 資訊 。 將 一定 數量 的 資訊 羅列 調整 後 ， 便 大功告成 了 。 諮詢師 一般 則 採用 從 成果 倒推 的 方法 。 這 個 方法 叫做 「 輸出 驅動 」 （ output-driven ） 製作 資料 時 ， 首先 勾勒出 最終 資料 的 大致 構成 。 輸出 驅動 ： __UNDEF__ 著手 工作 時 ， 首先 預設 「 最終 成果 」 的 大致 構成 ， 然後 由 此 倒推 開始 工作 。 具體 來 說 ， 就 是 利用 PPT 先 寫出 各 個 標題 ， 做出 資料 的 大綱 。 僅僅 有 標題 沒有 內容 ， 每 頁 的 PPT 就 叫做 「 空頁 」 （ 或 稱為 「 空包 」 ） 。 那麼 ， 如何 填充 PPT 的 內容 呢 ？ 這 就 需要 理出 工作 任務 。 也 就 是 要 從 最終 成果 倒 推 每 頁 PPT 的 內容 。 寫出 最終 PPT 的 標題 ， 做出 沒有 內容 的 空頁 PPT ， 整理出 填充 內容 的 工作 任務 。 大家 可以 用 身邊 熟悉 的 問題 來 練習 這 種 方法 。 例如 你 要 舉辦 婚禮 ， 讓 我們 試 著 用 「 從 預設 結果 推算 」 來 安排 婚禮 。 一般 情況 下 ， 你 會 先 向 婚禮 會場 要 資料 ， 然後 翻看 婚嫁 雜誌 ， 總之 先 試 著 收集 婚禮 的 資訊 。 等 收集 得 差不多 了 ， 就 進入 實質性 討論 的 階段 。 而 如果 我們 採取 從 最終 成品 倒 推 的 方法 ， 就 會 先 做 婚禮 的 具體 流程 。 比方 幾點 開始 ， 誰 來 致辭 ， 婚禮 上 放映 什麼 內容 ， 上 什麼 菜色 等等 。 即便 沒有 具體 的 內容 ， 也 要 理出 主要 項目 ， 確定 婚禮 流程 — 也 就 是 空頁 流程 ， 然後 研究 如何 填充 。 討論 後 從 婚嫁 雜誌 或 網路 上 收集 必要 的 資訊 。 舉例 來 說 ， 如果 宴席桌 上 要 擺 客人 的 名牌 ， 那麼 究竟 要 送 喜帖 給 誰 ？ 喜帖 要 設計成 什麼 樣子 ？ 回覆 出席 的 截止 日期 設定 在 什麼 時候 ？ 這些 問題 會 自動 被 提煉出來 ， 而 這 就 是 需要 討論 的 問題 和 工作 的 安排 。 製作 「 空頁 」 的 好處 __UNDEF__ 製作 「 空頁 」 有 以下 好處 ： ① 可以 預想 最終 成果 的 輪廓 __UNDEF__ 能夠 設想出 最終 成果 的 輪廓 ， 將 目標 和 意義 明確化 。 ② 能夠 提煉出 必須 的 工作 內容 __UNDEF__ 從 最終 成果 倒 推 ， 就 能 列出 必須 完成 的 工作 清單 。 比方說 ， 有 一 頁 PPT 標題 是 「 誰 是 熟客 」 ， 其中 沒有 內容 ， 因此 必須 要 對 熟客 做出 分析 。 例如 對 網站 登錄 情況 的 解析圖 和 購買 資料 的 對照 分析 等 。 這些 都 是 該 頁 PPT 不可或缺 的 元素 。 而且 ， 透過 倒 推 製作 圖表 需要 什麼 樣 的 資料 ， 可以 落實 具體 的 工作 計畫 。 ③ __UNDEF__ 可以 列出 行動 計畫 __UNDEF__ 工作 列表 就 是 行動 計畫 本身 。 ④ __UNDEF__ 列出 每 項 工作 後 ， 就 能 同時 委託 多 人 同時 展開 工作 __UNDEF__ 這 個 效果 容易 被 人 忽略 。 工作 清單 做出來 之後 ， 就 會 得到 最終 成品 的 輪廓 。 所以 在 一 開始 ， 腦 中 就 清楚 知道 哪些 工作 可以 同時 進行 ， 從而 安排 多數 人 同時 工作 。 ⑤ 沒有 遺漏 __UNDEF__ 能夠 防止 在 最後 階段 出現 內容 不 完備 、 遺漏 等 問題 。 製作 「 空頁 」 是 比較 專業 的 工作 ， 也許 對 剛 進 公司 的 新人 不 是 那麼 簡單 。 但是 ， 無論 做 什麼 事情 都 要 養成 從 最終 成果 倒 推 的 習慣 。 即使 不 是 大型 專案 ，